Licht aan het eind van de tunnel 2 - Inventarisatie en standaardisatie starre optieken

Inventarisatie optieken en lichtkabels

Dit artikel beschrijft hoe het OMC dit samen met Surgical Technologies (ST) heeft aangepakt, met als resultaat een duidelijk systeem voor de combinatie optiek/lichtkabel en verbeterde kwaliteit van zowel optieken als lichtkabels door minder schade als gevolg van oververhitting. De inventarisatie van optieken en lichtkabels is uitgevoerd om een overzicht te krijgen van de in het OMC gebruikte combinaties van lichtbron/lichtkabel/optiek. 

Doelstelling

• Gebruiksgemak voor de afdeling CSA door eenduidige codering voor lichtkabel en optiek;
• Gebruiksgemak voor de afdeling OK door alleen nog compatibele optieken en lichtkabels;
• Vermindering schade optiek door gebruik juiste diameter lichtkabel;
• Opschonen optieken- en lichtkabelbestand = gebruiksgemak en kostenbesparing.

Het OMC werkt met Instacount voor de registratie van de optieken en lichtkabels. Na verloop van tijd was de database niet meer up-to-date door optieken en/of lichtkabels die nog in het systeem stonden, maar niet meer gebruikt werden (afkeur, vervanging, etc.). De database is opgeschoond, waardoor zeker gesteld is dat de benodigde soorten en aantallen optieken aanwezig zijn.

De diameter van de optiekschacht varieert over het algemeen tussen 1,9 en 10 mm. Een laparoscoop met een diameter van 10 mm bevat meer lichtfibers dan een arthroscoop met een diameter van 4 mm.  Om te voorkomen dat zich teveel warmte ontwikkelt en/of het beeld onvoldoende belicht wordt, moet de juiste maat lichtkabel bij een optiek worden gebruikt. Uit de tekstuele codering van optiek en lichtkabel is niet eenvoudig af te leiden of deze bij elkaar horen en technisch gezien is het mogelijk een lichtkabel met een grotere fiberbundel aan te sluiten op een optiek met een kleinere diameter. Een grotere diameter verhoogt niet de lichtopbrengst, maar kan door warmteontwikkeling eerder schade toebrengen aan optiek en/of lichtkabel.

Het OMC heeft er daarom voor gekozen de combinatie van optieken en lichtkabels eenduidig te maken d.m.v. kleurcodering. Bovendien zijn in de netomschrijvingen (sjablonen in Instacount) de juiste optieken en lichtkabels vermeld en de netten zijn ook daadwerkelijk zo opgebouwd.

Het kleurbandje op de lichtkabelaansluiting c.q. op het oogstuk van het optiek is een indicatie van de kijkhoek, maar die staat ook tekstueel gedrukt op het optiek. Omdat de informatie over de kijkhoek via het kleurbandje in de praktijk niet wordt gebruikt, heeft het OMC de kleurbandjes laten vervangen door de in de tabel vermelde kleuren.

De kleurkeuze is gebaseerd op zo weinig mogelijk vervanging van kleurbandjes (kijkhoek 30° = rood /  het meest gebruikte optiek is 4 mm en 30°, dus er is gekozen voor de kleur rood voor 4 mm optieken). De lichtkabels worden vervolgens met dezelfde kleur mantel besteld. Om ervoor te zorgen dat de bestaande lichtkabels – die een grijze mantel hebben – verder gebruikt konden worden, is besloten deze te voorzien van een krimpkous aan de lichtbronzijde in de juiste kleur.

Bij de inventarisatie werd duidelijk dat in het OMC drie merken optieken worden gebruikt, drie merken lichtbronnen en zes verschillende lichtkabels (diameters, lengtes en aansluitingen). Een deel van de apparatuur was onderling uitwisselbaar omdat veel lichtbronnen voorzien zijn van een draaischijf waarin verschillende merken lichtkabelaansluitingen passen; de optieken zijn voorzien van meerdere lichtkabeladapters. Echter, door het ontbreken van standaardisatie beleid kwam het desondanks voor dat niet compatibele optieken en lichtkabels op een OK aanwezig waren met ongenoegen tot gevolg. Door standaardisatie is het mogelijk om ruim 90% van de optieken te gebruiken met slechts één type koppeling.

In 2012 zijn nieuwe lichtbronnen van het merk Olympus voor de Chirurgie aangeschaft, waardoor de behoefte aan verschillende lichtbronaansluitingen bij de lichtkabels is komen te vervallen. Omdat in het OMC van oudsher gewerkt wordt met het merk Wolf (optieken, werkelementen en lichtkabels), zijn de ST optieken – waarmee nu voornamelijk wordt gewerkt – voorzien van een Wolf werkelement aansluiting ?op het optiek (waarop de aanwezige Wolf werkelementen passen); de lichtkabels waren voorzien van Wolf aansluitingen aan beide zijden.

De nieuwe Olympus lichtbronnen in het OMC zijn voorzien van één ingang waarin een Olympus lichtpen past; om lichtkabels met een andere lichtbronaansluiting te kunnen blijven gebruiken is een losse draaischijf (revolver) aangeschaft. Deze draaischijf blijkt in de praktijk echter lichtverlies te veroorzaken.

De nieuwe situatie – na inventarisatie van optieken/lichtkabels en aanschaf van nieuwe lichtbronnen – is dat nu alleen nog ST lichtkabels met Olympus lichtbronaansluiting en Wolf clip optiekaansluiting (hieraan is de gebruiker gewend) worden ingezet in de kleuren rood, groen en blauw. Ook de lengte van de kabel is gestandaardiseerd op 300 cm.

De route van optiek en lichtkabel door het ziekenhuis
De lichtkabels en optieken zijn in een continu proces van gebruik, transport, reiniging en sterilisatie. De reiniging vindt plaats op de Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA). De linkerhelft van bovenstaand figuur geeft het circulair gebruik weer. De CSA heeft een centrale rol in het mogelijk maken van een continue productie op de OK: zij leveren het benodigde steriele instrumentarium.

Kwaliteit optieken

De gebruikers zijn in het OMC niet direct verantwoordelijk voor het waarborgen van de kwaliteit van aangeleverd instrumentarium, maar ze hebben hierop wel degelijk invloed door het plaatsen van de juiste meldingen. In de praktijk blijkt dat deze meldingen niet altijd arriveren bij de afdeling CSA.

Tijdens de inspectie van alle optieken die ieder jaar uitgevoerd wordt door ST, bleek dat een deel van de optieken niet voldeed aan de kwaliteitseisen. Wanneer een dergelijk optiek toch in een net worden geplaatst, zal het optiek door de gebruiker worden afgekeurd, hetgeen extra kosten met zich meebrengt omdat een tweede net moet worden geopend. Wanneer de foutmelding niet doorkomt bij de CSA en de optieken niet na ieder gebruik worden gecontroleerd, bestaat de mogelijkheid dat een defect optiek onnodig vaak wordt gereinigd en in een net wordt geplaatst voordat het defect wordt ontdekt. Dit veroorzaakt mogelijk ergernis bij de gebruiker en onnodige schade aan het optiek door te vaak reinigen.

Het OMC heeft ervoor gekozen om de inspectie van optieken en lichtkabels door medewerkers van de CSA te laten verzorgen, op basis van de volgende uitgangspunten.

• De CSA is zich bewust van haar centrale rol in het cyclische steriliteits- en kwaliteitsproces
• De betrokkenheid van de medewerkers wordt vergroot, omdat men een belangrijker schakel wordt binnen het roulatiesysteem.

De momenteel beschikbare testapparatuur biedt niet direct een goede oplossing – bijv.

• Geen uitwendige controle van het optiek
• Geen meting lichtopbrengst via lichtfibers
• Geen meting beeldbelichting (wordt het beeld wel goed uitgelicht ?)
• Afkeurcriteria liggen niet vast en zijn wellicht ook niet eenvoudig vast te stellen door significante verschillen tussen nieuwe optieken van hetzelfde type
• Database van optieken is beperkt (wat te doen met optieken die wel in omloop zijn, maar niet in de database staan ?)
• Apparaat niet geschikt voor alle soorten optieken (bijv. uretheroscopen, offset optieken)
• De meest geschikte testapparatuur brengt aanzienlijke kosten met zich mee – zie ook het artikel “Licht aan het eind van de tunnel” van P. van Keeken et al.
• De inspectie zal geen tijd besparen ten opzichte van controle door de CSA medewerker via onderstaande checklist.

De inspectie van alle optieken en lichtkabels – iedere keer dat ze bij de CSA worden aangeboden – is een uitbreiding van de taken van de CSA medewerkers, waarvoor extra vaardigheden moeten worden aangeleerd.

Controle op de CSA
Samen met ST is onderstaande checklist ontwikkeld,  die in het OMC geïntroduceerd is door middel van een hands-on training van alle CSA en Medische Technologie (MT) medewerkers. Wanneer ervaring is opgedaan kan deze test in enkele minuten worden uitgevoerd.

Tijdens de training is aangeleerd hoe en met welke hulpmiddelen de diverse onderdelen worden gecontroleerd, hoe de afwijkingen herkend kunnen worden en wanneer moet worden afgekeurd. Bij afkeur op basis van één van deze punten wordt het optiek – inclusief ingevulde checklist - aangeboden aan de MT. Lichtkabels worden op dezelfde wijze gecontroleerd als de fibers van een optiek.

Ondersteuning door Medische Techonologie

Dezelfde checklist wordt ook door de MT gebruikt, maar is uitgebreid met een nadere controle van de beeldkwaliteit. De MT bepaalt of een optiek of lichtkabel wel of niet gerepareerd c.q. vervangen dient te worden. Op deze manier krijgt de CSA bij de beoordeling technische ondersteuning van de MT.

Ten behoeve van de eigen kwaliteitscontrole en statistiek registreert de MT de bevindingen bij de onderhoudsmelding in het apparatuur beheerssysteem (SAP-PM). Na ontvangst van een eventuele reparatie-offerte vergelijkt de medewerker zijn bevindingen met de door ST geconstateerde defecten. Bij onduidelijkheden wordt contact opgenomen met ST, zodat de kennis verder uitgebreid wordt.

Kort samengevat ziet de kwaliteitsketen in het OMC er als volgt uit:

• algehele conditie optiekenbestand, incl. beoordeling van langzame slijtage die wellicht gemist is
• controlemoment inspectie-activiteiten CSA medewerkers

Wanneer de CSA medewerker is opgeleid en de inspectie van optieken en lichtkabels een vast onderdeel van de werkzaamheden is geworden, zijn wij van mening dat voldaan kan worden aan de aanbevelingen van MICADO, ook die ten aanzien van reproduceerbaarheid en objectiviteit. De jaarlijkse inspectie (waaraan geen kosten zijn verbonden) vormt een controlemoment van de aangeleerde vaardigheden. Een bijkomend voordeel is dat door meer kennis en betrokkenheid bij de CSA medewerkers, defecten eerder zullen worden geconstateerd waardoor de geleverde kwaliteit aan gebruiker en patiënt zal toenemen.

Concluderend durven we te stellen dat OMC een flinke stap voorwaarts heeft kunnen maken in de kwaliteit van de MIC-keten door kwaliteitsborging van de beeldketen d.m.v. scholing, instructie, registratie, communicatie, standaardisatie en een checklist in de keten optiek – lichtkabel – lichtbron d.m.v. compatibiliteit, kleurcodering, registratie en eenvoud.