Overzicht

Betere zorg tegen lagere kosten: managed RFID voor optimalisatie van zorgketens

01 september 2014

(Laatst aangepast: 27-08-2016)

Betere zorg tegen lagere kosten: managed RFID voor optimalisatie van zorgketens

Artikelen

Voor zover bekend werd 3.000 jaar voor Christus al gebruik gemaakt van instrumentarium. Eerst van vuursteen en later koperen mesjes. De Romeinen gebruikten verschillende instrumenten waaronder pincetten, scalpels, en scharen, en waren ze bekend met hechten en cataract extractie. Door de jaren heen is het instrumentarium steeds verder ontwikkeld en kennen we inmiddels meer dan 22.000 verschillende instrumenten.

Inleiding

De 21e eeuw kenmerkt zich door nieuwe ontwikkelingen op het gebied van instrumentarium, zoals endoscopisch of MIC instrumentarium en de combinatie met ICT en chips. Voorbeelden hiervan zijn track en trace door middel van 2D barcodes en CCD beeldchips in optieken waaronder de HD Chipoptieken.

 

Towards the ‘Internet of Everything’
Het is inmiddels mogelijk om altijd en overal met elkaar verbonden te zijn en ‘real-time’ inzicht te hebben in de toestand van de omgeving. Door de opkomst van internet zijn mensen en objecten in toenemende mate met elkaar en met hun omgeving verbonden. Dit biedt kansen om de kwaliteit van leven en werken sterk te verbeteren.

‘Internet of Things’ verbindt vervolgens een ieder met alle objecten in de omgeving. ‘Big Data’ wordt uiteindelijk gebruikt om de data, die door ‘the Internet of Things’ wordt gegenereerd, op de juiste manier te verwerken, waardoor waardevolle inzichten ontstaan.

Voor wat betreft instrumentarium is RFID de meest recente toepassing hiervan. RFID staat voor ‘Radio frequency identification’ oftewel identificatie door middel van radiogolven. Het is een technologie om van een afstand informatie op te slaan en af te lezen van zogenaamde RFID-tags die op instrumentarium of op instrumentnetten bevestigd zijn. RFID is een betrouwbare technologie. Er is al vele jaren ervaring opgedaan met diverse toepassingen in uiteenlopende sectoren.

Voordelen van RFID tags zijn dat ieder instrument of net altijd en overal gevolgd kan worden. Er hoeft in veel gevallen niet meer handmatig te worden gescand. Een poortje of instrumenttafel met antenne herkent meerdere instrumenten en netten tegelijkertijd. De leesafstanden zijn vaak groter dan bij de streepjescode of datamatrix. Anders dan bij barcode is vuil geen barrière voor het lezen van RFID tags.

Uiteindelijk leidt RFID tot het voorkomen van voorraadverlies en voorraadreductie doordat inzichtelijk wordt gemaakt welk instrumentarium niet of nauwelijks wordt gebruikt tijdens de ingreep. Het kan gebruikt worden om een koppeling naar preventief onderhoud te maken en de historie van het instrument of net bij te houden.

De logistieke stromen van instrumenten worden zichtbaar. Daarnaast is het mogelijk om een koppeling te maken tussen gebruikte instrumenten in een ingreep en de patiënt. Overigens kunnen op eenvoudige wijze ook andere processen en goederen worden toegevoegd aan het RFID volgsysteem.

Managed RFID wordt als concept aangeboden door een consortium bestaande uit Van Straten Medical, KPN, Interaxi en WIMI. Het concept helpt om (logistieke) processen in het ziekenhuis inzichtelijk te maken via RFID track & trace. 

Managed RFID

‘Managed RFID’ is als track en trace systeem geschikt voor het volgen van alle instrumenten in het ziekenhuis en wordt als concept aangeboden door een consortium bestaande uit Van Straten Medical, KPN, Interaxi en WIMI. Het concept helpt om (logistieke) processen in het ziekenhuis inzichtelijk te maken via RFID track & trace. Met behulp van RFID worden via een dashboard alle handelingen en kritische momenten beheersbaar en visueel gemaakt. Daarnaast maakt het afstemmen van handelingen tussen de verschillende afdelingen mogelijk.

 

Wat kan er met Managed RFID op de OK en CSA?
Er zijn vele toepassingen mogelijk waarbij ieder instrument uniek te identificeren is. Bijvoorbeeld:

  • ‘Real-time’ magazijn inventarisatie: Welke instrumenten worden tijdens de ingreep wel of niet gebruikt?
  •  Koppeling van gebruikte instrumenten aan de operateur en de koppeling van gebruikte instrumenten aan patiënt.
  • Afstemming van de OK planning richting CSA en inkoop zodat vraag gestuurd werken op een eenvoudige wijze kan worden geïntroduceerd in het ziekenhuis.
  • Aantoonbare kwaliteitsborging (intern en extern). Een garantie dat het instrument de wond heeft verlaten maar ook het opbouwen van een historie per net en instrument.
  • Verhoogde kostentransparantie en het genereren van een kostenmodel per behandeling

 

Plaatsing van RFID tags
Om de netten en instrumenten te kunnen scannen zal het instrumentarium en de instrumentnetten worden voorzien van RFID tags. Bij de instrumentnetten kan dit door de tag aan de voorzijde van het net te monteren. Het instrumentarium wordt stapsgewijs en in fases voorzien van zeer kleine RFID tags die worden versmolten met het oppervlak. Doordat ieder net wordt voorzien van een RFID tag wordt automatisch de netinhoud weergegeven en gekoppeld aan de instrumenten. Bij uiterst kleine instrumenten, waarop geen RFID tag kan worden aangebracht, is door een speciale koppeling in een overzicht inzichtelijk te maken of het net compleet is.

Figuur 1Een RFID tag op een pincet en gele poortjes met antennes

Meetpunten in het proces

Een traject met Managed RFID begint altijd met een inventarisatie en het maken van een Business Case waarbij de investeringen en de besparingen voor het ziekenhuis in kaart worden gebracht. Vervolgens worden de gewenste RFID meetpunten geïnventariseerd. De meetpunten of scanmomenten zijn generiek. Hieronder beschreven per ruimte:

In de vuile ruimte op de CSA:

  • Registratie bij binnen gekomen materiaal en controle of de netten compleet zijn
  • Het reinigingsproces: spoelen en ultrasone reiniging, de wasmachine

In de schone ruimte op de CSA:

  • Bij de uitvoer uit de wasmachine, registratie van instrumentarium en andere onderdelen bij wegboeken naar onderhoud en vervanging
  • Bij het samenstellen van de netten
  • Bij het controle of netten compleet zijn
  • Bij het inpakken van de netten
  • Bij de netten die de autoclaaf in gaan

In de steriele ruimte:

  • Als de netten uit de autoclaaf komen
  • Bij het vullen van karren of schappen

Registratie vindt verder plaats door scanmomenten op binnengekomen netten en laminaatverpakkingen. De inhoud van een kar alsmede het vullen van de OK karren en het vrijgeven van een OK kar voor transport.

Voorbeelden van meetpunten op de OK zijn:

  • De opdekruimte (OK in),het samenstellen van benodigdheden voor de operatie en controle of het instrumentarium peroperatief compleet is
  • Postoperatieve controle vindt vervolgens plaats door het scannen of het instrumentarium compleet is (sluiten patiënt, beëindigen operatie – OK uit)


Scanners en benodigde infrastructuur
Afhankelijk van de wensen zijn RFID handscanners op de vaste leespunten nodig. Alternatief is een tafelscanner die meerdere instrumenten of een volledig net in een keer kan scannen. Hierdoor is individueel scannen niet meer noodzakelijk.

Het systeem heeft qua infrastructuur 220 volt nodig en een netwerkaansluiting. Van de server is geen bijzondere capaciteit benodigd. De server synchroniseert de gegevens via Cloud NL waarbij de data op Nederlands grondgebied staat, te weten in het Datacenter van KPN.

Terugverdienperiode

Er kunnen verschillende argumenten zijn voor het invoeren van een track en trace systeem op basis van RFID. Een reden is om bijvoorbeeld in een toekomstige vervolgstap ook andere processen en goederen te volgen met RFID. Managed RFID is een basis voor het uitbreiden naar andere processen of afdelingen.

In de Business Case wordt door het consortium specifiek de Return on Investment voor het ziekenhuis in kaart gebracht. Kwantitatief zijn dit besparingen op inkoop, besparingen op afschrijvingen als gevolg van verminderde voorraad, besparingen op productiekosten, besparingen door het voorkomen van vermissingen, besparing door tijdig preventief onderhoud op instrumentarium en besparing door rationalisatie van systemen op de CSA en/of OK.

Kwalitatieve besparingen richten zich op de verhoging van de patiëntveiligheid, een optimaal inzicht in instrumentenstromen en instrumentgebruik. Een sluitende en volledige registratie van gebruikte instrumenten bij arts en patiënt. Een verhoogd inzicht in de kosten van de behandelingen, verminderingen van administratieve handelingen en aantoonbare kwaliteitsborging intern als extern.

 

De verwachting is dat RFID in vele branches zal worden toegepast. De invloed kan van grote waarde zijn op onze maatschappij in de toekomst. De technologie zorgt er in ieder geval voor dat een medisch instrument of instrumentennet, voorzien van een RFID tag, verandert van statisch object naar een object met een zeker intelligentie. De registratie van de voorraad en hoeveelheid gebruikte instrumenten en netten zal in de toekomst volledig geautomatiseerd kunnen gaan verlopen hetgeen ons helpt tot verbeterde logistieke processen.

Toon alle referenties