Plan van aanpak medische technologie - alleen dan ziekenhuisbreed?!

Oprichting Technologiecommissie

In mei 2008 presenteerde de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ)  haar bevindingen van het onderzoek naar aanleiding van de brand in operatiekamer 8 in het Twenteborg ziekenhuis in Almelo. Uit het inspectieonderzoek bleek dat de calamiteit zijn oorsprong vond in het niet op orde hebben van een sluitend kwaliteitsveiligheidssysteem rondom medische apparatuur. De Inspectie verwachtte destijds van de Raad van Bestuur van ieder ziekenhuis een kritische analyse van de huidige situatie getoetst aan de betreffende normenkaders en een plan van aanpak waarin beschreven werd hoe eventuele lacunes op dit gebied werden opgevuld. Het plan van aanpak diende uiterlijk 1 oktober 2008 bij IGZ te zijn ingediend.

Ruim 3 jaar later (november 2011) is het Convenant ‘Veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis’ verschenen. Hierin staat niet alleen de veilige toepassing van medische apparatuur centraal, maar die van medische hulpmiddelen. Een onderwerp dat veel breder is dan medische apparatuur, maar waar bij de implementatie veelal gebruikt kan worden gemaakt van de procedures die zijn opgesteld naar aanleiding van het ‘Plan van aanpak medische technologie’. In dit artikel zal beschreven worden welke stappen het Elkerliek Ziekenhuis heeft gezet om uiteindelijk diverse procedures voor medische apparatuur uit te breiden naar medische hulpmiddelen om zo ziekenhuisbrede invulling te geven aan het Convenant.

Kwaliteit en veiligheid van medische apparatuur zijn sleutelwoorden voor de (algemeen) Klinisch fysicus, zo ook in het Elkerliek. Naar aanleiding van de vele verschenen rapporten over apparatuurveiligheid zijn de afdelingen Klinische fysica en Medische techniek  om tafel gaan zitten, en zijn er middels verschillende projecten diverse onderwerpen rondom medische apparatuur, zoals de aanschafprocedure, risicoclassificatie inclusief het beschrijven van bijbehorende consequenties en uniforme codering (AOC-codering) van de apparatuur verbeterd. ‘Apparatuurveiligheid’ stond dus al zeker ‘op de kaart’ in het Elkerliek.

Toen het Convenant uit kwam in november 2011 en bleek dat de gestelde eisen aan veiligheid niet alleen medische apparatuur betrof, maar medische hulpmiddelen, heeft de afdeling Klinische fysica met diverse functionarissen (Deskundige steriele medische hulpmiddelen (DSMH), Deskundige scopen reiniging en desinfectie (DSRD), Materiaaldeskundige OK etc.) het Convenant besproken.  Al snel werd het advies afgegeven om een ziekenhuisbrede commissie, ook wel ‘Technologiecommissie’ genoemd, te formeren waar de diverse betrokken disciplines zitting in nemen. Op deze wijze werd het Convenant ziekenhuisbreed belegd, het ‘totaaloverzicht’ bewaakt en kwamen eventuele ‘grijze gebieden’ sneller aan het licht.

Doelstelling Technologiecommissie

De Technologiecommissie heeft als doel ziekenhuisbreed kwaliteits- en veiligheidsbevorderend beleid over het toepassen van medische technologie te formuleren, te toetsen en te evalueren. Zij wil een veilige en verantwoorde aanschaf en gebruik van medische technologie bevorderen en bewaken. Onderwerpen die de commissie heeft opgepakt en/of verder zal moeten vormgeven om aan de gestelde procedures van het Convenant te voldoen, zijn onder andere:

• Ziekenhuisbreed benoemen van verantwoordelijkheden per levensfase van medische hulpmiddelen
• Uniform vormgeven van het inkoopbeleid medische hulpmiddelen / invulling geven aan goedgekeurde investeringen
• Uniform vormgeven van een ‘aanschafdossier’ voor medische hulpmiddelen
• Uniform vormgeven van een scholingsplan voor gebruikers van medische hulpmiddelen

Zoals al eerder aangegeven, zijn voor elk van deze punten al procedures opgesteld voor de medische investeringen aangaande apparatuur. Echter, om ervoor te zorgen dat niet alle procedures voor elk van de categorie medisch hulpmiddelen apart en daardoor opnieuw zal moeten worden gemaakt, is ervoor gekozen om de huidige procedures omtrent medisch apparatuur ‘ziekenhuisbreed’ te maken.

Voorbeeld: Uniform aanschafdossier

Een veeltal procedures van het Convenant dient ervoor te zorgen dat medische technologie niet ‘zomaar’ meer kan worden aangeschaft en worden ingezet in het ziekenhuis, maar dat er van tevoren over een vast aantal aspecten is nagedacht. Voor medische hulpmiddelen zijn dat eigenlijk altijd dezelfde aspecten:

• Programma van eisen
• (Prospectieve) risicoanalyse
• Proefplaatsing / sitebezoek
• Evaluatie en eindconfiguratie
• (Her)scholingsplan
• Installatie en technische acceptatie
• Technische en functionele vrijgave

Om invulling te geven aan een medische investering wordt er in het Elkerliek gebruik gemaakt van een procedure waarin al deze aspecten zijn verwerkt in een zogenoemd ‘routingformulier’.  Iedere medische investering wordt aangeschaft door een projectteam, met als projectleider de afdelingsmanager van de betreffende apparatuur. Naast de afdelingsmanager, is bijvoorbeeld ook een projectcoördinator, technicus, inkoper, Klinisch fysicus, medisch specialist en gebruiker afgevaardigd in het projectteam. De projectcoördinator is degene die borgt dat het aanschaftraject blijft lopen en zorgt, samen met de afdeling Inkoop ervoor, dat invulling van de aanschafdossiers in een vastgestelde en uniforme structuur plaatsvindt. De insteek vanuit de Technologiecommissie is nu dat deze procedure gebruikt zal worden voor alle investeringen van medische hulpmiddelen, dus niet alleen voor een MRI, echo of spuitenpomp, maar ook voor laboratoriumapparatuur, microscoop en instrumentarium.

Plan van aanpak medische technologie – ziekenhuisbreed

Een uniform aanschafdossier is één van de aspecten dat middels procedures geïmplementeerd moet gaan worden in de ziekenhuizen. Echter moet een veeltal procedures worden opgesteld om een volledige invoering van het Convenant te borgen. De minimaal op te stellen procedures omvatten onder andere de volgende onderwerpen:

1. Demarcatiebeleid;
2. Procedures rondom correctief en preventief onderhoud (zoals registratie, onderhoudshistorie, storingen en communicatie naar de gebruikersafdelingen en leverancier);
3. Afkeur- en afvoerbeleid medische hulpmiddelen;
4. Registratie van bevoegd- en bekwaamheid van interne en externe technici;
5. Registratie van bevoegd- en bekwaamheid gebruikers.

Uitdagingen

Het Convenant heeft in het Elkerliek, mede door de Technologiecommissie, ziekenhuisbreed de aandacht gekregen en er is bewustwording gecreëerd omtrent het onderwerp. Statusbepaling is per aandachtsgebied uitgevoerd en acties zijn omschreven. Het blijkt echter dat een veeltal zaken nog aandacht behoeft.  Diverse uitdagingen liggen dan nog in het vizier, een aantal voorbeelden:

Uitdaging 1
Procedures opstellen is een begin, implementatie is een tweede en handhaving is van essentieel belang om de kans van slagen en inbedding in het ziekenhuis te borgen.

Uitdaging 2
Nieuwe aandacht is er voor een groep medische hulpmiddelen, die in het verleden nog niet die aandacht heeft gekregen die zij wellicht verdient. De instrumenten, disposables en implantaten zijn hiervan voorbeelden. Graag zien we deze ‘meedraaien’ in de procedures omtrent medische apparatuur, waarbij bijvoorbeeld risicoclassificatie één aspect is. Het is echter nog te bezien in hoeverre de huidige risicoclassificatie voor medische apparatuur ook daadwerkelijk toepasbaar is voor deze categorie medische hulpmiddelen

Uitdaging 3
Het onderwerp dient volledig te worden ingebed in het VeiligheidsManagementSysteem (VMS) om zo te borgen dat de betreffende procedures ziekenhuisbreed worden opgesteld en niet ‘versnipperd’ worden.

Samengevat zijn er nog genoeg openstaande uitdagingen over. Het Convenant is een bruikbaar middel om bij diverse gremia en lagen in het ziekenhuis bewustwording te creëren. Veiligheid is namelijk een onderwerp dat integraal en multidisciplinair zal moeten worden opgepakt. Een pragmatische insteek is hierbij van belang. Een Technologiecommissie zorgt ervoor dat het Convenant binnen het ziekenhuis in de breedte handen en voeten krijgt.