Meer bereiken met minder: toepassingen van RFID in de zorg

Inleiding

Voor het nieuw te bouwen Amphia ziekenhuis, waar in 2015 een start mee wordt gemaakt en in 2018 de oplevering zal plaatsvinden, is mede hierom de belangstelling ontstaan om de mogelijkheden van Radio Frequentie Identification technologie (RFID) te laten onderzoeken. Dit is in eerste instantie gedaan om bedrijfsapparatuur beter te kunnen beheren en om een efficiëntieslag te maken door fysieke stromen meer inzichtelijk te krijgen. Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van dr. Richard Kamman, manager van Kenniskern Informatie en Medische Technologie (IMT). IMT is o.a. verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de IT-infrastructuur en alle medisch apparatuur binnen de organisatie. De medische apparatuur, waar patiënten mee behandeld of gediagnosticeerd worden, moet volgens wettelijke keuringseisen periodiek onderhouden worden  en daarmee veilig zijn voor klinisch inzet. In de huidige situatie, kan IMT uiterst lastig achterhalen waar bepaalde apparatuur zich binnen het ziekenhuis bevindt waardoor het uitvoeren van tijdig periodiek onderhoud in het gedrang komt. Dit resulteert vaak in lange zoektijden, meer aankopen dan noodzakelijk en in het gevaar van achterstallig onderhoud van apparatuur waardoor het onmogelijk wordt om aan de keuringseisen te voldoen. Ondersteund door track-and-trace technologie kan een geautomatiseerd beheerssysteem van medische apparatuur wel in de gewenste kwaliteit en veiligheid voorzien.

Methode
Voor dit onderzoek is er voor gekozen om de huidige werkwijze en de problemen die daarbij voorkomen op het gebied van beheer en onderhoud van medische apparatuur goed in kaart te brengen. Vervolgens is  gekeken naar het principe van RFID en wat de mogelijkheden hiervan zijn binnen het ziekenhuis. Op basis van de mogelijkheden die RFID biedt, is  onderzocht of deze technologie een toegevoegde waarde kan bieden bij realisatie van het nieuwe ziekenhuis. Tevens zijn de mogelijkheden van RFID door middel van een proof of concept in praktijk getest.

Huidige situatie

Binnen het beheerproces van medische apparatuur doen zich een aantal problemen voor. Deze zijn voornamelijk op het gebied van het lokaliseren en vervolgens kunnen uitvoeren van periodiek onderhoud van mobiele medische apparatuur zoals infuus-, spuit- en voedingspompen. Dit is te verklaren door de afwezigheid van een gezamenlijk beheersysteem en het feit dat deze apparatuur binnen het gebouw circuleren waardoor sommige uit het oog verloren gaan en door afdelingen gehamsterd worden wegens verwachte schaarste.

Het bovengenoemde maakt het voor afdeling Medische Technologie onmogelijk om alle medische apparatuur tijdig terug te vinden en volgens de normen periodiek te onderhouden.

Radio Frequency Identification

RFID is de geavanceerde vervanger/opvolger van de barcode. Het is een technologie om objecten op afstand te identificeren door middel van een chip die door radiogolven kan worden geregistreerd. Op een object zit een tag, bestaande uit een RFID-chip met een antenne. Een RFID-reader registreert de tag en kan daar een tijd en locatie aan koppelen. De reader is gekoppeld aan een computer of een computernetwerk met daarachter een database waarin locaties, tijden en informatie over het object met de RFID-tag te vinden zijn. Er zijn 3 verschillende types RFID-tags:

• Passieve RFID-tagsbestaan uit een chip voor data opslag en een antenne. De antenne verzorgt ontvangst en verzending van het radiosignaal. De reader draagt via een antenne zorg voor het elektronisch activeren van de tag en ontvangst van het teruggezonden radiosignaal hiervan.
• Actieve RFID-tagsdie voorzien zijn van een batterij waar op afstand informatie van afgelezen en opgeslagen kan worden door middel van een “remote transceiver” wat een Wi-Fiadapter of een RFID-reader kan zijn. Deze tags kunnen zelfstandig met een interval signalen verzenden naar een ontvanger of een Wi-Fi netwerk.
• Semi-actieve/semi-passieve tagszijn ook voorzien van een batterij maar zenden alleen een signaal uit als reactie op een ontvangen signaal.

Toepassing van RFID is in de afgelopen jaren sterk toegenomen in de industrie-, retail en logistieke sector. Het is een kwestie van tijd totdat het ook binnen de gezondheidssector op grote schaal wordt toegepast. Dit wordt tevens bevestigd door het verslag: 'Workflow optimalisatie & beter management van apparatuur [1]'. 

Toepassing van een RFID systeem binnen een ziekenhuis kan het gehele proces positief beïnvloeden. Door het koppelen van de RFID database met huidige beheersystemen kunnen zoek-, monitoring-, rapportage- en alarmeringsfunctionaliteiten worden samengesteld. Zo is het mogelijk om medische apparatuur beter te beheren en zijn er voordelen op het gebied van kostenbesparing en kwaliteitsverbetering, namelijk: 

• Verbetering patiëntenzorg (alleen correct onderhouden apparatuur wordt nog ingezet voor gebruik)
• Meer tevredenheid medewerkers (minder frustratie door juiste informatie en logistieke transparantie)
• Meer stafefficiëntie (veel minder tijdbesteding aan voorraadinventarisatie, meer efficiëntie bij gebruik van ruimten, voorraden en apparatuur. Ten slotte 100% effectief onderhoud van moeilijk vindbare apparatuur)
• Verbetering in beslissingsondersteuning bij bedrijfsvoering (snel lokaliseren van onmisbare apparatuur, aantal apparatuur dat onder bestelniveau raakt wordt vroegtijdig opgemerkt en er is meer inventarisoverzicht zodat beslissingen beter onderbouwd kunnen worden)
• Kostenreductie medische apparatuur (medische apparatuur wordt beter benut, minimale tijdsduur dat apparatuur in onderhoud is, inventariskosten neemt af, huren van apparatuur van externe partijen neemt af, service down-time van apparatuur neemt af en minder apparatuur raakt zoek of wordt gestolen) zie ook tabel 1.

Proof of concept & resultaten

Er een POC (proof of concept) van actieve- en passieve RFID uitgevoerd om de mogelijkheden hiervan in praktijk te demonstreren. Dit is gebeurd voor een periode van 30 dagen binnen een veilige omgeving bij de afdeling Medische Techniek van het Amphia Ziekenhuis. De POC is uitgevoerd op basis van een aantal testcriteria. Deze criteria zijn samen met de POC-resultaten met betrekking tot het passieve en actieve variant van RFID in het onderstaande tabel weergegeven.

Uit de proof of concept blijkt dat toepassing van RFID binnen het ziekenhuis een positieve invloed heeft op datakwaliteit, voorraadbeheer, fysieke transparantie en veiligheid. De grote uitdaging is om een betrouwbare infrastructuur op te zetten om ervoor te zorgen dat alle data op de juiste wijze opgevangen en gekoppeld wordt met bestaande informatiesystemen binnen het ziekenhuis. Op deze wijze is het Amphia Ziekenhuis in staat om de logistieke processen rondom medische apparatuur en patiënten te verbeteren en een verdere efficiëntieslag te maken. Daarom wordt er aanbevolen om een toekomstige RFID toepassing te nemen die betrouwbaar, gestandaardiseerd, gemakkelijk uit te breiden en niet onderhoudsgevoelig is. Dit moet stapsgewijs aangepakt worden op basis van: organisatiedoelstellingen, processen, bestaande applicaties, infrastructuur en te volgen objecten die met RFID-chips worden voorzien. Door realisatie van een betrouwbare infrastructuur en ervoor te zorgen dat alle data op juiste wijze gekoppeld wordt met bestaande informatiesystemen, zal toepassing van RFID een revolutionaire stap zijn richting een onmisbare technologie binnen de Nederlandse ziekenhuiszorg.

Conclusie & discussie

Implementatie van RFID heeft een grote impact op bijna alle processen binnen het ziekenhuis. Hoewel grootschalige implementatie van RFID tot op heden niet heeft plaatsgevonden wegens technische en financiële onzekerheden, zijn de ontwikkelingen hiervan in de laatste jaren erg snel gegaan waardoor dit tegenwoordig betrouwbaar en goedkoper is geworden. Zo kan het Amphia Ziekenhuis op de hoogte zijn van de technologische ontwikkelingen en de mogelijkheden die het biedt, zodat hier rekening mee gehouden voor de nieuwbouw en daarbij behorende infrastructuur.

De grootste risicofactor van een RFID systeem ligt voornamelijk op het gebied van veilige elektromagnetische compatibiliteit van medische apparatuur. RFID is in Nederland nog lang niet als ‘veilig’ gekenmerkt en dit komt voornamelijk door het Jama-rapport, gepubliceerd door TNO in 2008 [3]. Sindsdien zijn de ontwikkelingen van RFID in de afgelopen jaren sterk vooruit gegaan waardoor er geen interferentie wordt ervaren, mits alle betrokken partijen zich aan de afspraken houden met betrekking tot de elektromagnetische frequenties. Het is nog maar een kwestie van tijd totdat er in een nieuw onderzoek aangetoond wordt dat RFID geen interferentierisico’s meer met zich mee zal brengen binnen een zorginstelling.

Met RFID is het mogelijk om de locatie van verschillende objecten te verzamelen en in real-time weer te geven. Hiermee kan 100% van de medische apparatuur gelokaliseerd en vervolgens periodiek onderhouden worden en het aantal administratieve handelingen wordt tot een minimum beperkt. Als gevolg hiervan wordt de kans op fouten verkleind vanwege het uitsluiten van de menselijke factor en het gehele proces wordt daarbij inzichtelijker. Zo is het voor IMT mogelijk om ervoor te zorgen dat het gehele beheerproces effectief en efficiënt kan worden georganiseerd, uitgevoerd en gerapporteerd. Dit resulteert in kostenbesparing en kwaliteitsverbetering binnen het ziekenhuis (figuur 1 & 2).