Inleiding
Het is ruim 2 jaar geleden dat het convenant: ‘Veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis’ werd gepubliceerd. De boodschap van het convenant is duidelijk: veilige toepassing van medische technologie is een integraal probleem dat alleen opgelost en geborgd kan worden als elke functionaris uit het ziekenhuis zijn verantwoordelijkheid neemt. Paragraaf 2.3 van het convenant eist dan ook dat voor elke (deel)fase van de levenscyclus van medische hulpmiddelen de verantwoordelijkheden eenduidig zijn toegewezen aan functionarissen binnen de instelling. Uit de praktijk is echter gebleken dat in veel ziekenhuizen nog geen heldere verdeling van de verantwoordelijkheden bestaat. Daarnaast hebben de ziekenhuizen waar verantwoordelijkheden formeel wel belegd zijn, vaak moeite om deze integraal in de praktijk te brengen. Afstemming tussen de diverse betrokken partijen (gebruikers, inhoudsdeskundigen, inkoop, management en RvB) ontbreekt in veel gevallen, met onveilige situaties in de patiëntenzorg als resultaat.
Voor het helder definiëren en uitdragen van verantwoordelijkheden kan er gebruik gemaakt worden van een zogenaamde “verantwoordelijkhedenmatrix”. Het opstellen van een dergelijke matrix leidt dikwijls tot vragen als: Hoe ziet zo’n matrix er uit? Hoe vul je de vakjes in? En wat zijn de randvoorwaarden om met een dergelijke matrix het uiteindelijke doel te bereiken? In dit artikel willen we de lezer een handvat bieden voor het opstellen en implementeren van een verantwoordelijkhedenmatrix voor de levenscyclus van medische hulpmiddelen.
De verantwoordelijkhedenmatrix
De verantwoordelijkhedenmatrix werd ontwikkeld in de jaren ‘70 van de vorige eeuw en wordt vaak beschreven in literatuur over project management. In een verantwoordelijkhedenmatrix staan de rollen van betrokkenen beschreven in de kolommen. In de rijen worden de bijbehorende activiteiten en resultaten weergegeven. In Nederland wordt de matrix vaak een ‘VERI-matrix’ genoemd. VERI staat voor de 4 rollen die in de matrix worden vastgelegd:
- Verantwoordelijk - Heeft een uitvoerende taak, voert de processtap uit.
- Eindverantwoordelijk - Heeft de eindverantwoording, geeft goedkeuring aan het (deel)resultaat.
- Raadplegen - Wordt (verplicht) geraadpleegd bij beslissingen.
- Informeren - Moet geïnformeerd worden over de voortgang (eenrichtingsverkeer).
Voor elke activiteit die beschreven wordt in de matrix dient altijd één eindverantwoordelijke en minimaal één verantwoordelijke benoemd te worden. Indien gewenst kan de matrix nog uitgebreid worden met omschrijvingen zoals: “Tekenbevoegd” en “Niet betrokken”.
5 Tips
Tips voor het opstellen en implementeren van een verantwoordelijkhedenmatrix omtrent medische hulpmiddelen:
Tip 1: Betrek de juiste functionarissen
Voorwaarde voor een succesvolle implementatie van de verantwoordelijkhedenmatrix is dat de matrix een breed gedragen document is. Het implementeren van de matrix is dus niet het werk van één persoon, maar van het gehele ziekenhuis. Betrek alle sleutelfiguren voor de verschillende soorten medische hulpmiddelen bij het opstellen van de matrix. Denk hierbij aan inhoudsdeskundigen (zoals de DSMH, klinisch fysici, ICT-ers), aan de beheers- en ondersteunende afdelingen (zoals de afdeling voor medische techniek, gebouwbeheer en de Centrale Sterilisatie Dienst), aan de afdeling inkoop, het management en de RVB. Vaak worden de belangrijkste spelers, de gebruikers, vergeten. Zij dienen echter nauw betrokken te worden bij het opstellen en implementeren van de matrix in het ziekenhuis. Wanneer er een multidisciplinaire ziekenhuisbrede groep bestaat ter implementatie van het convenant is het logisch om het opstellen van de matrix bij deze groep te beleggen.
Tip 2: Leg vast voor welke medische hulpmiddelen de afspraken gelden
Om de levenscyclus van medische hulpmiddelen eenduidig te kunnen organiseren, is het van belang om vast te leggen voor welke medische hulpmiddelen de gemaakte afspraken gelden. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een schema zoals getoond in Figuur 1. Indien er uitzonderingen zijn voor bepaalde hulpmiddelen, dan dienen deze specifiek benoemd te worden.
Tip 3: Kies de juiste mate van detail
Een verantwoordelijkhedenmatrix kan op verschillende abstractieniveaus opgesteld worden. Maak een bewuste keuze of je één matrix maakt die voor alle soorten medische hulpmiddelen geldt, of dat je meerdere matrices maakt die elk een aparte soort behandelen. Ook in de processtappen kan de mate van detail gevarieerd worden. Maak je een matrix over gedetailleerde processtappen of beperk je je tot de hoofdprocessen? Wees ervan bewust dat een uitgebreide, gedetailleerde matrix moelijker leesbaar is dan een matrix met slechts enkele taken/resultaten en rollen. Op welk abstractieniveau de matrix ook opgesteld wordt, zorg er voor dat de matrix compleet is, en geen ‘grijze gebieden’ bevat. Een voorbeeld van een (zeer) beknopte matrix en verdeling van verantwoordelijkheden is beschreven in Figuur 2.
Tip 4: Betrek de afdeling communicatie bij de implementatie
Het vastleggen van taken en verantwoordelijkheden is slechts de eerste stap. Zorgen dat iedereen de afspraken kent er naar gaat handelen is een tweede. Het bewustzijn van gebruikers voor de verantwoordelijkheden omtrent medische technologie is vaak laag, en ze komen bovenop alle andere zaken waar gebruikers verantwoordelijk voor zijn. Het betrekken van de afdeling communicatie kan bijdragen aan een succesvolle implementatie van de matrix. Bedenk ludieke acties, schrijf prijsvragen uit, breng het onder de aandacht, maak het leuk!
Tip 5: Het stopt niet na implementeren, ga evalueren!
Om te voorkomen dat men na implementatie terugvalt in oude gewoontes is het zeer belangrijk om de matrix op te nemen in de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus van het ziekenhuis. Spreek af dat de matrix geëvalueerd wordt, bijvoorbeeld aan de hand van een aantal use-cases. Hiermee blijft hij up-to-date en onder de aandacht!
Discussie en conclusie
Met dit artikel willen we de lezer een handvat bieden voor het opstellen en implementeren van een verantwoordelijkhedenmatrix voor de veilige toepassing van medische hulpmiddelen. Met een dergelijke matrix kan worden voldaan aan de eis uit paragraaf 2.3 van het convenant. Het vastleggen van verantwoordelijkheden is noodzakelijk om ziekenhuisbreed eenduidig om te gaan met medische hulpmiddelen en draagt daarmee bij aan de veilige toepassing van medische technologie.
Aan de hand van vijf tips wordt de lezer geholpen bij het maken van beslissingen die ertoe leiden dat de verantwoordelijkheden binnen een ziekenhuis helder belegd en gecommuniceerd worden. We hebben er bewust voor gekozen om het artikel te focussen op de methode om tot een succesvolle verdeling van verantwoordelijkheden te komen. We bespreken, op enkele voorbeelden na, dus niet hoe de verantwoordelijkheden verdeeld moeten worden. Deze keuze is gemaakt omdat ziekenhuizen verschillen in organisatiestructuren, en dus ook in de manier waarop verantwoordelijkheden het beste belegd kunnen worden.
Ongeacht de organisatiestructuur van het ziekenhuis is de belangrijkste stap naar een goede verdeling van verantwoordelijkheden het samenbrengen van alle betrokkenen in de levenscyclus van medische hulpmiddelen. Goede afspraken tussen de diverse partijen (zoals gebruikers, het management, inhoudsdeskundigen, inkoop) helpen om het veilig toepassen van medische hulpmiddelen gedurende de gehele levenscyclus te borgen. Hierbij is het van belang om te realiseren dat de verantwoordelijkhedenmatrix niet het einddoel is, maar slechts een middel om het einddoel te behalen en te behouden! Ook het communiceren en evalueren van de gemaakt beslissingen is cruciaal voor een succesvolle implementatie. Het werken aan de borging van veilige toepassing van (medische) hulpmiddelen is een voortdurende PDCA-cyclus.
KADER: Een voorbeeld van de verdeling van taken en verantwoordelijkheden
In grote lijnen kunnen de volgende partijen worden onderscheiden:
De eigenaar/zorgafdelingen zijn eindverantwoordelijk voor de gehele levenscyclus van het door de afdeling gebruikte hulpmiddel. Hierbij kan (on)gevraagd (dwingend) advies door inhoudsdeskundigen en ondersteunende organisatieonderdelen aan de afdeling gegeven worden. Van dit advies kan slechts afgeweken worden na toestemming van het divisie en/of directoraat bestuur waarbij de consequenties op o.a. patiënt- en personele veiligheid, financieel en onderhoud technisch gebied aangegeven zullen worden.
De gebruiker is bij inzet van hulpmiddelen zelf verantwoordelijk voor het feit dat hij/zij (gecertificeerd) bevoegd en bekwaam is om met het hulpmiddel te werken. Tevens is hij/zij verantwoordelijk voor het juiste gebruik van het juiste hulpmiddel, het klinische functioneren van het hulpmiddel, het signaleren van een defect en de geldigheid van de onderhoudsstatus. Naast bovenstaande verantwoordelijkheden dient de gebruiker te allen tijde te voorkomen dat de veiligheid van de patiënt, van de gebruiker(s) en eventuele overige medewerkers in gevaar komt.
De inhoudsdeskundigen (zoals de DSMH, klinisch fysici, klinisch chemici) hebben een (dwingend) adviserende rol tijdens alle levensfasen van het hulpmiddel. Zij stellen de normen vast (inhoudelijk beleid) rondom kwaliteit, veilige en doelmatige inzet van medische hulpmiddelen.
De beheers- en ondersteunende afdelingen (zoals de afdeling voor medische techniek, gebouwbeheer, ICT en de Centrale Sterilisatie Dienst.) hebben een facilitaire en (dwingend) adviserende rol tijdens alle levensfasen van het hulpmiddel. In zogenaamde ‘dienst verlenging overeenkomsten (DVO’s)’ worden specifieke werkafspraken met de afdelingen gemaakt over de te leveren diensten.
Toon alle referenties
