Ontwerp en implementatie van een digitaal aanschafdossier

Inleiding

In dit aanschafdossier zijn minimaal opgenomen de noodzaak van de implementatie c.q. aanschaf, een risicoanalyse (RA), de bekwaamheidseisen met bijbehorende scholing van toekomstig gebruikers en technici alsmede een periodiek evaluatieplan. Tevens moet onderbouwd worden waarom in voorkomend geval wordt afgeweken van het type en de configuratie van hulpmiddelen die in het ziekenhuis al aanwezig zijn. De IGZ houdt toezicht op invoering van het Convenant medische technologie en voert in dat kader actief inspectieactiviteiten uit. Dit doen zij veelal middels het toetsen van aanschafdossiers en implementatietrajecten van nieuw aangeschafte medische technologie. 

Het Convenant medische technologie stelt ook eisen aan de procedure voor het investeringsbeleid. ZGT werkt met een centraal budget voor investeringsaanvragen. Het inrichten van de procedure voor het investeringsbeleid is in ZGT een taak van de Beleids- en Investeringscommissie (BIC). De BIC organiseert het selectieproces investeringen, adviseert de Raad van Bestuur over investeringen in samenhang met beleidsontwikkelingen (prioriteren en voorstel toekennen/afwijzen) en controleert of aan alle randvoorwaarden voldaan wordt. De BIC wordt ondersteund door de BIC voorbereidingsgroep (BIC VG) en diverse ZGT-QMT expertteams, multidisciplinaire teams die de kwaliteitsborging rondom één of meerdere technologiegroep(en) integraal oppakt.

In ZGT is het opstellen van een aanschafdossier opgenomen in het investeringsproces. In 2010 heeft de BIC de BIC VG de opdracht gegeven om een digitaal investeringsformulier te ontwikkelen. Tot dan toe werkte ZGT met een papieren aanvraagformulier op basis van Excel. De aanvrager vulde het formulier in, printte het uit en ging met het formulier op pad om de benodigde handtekeningen te verzamelen. Een tijdrovend en foutgevoelig proces. RA’s, pakketten van eisen (PvE’s), gebruikersdocumenten etc. werden parallel opgesteld en elders gedocumenteerd. De BIC had als wens het gehele proces rondom investeringaanvragen te digitaliseren. Daar is in 2011 op aanraden van de afdeling Zorgtechnologie de wens bijgekomen het digitale investeringsformulier tevens in te richten als aanvraagdossier. Daarmee werd de start gegeven aan het project Digitalisering aanvraagformulier en inrichten aanschafdossier, met daarbij de volgende projectdoelen:

• Eenduidige werkwijze bereiken middels het inrichten van een digitaal investeringsaanvraagformulier dat tevens fungeert als aanschafdossier volgens eisen Convenant medische technologie.
• Bestaande investeringsproces versnellen (kortere doorlooptijden).
• Voor alle betrokken inzichtelijk maken in welke fase een investeringsaanvraag zich bevindt.

Randvoorwaarden aan het aanschafdossier waren:

• Betrouwbaar, efficiënt en effectief
• Gebruiksvriendelijk
• Veilige informatieoverdracht

Methode

In 2011 is vanuit de BIC VG een projectgroep gestart. De projectgroep bestond uit medewerkers vanuit Zorgtechnologie (klinische fysica, medische technologie en functioneel applicatiebeheer Ultimo), Inkoop en Financiën en Informatie (F&I). Diverse bestaande applicaties binnen ZGT zijn bekeken en er is gekozen voor Ultimo Facility Management. Er is binnen het project onderscheid gemaakt in zes fasen. De projectgroep heeft de leverancier een quick scan (fase 1) laten uitvoeren om te bepalen of de software daadwerkelijk geschikt zou zijn. Op basis van deze quick scan is definitief voor Ultimo gekozen. Daarop is eind 2011 gestart met het ontwikkelen van de maatwerkmodule Investeringsaanvraag (fase 2). Er is in de module onderscheid gemaakt in vijf soorten investeringsaanvragen: medisch (medische technologie), facilitair, meubilair, ZGT gelieerd en proefplaatsing. De module was in 2012 gereed. In 2013 is een pilot uitgevoerd binnen de resultaat verantwoordelijke eenheden (RVE’s) Allergologie, Cardiologie en Longgeneeskunde (fase 3). In deze pilot zijn de aanvragen betreffende medische technologie meegenomen. Resultaten uit de pilot zijn gebruikt om de maatwerkmodule te verbeteren. In september 2013 is de pilot geëvalueerd met positief resultaat, waarna in 2014 de implementatie binnen de overige RVE’s, de stafbureaus en ZGT gelieerde ondernemingen is uitgerold (fase 4). In 2014 is tevens de fase na toekennen/afkeuren ingericht (fase 5) en de overige soorten investeringsaanvragen (facilitair, meubilair, proefplaatsing)zijn digitaal uitgevoerd (fase 6).

Ter introductie van het digitale aanvraagformulier/aanschafdossier zijn een aantal hulpmiddelen opgesteld. Het investeringsproces is geüpdate en opgenomen in een stroomschema dat geraadpleegd kan worden via het centrale documentbeheerssysteem van ZGT. Daarnaast is er centraal een gebruikershandleiding investeringsaanvraag Ultimo ter beschikking gesteld. Tijdens de ziekenhuisbrede implementatie in 2014 is scholing georganiseerd voor RVE bedrijfskundig managers (BKM’ers) en unithoofden. Op verzoek is individuele uitleg gegeven achter de PC over het invullen van de diverse velden. Daarnaast is een helpdeskfunctie ingericht (functioneel beheer Ultimo). Ook zijn de BIC en BIC VG reglementen vernieuwd.

Resultaat

Investeringsproces

Inhoudelijk is het investeringsproces op een aantal punten gewijzigd. Doordat het aanvraagformulier gedigitaliseerd is, verloopt het investeringsproces gestroomlijnder en transparanter. Input voor het investeringsproces zijn de kaderbrief van de Raad van Bestuur, de beleidsgesprekken en de jaarlijkse evaluatieronde medische technologie op basis van meerjaren vervangingsoverzichten uit Ultimo. Hieruit volgen wensen tot vervanging, uitbreiding en nieuw beleid, die voor alle inventarissen met waarde ≥ €1.000,-om worden gezet in investeringsaanvragen in Ultimo. Alle vervangingsaanvragen moeten voor 1 april van het jaar waarin men wil vervangen, ingediend zijn. Aanvragen tussen €1.000,- en €10.000,- doorlopen een andere beoordelingsroute dan aanvragen ≥ €10.000,-. Aanvragen uit deze laatste categorie worden altijd door zowel BIC VG, BIC als Raad van Bestuur beoordeeld. Daaronder is de beoordelingsroute afhankelijk van of het vervanging, uitbreiding of nieuw beleid betreft en of het daarbij gaat om medische technologie, facilitair, meubilair, schenking, huur, proefplaatsing of inventaris voor wetenschappelijk onderzoek. Voor spoedinvesteringen is een aparte voorziening ingericht. Deze kunnen het gehele jaar worden ingediend, maar zijn aan strikte criteria onderhevig. Aanvragen van ZGT gelieerde ondernemingen worden niet uit BIC budget bekostigd, maar wel altijd door de BIC VG gecontroleerd op het voldoen aan de randvoorwaarden. Aanvragen < €1.000,- kunnen zonder investeringsaanvraag besteld worden via Inkoop. Wel gelden daar dezelfde kwaliteits- en veiligheidseisen voor, waarbij invulling hiervan afhankelijk is van het risico van de toepassing.

Aanschafdossier
Het aanvraagformulier dat tevens fungeert als aanschafdossier, bestaat uit een aantal tabbladen. Afhankelijk van het soort aanvraag wordt het digitale formulier aangemaakt, zie tabel 1. Een voorbeeld van tabblad 1 is opgenomen in figuur 1.

Het invullen van de tabbladen wordt door meerdere functionarissen gedaan middels een rechtenstructuur, zie tabel 2. Veel velden zijn verplicht gemaakt. 

De status van de aanvraag wordt gelogd. Indien een functionaris een taak heeft afgerond, wordt de volgende voortgangsstatus geselecteerd en krijgt de betreffende functionaris met een taak hierin automatisch een e-mailnotificatie. In sommige stappen kan er ook simultaan door meerdere functionarissen gewerkt worden in het dossier. Handtekeningen worden gezet middels digitaal accorderen. Via “Mijn investeringsaanvragen” heeft iedereen de investeringsaanvragen in beeld die voor hem/haar van belang zijn. Het voert te ver om alle elementen uit het digitale aanschafdossier te benoemen. Ook niet ieder element hoeft bij elke soort aanvraag in te worden gevuld. De invulvelden zijn verdeeld over de diverse tabbladen. Een aantal belangrijke invulvelden zijn weergegeven in tabel 3. Afhankelijk van het soort aanvraag moeten één of meer bijlagen worden gekoppeld, zie tabel 4.

Discussie

De manier van werken met het digitale formulier is gewijzigd ten opzichte van het papieren formulier. Aan het einde van fase 3, de pilot met de RVE’s Allergologie, Cardiologie en Longgeneeskunde, heeft een evaluatie plaatsgevonden. De punten uit deze evaluatie zijn opgenomen in tabel 5.

De resultaten van de pilot hebben geleid tot een aantal verbeteringen:

• Het aantal in te vullen velden is kritisch bekeken. Conclusie is echter dat alle velden van belang zijn voor ofwel het kunnen beoordelen van de aanvraag ofwel de eisen uit het Convenant medische technologie. Bekeken is hoe lang het invullen van een aanvraag voor een aanvrager duurt. Als de aanvrager de benodigde bijlagen bij de hand heeft, is dit ongeveer 30 minuten per investeringsaanvraag. Dit wordt als acceptabel gezien. Ook wanneer een aanvraag wordt afgewezen.
• Ook business controllers hebben scholing gekregen.
• Doorlooptijden worden per voortgangsstatus aangegeven.
• Bij afwezigheid van BKM, business controller, aanvrager of manager ondersteunende afdelingen, kan een vervanger paraferen of accorderen. 
• Er zijn heldere afspraken gemaakt over het afsluiten van een aanvraag of het doorzetten van een aanvraag naar een ander domein (ICT, bouw, disposable (steriele) medische hulpmiddelen). (N.B. ICT- en bouwkosten worden in het investeringsproces wel meegenomen indien ze direct gerelateerd zijn aan de investering.)
• Het was een technische omissie dat negatief advies niet werd voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Dit is aangepast. Procesmatig was dit al wel vastgelegd en werd dit ook voor digitalisering van het aanvraagformulier gedaan.

Bij het gereedkomen van fase 6 is getoetst of de projectdoelen behaald zijn. Het resultaat was positief. De werkwijze is eenduidig geworden. Iedere investering volgt een vaste route. Doordat de investeringen op ieder moment digitaal inzichtelijk zijn en ook de status waarin een investeringsaanvraag zich bevindt, is het proces transparant geworden vanaf het moment dat een aanvrager gestart is met het invullen van een investeringsaanvraag. Omdat communicatie niet langer via email plaatsvindt maar opgenomen is in het digitale dossier, zijn conversaties omtrent een aanvraag voor alle betrokken inzichtelijk en terug te zoeken. Met opname van de punten uit het Convenant medische technologie is het digitale aanvraagformulier gaan fungeren als aanschafdossier.

De doorlooptijden zijn korter dan bij het papieren aanvraagformulier. De doorlooptijden zijn echter onder meer afhankelijk van de automatische e-mailnotificaties en overlegfrequentie van de BIC en BIC VG. Het minimum aantal werkdagen voor een investering die zowel door de BIC VG als BIC als Raad van Bestuur beoordeeld moet worden, ligt tussen de 23 en 46 werkdagen, zie tabel 6. Het maken van een RA en het opstellen van een PvE blijft een lastige taak voor veel aanvragers, ondanks herhaalde scholingen. De ZGT-QMT expertteams hebben een taak om hierbij inhoudelijk te ondersteunen. Verder wordt er gewerkt aan een gebruiksvriendelijker format voor het PvE. Verschil ten opzichte van het papieren formulier is dat de aanvrager niet verder komt in het proces als de RA, het PvE, het keurrapport (bij vervanging) en de offerte niet worden toegevoegd. Dit maakt dat deze er altijd bij zitten. Bij iedere investering worden de doorlooptijden per status gelogd. Dit geeft stuurinformatie. In 2015 wordt er een Lean Six Sigma project gestart om te kijken of de doorlooptijden nog verder teruggebracht kunnen worden.

Een belangrijke aanpassing ten opzichte van de oude werkwijze met het papieren formulier is dat alleen de inkoopadviseur bevoegd is een offerte toe te voegen. De inkoopadviseur vraagt waar mogelijk meer dan één offerte aan op basis van het PvE. Dit zorgt voor een aanzienlijk betere onderhandelingspositie.

Al hoewel er een veld opgenomen is voor evaluatie van nieuwe medische technologie zes maanden na implementatie en evaluatie ook opgenomen is in de jaarlijkse evaluatieronde medische technologie, wordt er momenteel gewerkt aan een methode om evaluatie nog gestructureerder plaats te laten vinden middels vaste evaluatiecriteria.

Conclusie

De projectdoelen van het project Digitalisering aanvraagformulier en inrichten aanschafdossier zijn behaald. Daarbij is het investeringsproces verder geoptimaliseerd. ZGT blijft het investeringsproces echter continu verbeteren door bijvoorbeeld te stimuleren dat aanvragers expertteams vroegtijdiger consulteren voor het opstellen van RA’s en PvE’s, doorlooptijden verder te optimaliseren en de periodieke evaluatie door te ontwikkelen. Op termijn ligt het in de bedoeling ook de disposable (steriele) medische hulpmiddelen via hetzelfde digitale aanvraagformulier aan te gaan schaffen. Aanschaf hiervan is op dit moment nog geregeld middels een ander proces.