Terug

Time-out en risicogestuurd investeren
Maurice Janssen

06 januari 2014

(Laatst aangepast: 11-08-2016)

Time-out en risicogestuurd investeren

Publicaties

De time out-procedure bij operaties (afgeleid van de adviesprocedure van de Amerikaanse JCAHO en onderdeel geworden van het Nederlandse VMS programma) vindt plaats om de veiligheid van de patiënt te vergroten en de kans op fouten zo klein mogelijk te maken.

Wat als er iets niet in orde is?

Dit is een extra controle cq. checklist waarbij de opererende arts samen met het operatieteam de laatste details voor een operatie doorneemt, zodat het hele team op één lijn zit. In dit gezamenlijk en gestandaardiseerd controlemoment, net voor de operatie, overtuigen alle zorgverleners zich ervan dat alle eerdere vastgestelde gegevens met elkaar overeen komen en dat alle voorbereidingen zijn getroffen. De time-out vindt plaats aan het begin van de operatie en duurt enkele minuten.

 

Een operatie wordt zorgvuldig voorbereid. Een enkele keer kan het gebeuren dat er toch iets niet in orde is. Het operatieteam zal er dan alles aan doen om te zorgen dat de operatie kan doorgaan. Heel soms kan het gebeuren dat de operatie op dat moment niet kan plaatsvinden. De opererende arts neemt deze beslissing in overleg met het operatieteam. In dat geval wordt er zo snel mogelijk een nieuwe operatiedatum vastgesteld.

 

Van time-out naar ATV
Vervang operatie door investering, opererend arts door Raad van Bestuur en operatieteam door directieteam, en u begrijpt dat investeringen in het Orbis Medisch Centrum (OMC) kritisch bekeken worden alvorens deze doorgang vinden. Vervang time-out door ATV (Aanvraag tot Verplichting), en bijna iedereen in OMC begrijpt dat de onderbouwing van de investering gedegen moet zijn en zeer kritisch door o.a. de directie wordt bekeken met vragen als:

  • Is de aanvraag begroot?
  • Is het onderdeel van een business case?
  • Wat is de toegevoegde waarde (operationeel, financieel, kwaliteit, veiligheid) voor OMC?
  • Wat zijn de risico’s bij uitstel of afkeur van de ATV?
  • Wat zijn de risico’s bij goedkeuring en hoe worden deze beheersd?

Onder andere de laatste 3 vragen worden in OMC vastgelegd in het implementatiedossier. Andere gebruikte termen hiervoor zijn verwervingsbeleid, routing formulier (zie artikel Elfrink in deze uitgave van MT-Integraal), aanschafdossier en checklist.

 

Implementatiedossier – rationale

Het implementatiedossier is met name gericht op het op voorhand in kaart brengen van (potentiële) risico’s op het gebied van een nieuw of te veranderen (medisch)zorg- en behandelproces. Denk hierbij o.a. aan nieuwe medische apparatuur, materialen, hulpmiddelen en implantaten, techniek, medische software, ziekenhuis verplaatste zorg, toepassing van nieuwe behandelmethoden en interventietechnieken en (zorg)procesveranderingen.

 

Ten einde in staat te zijn de benodigde beheersmaatregelen te kunnen nemen zodat potentiële (bijna)incidenten en/of calamiteiten voorkomen kunnen worden. Hiermee is de risicoanalyse zelfs een doorslaggevende stap in het investeringsproces en al enkele malen in OMC reden geweest om niet verder te gaan met het proces en daarmee niet over te gaan tot investeren.

 

Hiermee wordt in OMC invulling gegeven aan de eis van de Inspectie van de Gezondheidszorg (IGZ) [1] dat een risicoanalyse, implementatieplan en periodieke evaluatie verplicht is bij aanschaf van medische apparatuur cq. risicovolle technologieën. Een aspect waarop o.a. een NIAZ ook audit. In het meer recente RIVM rapport [2] wordt ook gesteld dat het duidelijk moet zijn dat voor de aanschaf een risicoanalyse is uitgevoerd en dat de resultaten hiervan worden geïmplementeerd in het programma van eisen (pVE), de training van de medewerkers en het beheersplan. In hét convenant [3] wordt de term risico analyse expliciet naar voren gebracht in procedure 3.1 in relatie tot een aanschafdossier, de noodzaak tot investeren, bekwaamheidseisen, periodieke evaluatie.

 

Implementatiedossier – risicogestuurd

Zoals reeds vermeld zijn in OMC vragen over de toegevoegde waarde en de risico’s bij uitstel, afkeur

of goedkeuring essentieel. M.a.w., is de technologie gekozen ter invulling van een duidelijke zorgvraag, waarbij alternatieve technologieën zijn meegewogen en is op basis van functionaliteitseisen en een risicoanalyse de keuze gemaakt? [2]

 

Zoals gesteld in [1] kan de introductie van technologische vernieuwingen met organisatorische consequenties niet zonder een risicoanalyse plaatsvinden. Het bedenken van de dingen die mis kunnen gaan bij de invulling van een zorgvraag vergt een goede kennis van het gebruik van mogelijke technologieën en de eigenschappen van die technologieën. Het uitvoeren van de risicoanalyse dient dan ook in een multidisciplinair team te gebeuren. Uitvoering van een volledige risicoanalyse voorafgaand aan het opstellen van een programma van eisen kan echter erg lastig zijn, omdat vaak pas bij proefplaatsing de risico’s m.b.t. de technologie, omgeving, werkproces, gebruiksprotocollen, getrainde gebruikers, onderhoud en beheer duidelijk naar boven komen. Dit is echter geen reden om de risicoanalyse uit te stellen!

 

Zoals gesteld in de praktijkgids Risicomanagement en Medische technologie [4] is niet altijd een uitgebreide risicoanalyse nodig, en is vaak een quick scan voldoende.

 

Implementatiedossier – de inhoud

Het Checklist Manifest van Atul Gawande [5], een inspirerende chirurg, laat zien wat de toegevoegde waarde is die een goede checklist kan opleveren, met als centrale boodschap dat een echt doordachte checklist mensen aanzet om vooral zelf te blijven denken. Op basis daarvan is in OMC een implementatiedossier opgesteld. Zoals reeds eerder vermeld gericht op het op voorhand in kaart brengen van (potentiële) risico’s. Op hoofdlijnen ziet het OMC implementatiedossier er als volgt uit:

 

1. Initiële procesbeschrijving/verandering

2. Betrek een of meerdere inhoudsdeskundigen cq. sleutelfiguren

  • DSMH, DSRD, klinisch chemicus, klinisch fysicus, medisch microbioloog, tactisch inkoop, ziekenhuisapotheker, ziekenhuishygiënist, …
  • merk op dat deze een cruciale rol vervullen in het invullen van het implementatiedossier…
     

3. Initiële prospectieve risico inventarisatie

  • Zijn er functionele verschillen t.o.v. een eventuele voorganger en zo ja, hoe wordt hiermee omgegaan en hoe wordt geborgd dat iedereen dit weet?
  • Is bij gebruikers bekend welke instellingen gebruikt horen te worden en hoe wordt dit geborgd?
  • Zijn er specifieke / wettelijke eisen m.b.t. technische en/of arbeidsveiligheid?
  • Wat kan er mis gaan in het gebruik?
  • Wat kunnen technologie, training en/of protocollen als barrières hierin betekenen?
  • Wat is de visie op het toekomstig gebruik (frequentie, chronisch/acuut, 8-5/diensten) van de technologie?
  • Is er specifieke training vereist voor de voorgestelde procedure?
  • Zijn er bekwaamheidseisen?
  • Welke aansluitingsaspecten zijn er?
  • Zijn er eisen m.b.t. efficiënt en prettig werken?
  • Wwat zijn de gevolgen en alternatieve opties als een apparaat tijdens een (spoed)behandeling niet blijkt te werken, uitvalt of niet beschikbaar is (transport, onderhoud)?
  • Wat is het gevolg als aanschaf niet plaatsvindt?  

4. Compatibiliteit met bestaande infrastructuur geverifieerd? 

5. Opstellen PvE

6. Offerte stadium

7. Proefplaatsing / testperiode

  • Acceptatiedocumenten
  • Applicatietraining
  • Toetsing PvE
  • Definitieve PRI
  • Prospectieve risicoanalyse bij hoog-risico apparatuur conform OMC beleidsplan
      

8. Aanschaf stadium

  • ATV procedure

9. Levering

  • Acceptatiedocumenten
  • Training van gebruikers en ondersteunende afdelingen
  • Vrijgave door inhoudsdeskundige(n)

10. Periodieke evaluatie

Bovendien wordt op verschillende momenten de projectgroep cq. DMU (decision making unit) bij elkaar geroepen cq. geconsulteerd door de projectleider t.b.v. akkoordering. Deze momenten zijn gestandaardiseerd en vastgelegd in het implementatiedossier.

Conclusie

Door gezamenlijk en gestandaardiseerd te werken aan de hand van een risicogestuurd implementatiedossier, overtuigen alle zorgverleners in OMC zich ervan dat alle en de juiste voorbereidingen zijn getroffen. Wat ons betreft de enig juiste wijze om verantwoord te investeren!

 

[1] Staat van de Gezondheidszorg 2008 ‘Risico’s van medische technologie onderschat’

[2] Aanschaf en introductie van medische technologie in het ziekenhuis. RIVM Rapport 360122001/2012

[3] Convenant “Veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis”

[4] Praktijkgids Risicomanagement en Medische technologie – Praktische gids voor een goede aanpak, NVZ 2007

[5] Het checklist manifest, Atul Gawande, ISBN 9789057123238

Toon alle referenties

Auteur