De meerwaarde van efficiënt beheer en onderhoud van medische apparatuur

Het Convenant Veilige Toepassing van Medische Technologie in de medisch specialistische zorg, hierna ‘het convenant’ genoemd, is in de ziekenhuizen en andere zorginstellingen ingevoerd. Dit betekent dat er procedures zijn die gevolgd dienen te worden. Maar hoe kan gewaarborgd worden dat de procedures en de werkelijkheid op elkaar afgestemd blijven? Hoe blijft de kwaliteit op langere termijn op orde en hoe blijven alle betrokkenen hierin tevreden? En hoe kan het beheer en onderhoud van medische hulpmiddelen dusdanig ingeregeld worden dat er minder problemen optreden waardoor er op de lange termijn geld en tijd bespaard wordt? Meditain helpt bij het beantwoorden van deze vragen.

Levenscyclus van medische hulpmiddelen

Vanuit het convenant wordt de levenscyclus van medische hulpmiddelen in drie fases opgedeeld: invoering, gebruik en afstoting. [1]

Zorginstellingen hebben beleidsdocumenten en procedures opgesteld die beschrijven hoe ze te werk moeten gaan in deze fases. Dat geldt voor alle soorten medische hulpmiddelen; van pleister tot medische app en van implantaat tot MRI-scanner.

Voor alle typen medische hulpmiddelen moeten deze procedures worden ingericht, waarbij er verschillen kunnen zijn in de praktische uitwerking. Zo kan er voor apparatuur een ander registratiesysteem gebruikt worden dan voor informatietechnologie of verbruiksgoederen en ook de verantwoordelijke afdeling kan hierin verschillen.

De best practice van Meditain bevat een beleidsdocument dat geldt voor alle fases in de levenscyclus. Hierin worden met name de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en het risicomanagement beschreven. Ook is hierin opgenomen hoe dit geborgd wordt en waar betrokkenen de juiste informatie kunnen vinden. Naast dit overkoepelende beleidsdocument hanteert Meditain in haar best practice procedures per fase. Deze worden hieronder kort toegelicht.

Invoering

• Invoering: in deze procedure staat bijvoorbeeld beschreven welke route de aanvragers moeten volgen en welke verantwoordelijkheden daarbij gemoeid zijn. Maar deze procedure beschrijft bijvoorbeeld ook welke informatie er gedurende het inkooptraject vastgelegd dient te worden in het productdossier.
• Vrijgave: aan het einde van de invoeringsfase komt een moment dat het medisch hulpmiddel vrijgegeven wordt voor gebruik. Daarin zijn gebruikers, leidinggevenden en technisch- en functioneel beheerders betrokken.

Gebruik

• Identificatie en registratie heeft als doelstelling dat iedere gebruiker een goedgekeurd medisch hulpmiddel kan identificeren en daarmee kan vaststellen of een medisch hulpmiddel voldoet aan de afgesproken kwaliteits- en veiligheidseisen.
• Afwijkingen en storingen: hoe gebruikers dienen te handelen bij constatering van een afwijking (ongewenste situatie) bij de toepassing van een medisch hulpmiddel.
• Preventieve controles: preventieve kwaliteitscontroles van medisch hulpmiddelen waarbij voornamelijk gebruikers en technisch- en functioneel beheerders betrokken zijn.
• Rapportage en evaluatie: gebruikers en leidinggevenden van zorgafdelingen zijn bekend met de wijze waarop beheer- en onderhoudsinformatie geëvalueerd en gerapporteerd worden. Hiertoe beschrijft deze procedure wie, wanneer, welke informatie moet uitwisselen en/of evalueren.

Afstoting

• Beoordeling en afvoer beschrijft de juiste processtappen voor de afvoer van medische hulpmiddelen die niet meer worden gebruikt.

Het beschrijven en communiceren van deze procedures is geen garantie voor een kwalitatief hoogstaand onderhouds- en managementsysteem van medische hulpmiddelen. Het valt of staat met de uitvoering ervan en een passende governance structuur. Als we inzoomen op het beheer van medische hulpmiddelen, dan is een systeem voor registratie van diens onderhoud essentieel.

Enterprise Asset Management

Zorginstellingen gebruiken voor het beheer en onderhoud van hun herbruikbare medische hulpmiddelen een Enterprise Asset Management (EAM) systeem. Voor het efficiënt beheer en onderhoud speelt de inrichting van het EAM een essentiële rol. IFS Ultimo is een voorbeeld van zo’n EAM dat door veel ziekenhuizen in Nederland gebruikt wordt, met name voor medische apparatuur.

Hoewel IFS Ultimo instap klaar is, moeten werkproces en systeem goed op elkaar afgestemd worden. Dirk Theunissen, Manager Bedrijfsvoering & Informatie bij Meditain (gecertificeerd IFS Ultimo-partner):

“Een valkuil is denken dat Ultimo alles oplost, terwijl écht beheer betekent dat je vooraf nadenkt over wat je gaat registreren, wat je met die data wilt gaan doen en wie dat doet.”

IFS Ultimo kent verschillende vormen van onderhoudsregistratie met elk specifieke voor- en nadelen. Het loont om voor ieder hulpmiddel hierin een bewuste keuze te maken. Op de lange termijn levert dit efficiëntie op.

Analyseren van storingen

Een onderbelicht aspect van het gebruik van IFS Ultimo is het analyseren van storingen. Daarvoor is het essentieel om vooraf te bepalen welke gegevens vastgelegd zouden moeten worden, zodat achteraf de gewenste rapportages en inzichten verkregen kunnen worden.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan het vastleggen van storingsoorzaken, downtime, geplande stilstand of gewerkte uren tijdens de werkzaamheden. Maar zeker ook aan de juiste vulling van stamgegevens op de objecten zodat de gewenste doorsnedes gemaakt kunnen worden. Als blijkt dat er op de IC (doorsnede afdeling) bovengemiddeld veel storingen zijn aan infuuspompen (doorsnede objectsoort) door bedieningsfouten (gegeven storingsoorzaak), zou een conclusie kunnen zijn dat er bijscholing gewenst is voor de IC op het thema infuuspompen.

Op basis van de data in het EAM kunnen met een rapportagetool, zoals Meditain Insights, waardevolle inzichten verkregen worden. Zie bijvoorbeeld figuur 4 en 5.
Per component de juiste data vastleggen is belangrijk, maar bij sommige componenten kan het heel waardevol zijn om ook de samenhang te registreren. Zo kan het lijken dat component A regelmatig niet beschikbaar is terwijl dat eigenlijk komt door een ander component waarvan het afhankelijk is. Dit is voor bijvoorbeeld een weegschaal niet zo interessant, maar voor een videotoren of endoscoop wel. Het belangrijkste is dat hier bewust keuzes over gemaakt worden.

Wat levert het op?

Goed beheer en onderhoud verdienen zichzelf terug. Door reductie van het aantal storingen, het terugbrengen van de administratieve lasten voor technici en het verminderen van de downtime. In de eerste plaats komt dat ten goede aan de patiëntveiligheid en het werkplezier van de betrokkenen, maar het levert ook efficiëntie en kostenbesparingen op.

Kostenbesparing kan bijvoorbeeld gerealiseerd worden door kritisch te kijken naar de contracten met leveranciers waarin uptime garanties zijn opgenomen. Aan deze contracten kunnen hoge kosten verbonden zijn. In de praktijk is de uptime vaak moeilijk meetbaar terwijl dat opgelost kan worden door de downtime te registreren zoals eerder beschreven.

Anderzijds kunnen kosten bespaard worden wanneer de beschikbaarheid van medische hulpmiddelen omhooggaat zodat er minder stuks aangeschaft hoeven te worden. Dit zou gerealiseerd kunnen worden door het verhelpen van de onderliggende oorzaken van frequent voorkomende storingen. Bovendien levert de reductie van administratieve lasten van technici veel indirecte winst op omdat tijd bespaard wordt.
Tot slot kan met het optimaliseren van de onderhoudsplanning de beschikbaarheid van een ruimte zoals de OK of poli vergroot worden door werkzaamheden op elkaar af te stemmen.

Conclusie

De afdeling Medische Technologie is in staat om het beheer van medische hulpmiddelen naar een dusdanig niveau te brengen waarop niet alleen problemen opgelost worden, maar waarop zij ook een goede gesprekspartner is voor de organisatie. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende typen medische hulpmiddelen, maar voor allemaal gelden procedures die gevolgd dienen te worden. Voorwaarde om het beheer van medische apparatuur goed te kunnen uitvoeren is de ziekenhuis-brede inbedding van het kwaliteitssysteem voor alle medische hulpmiddelen.

Door de juiste data per hulpmiddel vast te leggen kunnen waardevolle analyses uitgevoerd worden. Met de uitkomt van deze analyses kan de Medische Technologie afdeling samen met de betrokkenen bespreken waarom een probleem optrad en hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden.

Referenties

[1] Veilige Toepassing van Medische Technologie in de medisch specialistische zorg, i.o.v. NVZ, NFU, 2de druk, 2016.