Beheer en onderhoud van radiotherapeutische apparatuur van het RIF

Radiotherapie speelt een belangrijke rol bij de behandeling van kanker. Daarbij wordt gebruik gemaakt van ioniserende straling van radioactieve bronnen en van lineaire versnellers. Veelal zijn dit geavanceerde en complexe systemen. Dit stelt de nodige eisen aan zowel de organisatie en de mensen die hiermee werken, alsook aan de mensen die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit, veiligheid en inzetbaarheid van deze systemen. In een interview met Klaas Paassen, teamleider fysisch technisch medewerkers bij het RIF in Leeuwarden, probeer ik een beeld te krijgen van wat hierbij allemaal komt kijken.

Wat is het RIF?

Het RIF staat voor ‘Radiotherapeutisch Instituut Friesland’. Het RIF is een zelfstandig instituut en verleent radiotherapeutische zorg aan kankerpatiënten in de provincie Friesland en is gevestigd in Leeuwarden. Het RIF is de enige locatie in Friesland waar patiënten behandeld kunnen worden met radiotherapie. De radiotherapeutische zorg wordt poliklinisch aangeboden. Het aantal medewerkers bedraagt ongeveer 110.

In 2023 zijn er ongeveer 2600 radiotherapie-behandelingen uitgevoerd. Een behandeling vergt in het algemeen meerdere bestralingssessies. Om goede radiotherapeutische zorg te kunnen leveren is multidisciplinaire samenwerking onontbeerlijk. Er wordt binnen het Oncologisch Netwerk Friesland (ONF) intensief samengewerkt met Antonius Ziekenhuis Sneek, MCL Leeuwarden, Nij Smellinghe Drachten, Tjongerschans Heerenveen en Pathologie Friesland. Daarnaast vindt samenwerking plaats met de medisch specialisten van het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG). Verder wordt landelijk samengewerkt met het Integraal Kankercentrum Nederland. Met de directies van de andere vier zelfstandige radiotherapie instituten in Nederland (OZRC), Maastro, RT groep, Verbeeten Instituut en ZRTI, vindt geregeld overleg plaats over gemeenschappelijke aangelegenheden.

Hoeveel medewerkers telt jouw team en hoe zijn jullie organisatorisch ingebed?

Mijn team maakt onderdeel uit van de afdeling klinische Fysica die een belangrijke ondersteunende rol heeft binnen de radiotherapie. Deze afdeling bestaat uit een afdelingshoofd (fysicus), vier klinisch fysici en vijf fysisch technisch medewerkers, inclusief een teamleider.

Welke hoofdtaken en verantwoordelijkheden hebben de fysisch technische medewerkers?

Hoofdtaak en verantwoordelijkheid zijn het waarborgen van de juiste werking van de radiotherapie apparatuur. Alle medewerkers van het team hebben meerdere aandachtsgebieden. Twee medewerkers doen naast het onderhoud van de apparatuur ook klinisch fysische werkzaamheden (patiënt QA en dosimetrie), een medewerker is tevens belast met het functioneel beheer van Ultimo (apparatuur beheersysteem) en een medewerker verricht tevens ICT werkzaamheden.

Verder hebben de medewerkers een rol in het opstellen en uitwerken van een onderhoudssystematiek in lijn met het vastgestelde kwaliteitsbeleid. Ook verrichten zij patiëntgerichte metingen en werken zij mee met zowel het opstellen als met het uitvoeren van acceptatietesten voor de in bedrijfstelling van nieuwe radiotherapiesystemen.

Het onderhoud kent vele aspecten, waarbij naast preventief en correctief onderhoud ook gedacht moet worden aan planning, registratie en analyse van de onderhoudswerkzaamheden. Ook metingen met betrekking tot de kwaliteitsbewaking, bijvoorbeeld in relatie tot de stralingsveiligheid, behoren tot de onderhoudswerkzaamheden. Modificaties om de veiligheid, bedrijfszekerheid en kwaliteit van de radiotherapiesystemen te verhogen, upgrades (hard- en software) die onderdeel uitmaken van de normale levenscyclus van deze apparatuur behoren ook tot de onderhoudswerkzaamheden.

Wat is het opleidingsniveau van deze mensen?

De meesten zijn gestart met een hbo-opleiding elektrotechniek maar vervolgens verder geschoold in specifieke aandachtsgebieden, zoals stralingsbescherming op het niveau van coördinerend deskundige (voorheen stralingsdeskundige niveau 3), ICT en opleidingen en trainingen gegeven door de fabrikanten van de apparatuur. Ik beschouw het als hbo+.

Hoe ziet jullie apparatuur-park (op hoofdlijnen) eruit?

• Vier reguliere lineaire versnellers (2x Synergy en 2x Versa HD), allemaal van Elekta. Deze machines leveren allemaal 6 MV en 10 MV fotonen. Drie versnellers hebben de mogelijkheid om FFF (Flattening Filter Free) te bestralen. Een FFF-bundel heeft een hoger dosistempo en een hogere intensiteit in het midden vergeleken met een FF-bundel waar nog wel een Flattening Filter wordt gebruikt. Vele studies hebben aangetoond dat hiermee efficiënter bestraald kan worden, vooral bij kleine doelgebieden.
• Eén MR-Linac (Unity-Elekta). MR-Linac is de naam van een nieuw bestralingstoestel waarbij een lineaire versneller gecombineerd is met een MRI-scanner. Dit unieke hybride apparaat is ontwikkeld door het UMC Utrecht, samen met Elekta en Philips. Inmiddels wordt het apparaat wereldwijd ingezet bij de behandeling van kanker.
• Eén CT Large bore (Canon). Voor een optimale bestralingsbehandeling is het van belang om nauwkeurig het tumorgebied en de omliggende organen in beeld te brengen. Dat doen we door een CT-scan te maken. Met deze informatie wordt een bestralingsplan gemaakt. Het RIF maakt voor de bepaling van het doelgebied voor dit bestralingsplan ook wel gebruik van de PET-CT en de MRI van het MCL.

Hoe is de service en onderhoud van deze apparatuur geregeld?

Het grootste deel van het onderhoud wordt in eigen beheer uitgevoerd. Een lineaire versneller wordt iedere week vijf uur vrij gepland voor onderhoud en controles. Het onderhoud is verdeeld in controles die wekelijks, maandelijks, om de drie maanden, halfjaarlijks en jaarlijks terugkomen. De leverancier (Elekta) voert per jaar een viertal inspecties uit, waarbij er een rapport wordt gemaakt over de status van de apparatuur, met aanbevelingen of aandachtspunten.

Op een tweetal deelsystemen (iViewGT en XVI) hebben wij een volledig onderhoudscontract met Elekta. Dit zijn beide beeldvormende systemen die gebruikt worden voor het verifiëren van de juiste positie van de patiënt en het doelgebied voordat de bestraling begint.

De MR-Linac is tamelijk nieuw en valt nu nog onder een onderhoudscontract met Elekta. Recent hebben twee technici ook voor dit systeem een training gevolgd. Vanaf oktober doen we het onderhoud in eigen beheer. Dagelijks worden er door de gebruikers (laboranten) nog diverse controles uitgevoerd voordat de lineaire versneller wordt vrijgegeven voor de behandeling van patiënten. Door deze manier van werken ligt de uptime voor alle radiotherapiesystemen boven de 98%.

Volgen jouw mensen technische trainingen op hetzelfde niveau als de technici van de leverancier?

Ja, onze technici volgen dezelfde training als de service engineers van de leverancier. Het vergt ongeveer drie jaar voordat een Fysisch Technisch Medewerker of Klinisch Fysisch Medewerker volledig is opgeleid en ingewerkt.

Wat zijn jouw ervaringen met het invullen van vacatures?

Het lukt tot dusver allemaal wel, maar het aantal sollicitanten dat reageert op een vacature is nogal beperkt. We zien dit als een landelijke trend en is daarom wel een punt van zorg.

Vindt er ook periodieke bijscholing van de technici plaats door de fabrikant van de apparatuur?

Wanneer er grote wijzigingen zijn in de apparatuur, wordt er voor dat deel een aparte training gevolgd bij de fabrikant. Voor de collega’s met een klinisch fysisch aandachtsgebied worden er regelmatig bijscholingsdagen georganiseerd. Verder wordt er van iedereen verwacht dat ze hun eigen vakgebied bijhouden.

Zijn de versnellertechnici ook landelijk georganiseerd, bijvoorbeeld in een vereniging of werkgroep?

De versnellertechnici hebben niet een formele vereniging binnen Nederland. Wel kunnen ze zich aansluiten bij de NAAE (Northern European Association for Accelerator Engineers). Deze organiseert jaarlijks een conferentie, dit jaar een tweedaagse in Utrecht. De technici in Nederland proberen wel jaarlijks een bijscholingsdag te organiseren. Kort geleden is deze nog georganiseerd vanuit het UMCG. De Klinisch Fysisch Medewerkers zijn wel verenigd in de NVKFM (Nederlandse Vereniging voor Klinisch Fysisch Medewerkers): een beroepsvereniging met hun eigen opleidingsprogramma.

Hoe is bij jullie de vervanging en aanschaf van nieuwe apparatuur geregeld?

Wanneer er apparatuur vervangen moet worden, wordt er een multidisciplinair team samengesteld dat via een verbeterproject met een advies komt. Er wordt onder meer een pakket van eisen opgesteld, bezoeken georganiseerd en leveranciers uitgenodigd. Wij als afdeling Klinische Fysica hebben een belangrijke rol bij de benodigde verbouwing, installatie, acceptatie en commissioning van de nieuwe apparatuur.

Hoe is bij jullie de ICT georganiseerd in relatie tot de planning- en behandelingsapparatuur?

Het ICT-aspect rondom de lineaire versnellers valt onder onze afdeling, voor wat betreft de rest van het RIF hebben wij een eigen ICT-afdeling, aangevuld met externe ondersteuning bij grote projecten.

Kennen jullie ook een bereikbaarheidsdienst ingeval van storingen in de avonduren, weekenden en feestdagen?

Wij hebben geen bereikbaarheidsdienst. Wanneer er een storing is buiten de reguliere bedrijfstijd, proberen ze iemand van ons te bereiken – of anders via ons afdelingshoofd. Het komt soms voor dat er op feestdagen op alle versnellers patiënten bestraald worden. In dat geval wordt ervoor gezorgd dat er een fysisch technisch medewerker ook fysiek aanwezig is.

Wat wil je verder nog kwijt over jouw team?

Een geweldig team, waarbinnen iedereen altijd klaarstaat om een stapje extra te zetten, een ander te helpen. Het denkt in oplossingen en innovaties en de sfeer binnen het team is heel goed. Bovendien is het een team met heel veel ervaring: bij elkaar opgeteld meer dan honderd jaar.