Informatievoorziening over de onderhoudsstatus, juiste vrijgave en unieke identificeerbaarheid van medische hulpmiddelen [1] zijn basiselementen van een systeem voor beheer, kwaliteit en veiligheid in een ziekenhuis. Het is dan ook niet verbazend dat het convenant in diverse paragrafen vraagt om procedures met betrekking tot identificeerbaarheid, vrijgave en weergave van de onderhoudsstatus (zoals §3.5, §4.1, §4.20, §4.21). Echter, het opstellen en implementeren van deze procedures is niet eenvoudig. Dit komt onder meer omdat de diversiteit van medische hulpmiddelen groot is en omdat een succesvolle implementatie afhankelijk is van de medewerking van diverse partijen.
Inleiding
In de processen voor inventarisatie, identificatie, vrijgave en onderhoud wordt vaak gebruik gemaakt van stickers. Deze stickers zijn bijvoorbeeld voorzien van een unieke code voor identificatie, worden gebruikt voor weergave van de volgende periodieke onderhoudsdatum, voor een defectmelding bij een storing en/of voor een vrijgavemelding na onderhoud. In het (recente) verleden zijn er meerdere pogingen ondernomen om een ‘best practice’ aan te wijzen en om een breed gedragen stickerbeleid te ontwikkelen voor het gebruik in meerdere ziekenhuizen. Deze pogingen hebben echter nooit geleid tot een breed toegepast beleid voor stickering.
Dit is ook niet eenvoudig omdat ziekenhuizen verschillende organisatiestructuren hebben en hun taken en verantwoordelijkheden niet op dezelfde manier belegd hebben. Het doel van dit artikel is dan ook niet om een ‘best practice’ op te stellen, maar om tips en voorbeelden te geven om het efficiënt gebruik van stickers in de processen rondom (medische) hulpmiddelen mogelijk te maken. De genoemde voorbeelden komen uit het Medisch Spectrum Twente (MST) en het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC).
Tip 1: Bepaal welke hulpmiddelen geïnventariseerd moeten worden
Leg vast welke hulpmiddelen op welke manier geïnventariseerd en geïdentificeerd dienen te worden. Hierbij is het van belang om vast te leggen welke softwaresystemen gebruikt worden voor de inventarisatie, welke informatie daarin opgeslagen wordt, en wanneer de inventarisatie plaats vindt. Spreek ook af welke hulpmiddelen niet per stuk geïnventariseerd en geïdentificeerd (kunnen) worden m.b.v. stickers (zoals b.v. instrumentarium).
In het MST is medische apparatuur gecodeerd middels een “Configuratie Item (CI) nummer” op niveau van de Global Medical Device Nomenclature (GMDN) code en geregistreerd in Expertdesk. Dit CI nummer zorgt voor unieke identifìceerbaarheid en is vermeld op een sticker op het betreffende apparaat. Alle beheersbare medische apparatuur wordt ingeschreven en, tenzij sterilisatie of omvang dit belemmeren, voorzien van een CI sticker. Andere medische hulpmiddelen, uitgezonderd ICT voorzieningen, worden niet centraal ingeschreven.
In het LUMC worden alle hulpmiddelen die voldoen aan onderstaande punten geïnventariseerd in het softwareprogramma Ultimo. Voor overige hulpmiddelen, zoals instrumentarium en ICT-gerelateerde hulpmiddelen zijn andere softwareprogramma’s aanwezig.
- Alle hulpmiddelen die vallen in de categorie ‘apparatuur’ (dus met interne/externe voeding); b.v. infuuspompen, oorthermometers, MR-apparatuur
- Alle hulpmiddelen waarvan ooit correctief onderhoud denkbaar is; b.v. patiëntenmeubilair
- Alle hulpmiddelen waarvan preventief onderhoud nodig is; b.v. weegschalen, loodschorten
- Alle hulpmiddelen met een arbo-risico; b.v. boormachines
- Alle hulpmiddelen die ontwikkeld en/of aangepast zijn door daarvoor bevoegde medewerkers van het LUMC; b.v. hulpmiddelen voor wetenschappelijk onderzoek
Figuur 1,2 Voorbeeld van onderhoudsstickers in MST en LUMC
Tip 2: Richt het proces in en bepaal taken en verantwoordelijkheden
Het gebruik van stickers is een middel om de processen in een ziekenhuis rond inventarisatie, identificatie, vrijgave en onderhoud van (medische) hulpmiddelen te borgen. Bepaal voor elk van deze processen met de diverse betrokkenen wat de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende afdelingen en betrokken functies zijn en leg dit vast. Bespreek deze taken en verantwoordelijkheden niet alleen met de betrokkenen, maar betrek ook externe (onderhouds)partijen. Mag een externe partij voor het onderhoud van een hulpmiddel wel of geen eigen stickers op het hulpmiddel plakken?
Wij raden aan om de gebruiker zelf verantwoordelijk te maken voor het juiste gebruik van het juiste hulpmiddel, het klinische functioneren van het hulpmiddel, het signaleren van een defect en de geldigheid van de onderhoudsstatus. Hiervoor moet de gebruiker wel zelf kunnen vaststellen of het hulpmiddel onderhouden is volgens het onderhoudsplan van dat specifieke hulpmiddel. Om dit inzichtelijk te maken kan gebruik gemaakt worden van een sticker op het hulpmiddel met daarop de eerstvolgende uiterste datum waarop onderhoud noodzakelijk is. Het vermelden van de volgende onderhoudsdatum heeft de voorkeur omdat de gebruiker hiermee weet tot wanneer hij het hulpmiddel veilig zou moeten kunnen gebruiken.
Dit kan niet indien de laatste onderhoudsdatum is vermeld. De gebruiker zal immers in de meeste gevallen de onderhoudsfrequentie niet kennen. Wij raden ook aan om ook een onderhoudssticker te plakken indien er geen preventief onderhoud noodzakelijk is voor het betreffende hulpmiddel en dit op de sticker te vermelden. Op deze manier heeft de gebruiker altijd zicht op de onderhoud status van het hulpmiddel. Afhankelijk van het doel van de sticker zal er voor een bepaald uiterlijk en bepaalde informatie op de sticker gekozen worden.
In de tekst hieronder en in Figuur 1 en 2 zijn enkele voorbeelden uit MST en het LUMC weergegeven. Naast het plakken van stickers is het ook aan te raden om periodiek (b.v. maandelijks) aan de afdelingen/eigenaren van medische hulpmiddelen te laten weten welke medische hulpmiddelen binnenkort preventief onderhouden dienen te worden, en wat de status is m.b.t. eventueel achterstallig onderhoud. Op deze manier hebben de afdelingen ruim de tijd om het preventieve onderhoud in te plannen in overleg met de betrokkenen. Deze overzichten zijn tevens noodzakelijk om de PDCA-cyclus met betrekking tot het onderhoud te kunnen sluiten.
Om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van het beleid rond inventarisatie, identificatie, vrijgave en onderhoud van (medische) hulpmiddelen is het van belang om het beleid (herhaaldelijk) te communiceren met de betrokken partijen via informatiefolders, interne websites, klinische lessen, etc.
In MST is de planning van preventief onderhoud van medische apparatuur afgeleid van het APK-systeem. Toestellen mogen alleen onderhoud krijgen binnen een bereik van een vroegste aanvangsdatum en een uiterste datum. Na het verstrijken van de uiterste onderhoudsdatum mag apparatuur niet meer ingezet worden. Zo wordt de kans zo klein mogelijk gemaakt dat onvoldoende onderhouden apparatuur klinisch ingezet wordt. Anderzijds wordt voorkomen dat door het steeds (ruim) te vroeg verrichten van onderhoud het aantal onderhoudsbeurten over langere periode onnodig hoog is wat onnodige kosten met zich mee zou brengen.
Voor management en afdelingspecifieke apparatuurverantwoordelijken is in MST een dashboard ingericht waar op onder andere de globale planning van preventief onderhoud, de onderhoudsstatus en de reden van eventueel niet uitgevoerd onderhoud inzichtelijk is. Er kan onder andere gefilterd worden op afdeling, risicoklasse en leverancier en doorgeklikt worden tot de onderhoudsstatus op configuratie item niveau (zie Figuur 3).
In het LUMC is ervoor gekozen om, behalve de onderhoud status, ook het eigenaarschap en eventueel het beoogde gebruik en de softwareversie zichtbaar te maken op het hulpmiddel. Het beoogde gebruik is belangrijk om te tonen omdat alleen op deze manier geborgd kan worden dat bepaalde hulpmiddelen nooit ingezet zullen worden in de reguliere patiëntenzorg of buiten een specifieke afdeling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan hulpmiddelen die alleen geschikt zijn voor wetenschappelijk onderzoek, hulpmiddelen die alleen geschikt zijn voor trainingsdoeleinden of infuuspompen die vanwege hun instellingen alleen geschikt zijn voor neonatologie.
Tip 3: Bepaal hoe de communicatie rond onderhoud georganiseerd wordt
In de processen rondom vrijgave en onderhoud van (medische) hulpmiddelen is een heldere communicatie tussen de verschillende betrokken partijen essentieel. Omdat stickers vaak gebruikt wordt als communicatiemiddel wordt dit onderwerp expliciet besproken in deze derde tip. Deze stickers kunnen voorkomen dat defecte hulpmiddelen worden ingezet en helpen bij het markeren van vrijgegeven onderhouden hulpmiddelen. Hiermee wordt geborgd dat een hulpmiddel met een onderhoudsbehoefte, of na een onderhoudsbeurt niet ‘ zomaar’ in gebruik genomen wordt. In het MST en in het LUMC wordt de communicatie rondom onderhoud op vrijwel dezelfde wijze uitgevoerd. Een gebruiker/eigenaar neemt telefonisch contact op met de servicedesk. Tijdens dit gesprek wordt de melder gevraagd naar:
- een duidelijke omschrijving van de aard van de storing
- het identificatienummer van het betrokken hulpmiddel, te vinden op de inventarissticker
- de huidige locatie van het hulpmiddel
- indien het een draagbaar of mobiel hulpmiddel betreft: of hij/zij het hulpmiddel zelf naar de afdeling Medische Technologie brengt of dat hij/zij het wil laten ophalen door Intern Transport of MT
Een zo compleet mogelijke storingsmelding bespoedigt de afhandeling. Telefonische melding biedt het voordeel dat, indien noodzakelijk, direct doorgevraagd kan worden. De Servicedesk registreert de melding, geeft het meldnummer en stuurt voor de volledigheid de melder een mail met het meldingsnummer. Dit meldingsnummer wordt genoteerd op een op de afdeling aanwezige rode defect sticker aangevuld met de datum, de naam van de melder en het telefoonnummer waar de melder op te bereiken is. De melder plakt de sticker vervolgens op een goed zichtbare plek op het hulpmiddel. Dit helpt voorkomen dat defecte hulpmiddelen onbewust klinisch wordt gebruikt. Het defecte hulpmiddel wordt door de Medische Technologie in behandeling genomen waarbij de rode sticker op het hulpmiddel blijft totdat het is gerepareerd.
Na reparatie wordt het hulpmiddel door de Medische Technologie voorzien van een groene vrijgave sticker waarop de afdeling en locatie zijn vermeld. De vrijgave sticker herinnert de gebruiker, voor ingebruikname van het hulpmiddel en verwijdering van de sticker, de instellingen te controleren. Deze kunnen immers gewijzigd zijn. Daarnaast is, na het verhelpen van een defect, voor de afdeling in een “Retour brief” inzichtelijk wat het geconstateerde defect was en hoe dit verholpen is. Ook kan het vermoeden van een “gebruiksfout” op deze manier teruggekoppeld worden met als doel goed gebruik te stimuleren. Figuur 4 en 5 tonen voorbeelden van dergelijke stickers in het MST en LUMC.
Conclusie
Stickers zijn een belangrijk middel in een systeem voor beheer, kwaliteit en veiligheid van (medische) hulpmiddelen in ziekenhuizen. Het doel van dit artikel was om efficiënt gebruik van stickers in de processen rondom (medische) hulpmiddelen mogelijk te maken door tips en voorbeelden uit de dagelijkse praktijk in het Medisch Spectrum Twente (MST) en het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) te geven. Op welke manier de stickers in een ziekenhuis ook gebruikt worden, zorg ervoor dat ze duidelijk en simpel zijn te interpreteren voor de gebruiker. Wij hopen dat dit artikel anderen zal helpen bij het inrichten van processen rond identificatie, onderhoud en vrijgave van medische hulpmiddelen.
