We zijn allemaal op de hoogte van het zorginfarct waar we inmiddels in beland zijn, waarbij er oog is voor het personeelstekort in de zorg. Een van de oplossingen die wordt gezocht voor dit personeelstekort is de inzet en gebruik van medische technologie. Als medisch technici juichen we die ontwikkeling uiteraard van harte toe. Wat we echter niet uit het oog moeten verliezen, is dat ook deze medisch technici schaars zijn en de hierdoor gevraagde toename in ondersteuning van deze medische technologie dus ook een risico is. Daarbij meegerekend dat medische technologie tegenwoordig bijna allemaal gekoppeld is aan of voorzien is van ICT, neemt de beheervraag alleen maar toe.
Het fysieke medische apparaat is hierdoor namelijk niet vervangen, maar de uitbreiding van functionaliteit vraagt ook een uitbreiding in het beheer. Willen we dit met de beschikbare mensen uitvoeren, dan zullen we moeten kijken hoe we de huidige werkzaamheden anders kunnen gaan doen. Een van de mogelijkheden hierin is kijken of we wel de juiste dingen doen. Is het bijvoorbeeld wel nuttig om standaard een bepaald onderdeel preventief te vervangen, terwijl de technische staat nog steeds uitstekend is? Ook de motivatie van de technici om bezig te zijn met nuttige zaken is een relevante afweging hierin, want we willen ze wel graag blijven boeien voor dit mooie vak! Ook vanuit duurzaamheidsoogpunt is het niet verantwoord om onderdelen te vervangen als dat niet nodig is. Waarom doen we dit allemaal dan wel?
Wet- en regelgeving
Sinds de introductie van het convenant ‘veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis (in 2011) en de publicatie van de verordening medische hulpmiddelen (Regulation (EU) 2017/745 (EU MDR)) is de regelgeving rondom medische technologie toegenomen, wat een positief gevolg heeft gegeven aan de focus op kwaliteit van de zorg en aan de zichtbaarheid van onze rol als medisch technici. Daarentegen heeft het ook geleid tot een te grote mate van risicobeheersing. De fabrikanten willen zich juridisch indekken tegen aansprakelijkheid en gaan daarbij uit van de meest extreme situaties die voor kunnen komen, terwijl het gebruik van de producten in de Nederlandse ziekenhuizen niet onder deze extreme omstandigheden is. We zien ook dat fabrikanten schermen met juridische aspecten uit de MDR, terwijl hierin alleen staat dat het uitvoeren van onderhoud moet gebeuren met inachtneming van door de fabrikant vermelde inspectie- en onderhoudseisen en het convenant vraagt om een (eigen ziekenhuis) procedure voor het plannen en uitvoeren van onderhoud, mits deze procedure en de uitkomsten hiervan worden geëvalueerd.
In de praktijk zien we dat de fabrikanten in onderhoudscontracten en garantievoorwaarden eigen voorwaarden (onderhoudsfrequentie, opleiding van technici, gebruik van onderdelen) beschrijven, met het ondertekenen van die contracten accepteren wij die door de fabrikant opgelegde voorwaarden. Laten we niet vergeten dat, naast de rol die fabrikanten en leveranciers zien in het borgen van de patiëntveiligheid door het aanbieden van een onderhoudscontract of het vaststellen van de onderhoudsfrequentie ze ook een financieel belang hebben.
Vanuit bestuurlijk oogpunt willen ziekenhuizen geen risico nemen in het afwijken van de voorgeschreven onderhoudsfrequentie of onderhoudsprotocol, aangezien imagoschade op de loer ligt indien er een incident gebeurd en je het onderhoud anders hebt uitgevoerd. In onze ogen slaan we daarin te ver door en moeten we de regie meer bij de uitvoerenden neerleggen en de experts de keuze laten maken op basis van ervaring. Hierbij uiteraard ondersteund met richtlijnen en landelijke kennisdeling, maar hopelijk ook door de rest van de zorgketen zodat wordt bijgedragen aan een betaalbare en duurzamere zorg.
Stel de juiste vragen aan elkaar om een goede inhoud te bepalen. Daar waar we in aanbestedingstrajecten vragen dat de frequentie van het onderhoud anders zou moeten zijn dan voorgesteld en historisch gewend blijkt het preventief onderhoud (in Nederlandse ziekenhuizen) in feite minder vaak te kunnen. Laten we een beroep doen op ons gezamenlijke belang en voor eens en altijd duidelijk maken hoe het nu precies zit rondom risico gestuurd onderhoud, inclusief de juridische aansprakelijkheid en ieders verantwoordelijkheid is, mocht er toch iets mis gaan. Het zal moeten gaan om de inschatting van structurele reële risico’s en niet op potentiële incidentele risico’s door een samenloop van omstandigheden. Gelet op bovengenoemde redenen en daarnaast ook de totale kosten voor de zorg zou ik een lans willen breken om het anders te gaan doen. Het zal gewoon anders moeten!
Aanpak
De vraag is hoe het dan zou moeten gaan. Ik denk dat de gekozen methodiek niet relevant is, maar dat het gaat om een bewuste overweging en vastlegging daarvan. Ik ben van mening dat de experts samen voldoende kunnen beargumenteren op basis van ervaring, bij voorkeur zelfs ondersteund met data, hoe de invulling van het preventief onderhoud eruit zou moeten zien. De methodiek die is gekozen maakt naar mijn idee niet zoveel uit. Het gaat er om dat men met elkaar stilstaat bij de nut- en noodzaak van de handelingen die worden verricht en hoe vaak dit nodig zou zijn. Hierbij kan vanuit het ziekenhuis gekozen worden voor een bepaalde methodiek, wat de uitvoerbaarheid vergemakkelijkt. Bij voorkeur kiezen we voor een landelijk risicomodel om de gemaakte keuzes te onderbouwen en documenteren. Uiteindelijk is het namelijk wel prettig als we de gegevens met elkaar kunnen gaan vergelijken om samen een nog betere norm te gaan hanteren. Hier kan de WIBAZ-expertgroep mogelijk een rol in spelen. Bij het vaststellen van het risicomodel moeten we ook het doel van preventief onderhoud voor ogen blijven houden. Het doel van preventief onderhoud volgens het UMC Utrecht:
- Borgen van de veiligheid voor patiënt en gebruiker;
- Behouden van de functionaliteit van het apparaat (blijven voldoen aan specificaties);
- Verhogen van de klinische inzetbaarheid (onderhouden / repareren voordat defect ontstaat);
- Verlengen van de levensduur van het apparaat.
Vanuit deze uitgangspunten is er ook een verschil in hoe er op dit moment naar risicogestuurd onderhoud wordt gekeken. Het is goed om je bewust te zijn welk risico in de gekozen methodiek is ingeschat. Ik denk dat dit nu vaak is gericht op het verhogen van de beschikbaarheid, terwijl dat wellicht geen probleem is voor apparatuur die in groten getale aanwezig is op een afdeling. Per apparatuurgroep kan dus zelfs een verschil zijn in afwegingen, gerelateerd aan de beschikbaarheid. Als er maar één exemplaar beschikbaar is, zal het uitvallen van dit apparaat meer risico’s met zich meebrengen en een preventieve controle op de technische staat dus meer toevoegen. De functie van het apparaat is uiteraard ook relevant, als er een controle nodig is op het functioneren binnen de specificaties. Maar ook hier zit ruimte als we zien dat er eigenlijk nooit afwijkingen zijn, kunnen we wellicht meer zoeken naar de grens.
Lokaal binnen de ziekenhuizen zijn er momenteel diverse initiatieven om risicogestuurd onderhoud vorm te geven. Vanuit de WIBAZ is er een kennisgroep opgericht om te onderzoeken of we dit bij elkaar kunnen brengen, zodat niet iedereen het wiel hoeft uit te vinden. Ook geloof ik in de meerwaarde van het delen van kennis om van elkaar te leren. Dit wordt bijvoorbeeld via het DICA-platform ook in de zorg gedaan. DICA maakt de kwaliteit van zorg inzichtelijk met vergelijkingen en analyses in samenwerking met dokters, patiënten en zorgverzekeraars. Zij gaan op basis van data kijken waar iets opvallends te zien is en bespreken samen wat er anders wordt gedaan indien het afwijkt. Zo kan men van elkaar leren en gezamenlijk afwegingen maken voor best practice afspraken. Waarom zouden we onze onderhoudsdata niet ook op die manier als ziekenhuizen onderling met elkaar delen en bespreken wat afwijkend is? Om dat te kunnen gaan doen, zullen we moeten kijken naar hoe de data nu wordt vastgelegd en hoe we die met elkaar kunnen vergelijken. Hierbij moeten we zeker opletten dat we de juiste data met elkaar gaan vergelijken. Hierbij zal het helpen als we klein beginnen, door bijvoorbeeld een specifiek apparaatgroep uit te lichten en deze eens bij de horens te vatten.
Implementeren risicogestuurd onderhoud
Voor het aanpassen van de onderhoudsfrequentie zullen er ook organisatorische aanpassingen nodig zijn. In het UMC Utrecht hebben we van oudsher standaard een onderhoudsfrequentie van 6, 12 of 24 maanden, mede doordat dit voor de planning het meest overzichtelijk is. In de praktijk zal dit een andere benadering van de geplande werkzaamheden vragen en wellicht ook van het eigenaarschap van de medische hulpmiddelen.
Voor standaard generieke hulpmiddelen, welke uitwisselbaar zijn over meerdere afdelingen, hebben we nu gekozen om het eigenaarschap centraal te beleggen en er een service omheen aan te bieden. Vanuit deze service zorgen we er onder andere voor dat het medische hulpmiddel tijdig uit gebruik wordt genomen voor preventief onderhoud. Hierbij zien we in de cijfers terug dat dit het beste gaat bij de medische hulpmiddelen die voorzien zijn van een track & trace sensor. Hierdoor weten we op welke locatie het is en kan er voorkomen worden dat het wordt ingezet terwijl het preventief onderhoud nodig heeft. Doordat we het onderhoud op deze manier niet meer hoeven te plannen per afdeling, maar daadwerkelijk op individueel apparaat, kan dit apparaat ook makkelijker met een andere onderhoudsfrequentie worden ingepland.
Voor infuuspompen hebben we de vastgelegde onderhoudsdata (zowel preventief als correctief onderhoud) geanalyseerd, waarbij in de uitvoering bleek dat we de pompen niet voor preventief onderhoud zagen na de geplande 24 maanden, maar gemiddeld na 21 maanden. Als een infuuspomp correctief onderhoud nodig heeft wordt hetzelfde protocol doorlopen als bij preventief onderhoud. Toch lieten we de infuuspomp alsnog komen om alles weer te controleren volgens de originele planning. Dit kon zijn dat bijvoorbeeld na zes maanden na het correctief onderhoud alles bij het preventief onderhoud weer werd gecontroleerd. Door dit anders in te richten en de ’teller’ voor de preventieve controle opnieuw te starten als de infuuspomp voor correctief onderhoud is geweest zijn de eerste besparingen gerealiseerd. Bij dergelijke wijzigingen hebben we gemerkt dat de eerste reactie van de expert juist kan zijn dat een verandering in inhoudelijke controle of frequentie niet kan, omdat men altijd gewend is om het zo te doen. Onderbouwing met behulp van data, evenals het blijven stellen van de juiste vragen over waarom we de dingen doen en wat het bijdraagt aan de patiëntveiligheid of continuïteit van de zorg, maakt dat we hier beter over nadenken. Ook heb ik er hierdoor vertrouwen in dat we vanuit onze expertise die keuze ook kunnen maken.
Wat het in de uitvoering wel makkelijker zou maken, is als er bestuurlijke steun komt en ook de fabrikanten een handreiking doen om mee te denken in het oplossen van dit (maatschappelijk) probleem. Laten we gezamenlijk de toename van kosten in de zorg remmen, duurzaamheid verbeteren en medisch technici langdurig binden aan ons mooie vak zonder dat de patiëntveiligheid en de continuïteit van zorg daaronder leiden.
Heb je een vraag naar aanleiding van dit artikel? Dan kan je contact opnemen via E.Nieuwenhuis-2@umcutrecht.nl
Heb je ideeën hoe we dit gezamenlijk zouden kunnen oppakken of wil je bijdragen aan dit onderwerp? Dan kan je een mail sturen naar: info@wibaz.nl
Binnen WIBAZ-verband is rond het onderwerp risicogestuurd onderhoud een kennisgroep gevormd. In de kennisgroep is ieder UMC vertegenwoordigd door een of twee medewerkers vanuit de afdeling medische technologie. Doel van de kennisgroep is om elkaar snel te kunnen vinden rond het onderwerp, kennis te delen en indien dit uit de contacten met elkaar volgt, het onderwerp of een bepaald aspect daarin concreet aan te pakken en uit te werken in een publicatie in de vorm van een best practice, handreiking of advies.
