In een reeks artikelen besteden we vanuit de VZI aandacht aan alle facetten die aan de orde komen bij adequaat beheer van medische technologie. Dit is het eerste artikel, dat in twee op elkaar volgende delen gepubliceerd zal worden. Het doel van de reeks artikelen is om te komen tot een leidraad ‘instandhouding medische apparatuur’. We kijken daarom zo breed mogelijk naar alle aspecten die horen bij het in stand houden van medische apparatuur. We horen heel graag hoe jullie zelf in het eigen ziekenhuis te werk gaan en nodigen dan ook iedereen uit om dit met ons te delen.
Bij onderhoud van medische apparatuur onderscheiden we preventief, correctief en voorspellend onderhoud (predictive). Dit eerste inleidende artikel van de reeks focust op preventief onderhoud van medische apparatuur.
Het uitgangspunt bij beheer en onderhoud is dat de zorgprofessional erop moet kunnen vertrouwen dat medische technologie (apparatuur) veilig is en functioneel inzetbaar. Onderhoud moet daarom zorgvuldig, op tijd en zonder veel hinder uitgevoerd worden. De zorg mag nooit worden belast met medische technologie die over de uiterste onderhoudsdatum is of niet veilig inzetbaar is. Het moet hierbij voor iedereen eenvoudig te zien zijn of apparatuur wel of niet inzetbaar is in het zorgproces.
Een definitie van beheer is als volgt:
‘Het treffen van maatregelen en het uitvoeren van werkzaamheden die het apparaat aan het gestelde doel doet blijven beantwoorden (intended purpose).’
Deze definitie is in de context van de gezondheidzorg met de focus op medische apparatuur het beste samen te vatten als ‘instandhouding’.
Inzoomend op het instandhoudingsproces, zien we tal van activiteiten die gedurende de levensfase van een medisch apparaat een of meerdere keren uitgevoerd worden.
Het onderhouden van apparatuur is een veelvoorkomende activiteit in het instandhoudingsproces. Een definitie van onderhoud is de volgende:
‘Het geheel van activiteiten die bedoeld zijn om apparatuur in functionele staat te houden of te brengen en om de beoogde gebruiksduur zeker te stellen.’
Veilige toepassing van medische technologie is benoemd in de Wet Kwaliteit, klachten en geschillen in de zorg (Wkkgz), waar onderhoud deel van uitmaakt. Onderhoud staat ook beschreven in het Convenant Veilige Toepassing Medische Technologie (CMT). Het CMT geeft concreet inhoud aan de wet door te stellen dat het ziekenhuis procedures heeft voor beheer en onderhoud.
Verantwoordelijk voor het onderhoud in ziekenhuizen is de raad van bestuur. Dit is eveneens bepaald in het CMT. Ieder ziekenhuis is verplicht het functioneel en technisch beheer en het eigenaarschap in de organisatie te beleggen, zodat de verantwoordelijkheden en rollen in het onderhouds- of instandhoudingsproces voor iedereen duidelijk zijn. In de regel ligt voor het technisch beheer van medische apparatuur de verantwoordelijkheid in het ziekenhuis bij de afdeling Medische technologie.
Preventief onderhoud
Binnen de ziekenhuizen is de afdeling Medische technologie op twee manieren te positioneren.
- De afdeling is service gedreven, doet vooral correctief onderhoud en assisteert bij projecten. De capaciteit die overblijft is voor preventief onderhoud en als dat niet past wordt er (ad hoc) uitbesteed.
- De afdeling is een ‘productiemachine’ voor periodiek onderhoud. Er wordt alleen uitbesteed als het niet met eigen middelen kan. Correctief onderhoud wordt geborgd via consignatie. Dit is een dienst voor het oplossen van storingen om apparatuur operationeel te houden. De capaciteit die overblijft wordt besteed aan projecten. In een volgend artikel gaan we nader in op correctief onderhoud.
Hoe de afdeling ook ingericht is, er is sowieso een model nodig dat het periodiek preventief onderhoud borgt.
Twee modellen voor preventief onderhoud
De definitie van periodiek preventief onderhoud is: ‘onderhoud dat routinematig wordt uitgevoerd om kans op uitval van apparatuur te verlagen’. In het ideale geval bereik je hiermee het volgende onderhoudsmoment zonder tussentijdse storingen.
De technisch beheerder, aangewezen door de eindverantwoordelijke bestuurder, legt de keuzes vast op basis van een risicoanalyse. We onderscheiden, op basis van een inventarisatie bij de VZI-leden, de volgende twee modellen en werkwijzen voor preventief onderhoud: just in time en in time.
Just in time
In dit model wordt het onderhoud per definitie uitgevoerd voor de datum waarop de uiterste gebruiksdatum (onderhoudsdatum) verstrijkt. Het onderhoud wordt strak en nauwgezet gepland, met als streven het onderhoud uit te voeren op dezelfde datum als het vorige onderhoud werd uitgevoerd.
Dit model leent zich met name voor het statisch plannen van onderhoud. Statisch plannen houdt in dat er na het verstrijken van een bepaalde tijd, bijvoorbeeld twaalf maanden na het vorige onderhoud, wederom onderhoud uitgevoerd wordt. Als de uiterste onderhoudsdatum op 1 april 2023 is gesteld, dan is het eerstvolgende onderhoud dus op 1 april 2024 (Figuur 1).
Het statisch plannen van onderhoud is een voor de hand liggende keuze als het onderhoud aan externe partijen is uitbesteed. Zo voorkom je dat het onderhoud jaarlijks op kan schuiven.
Bij de dynamische planning, die ook in het just in time-model past, kan het onderhoud wel jaarlijks opschuiven. In deze planning wordt het eerstvolgende onderhoud 12 maanden later dan op de daadwerkelijk uitgevoerde datum gepland. Stel dat het op 1 april 2023 geplande onderhoud wordt uitgevoerd op 15 mei 2023, dan wordt het onderhoud in 2024 gepland op uiterlijk 15 mei. Andersom geldt dat als het toestel een maand eerder onderhouden wordt, dus op 15 maart in plaats van 1 april, de eerstvolgende onderhoudsdatum 15 maart 2024 wordt.
Als het onderhoud na de plandatum plaatsvindt, is er sprake van overschrijding. Dit bespreken we verderop bij de plandatum en knipdatum (Figuur 2).
Het nadeel van dynamisch onderhoud is dat de uitvoerende afdeling planning-technisch in de problemen kan komen. Bijvoorbeeld tijdens vakantieperiodes, doordat de workload pas relatief kort van tevoren bekend is of de onderhoudsplanning van apparatuur die in batches wordt onderhouden uit elkaar loopt.
In time
Bij dit model hoort het vroegtijdig inplannen van het onderhoud ruim voor de onderhoudsdatum overschreden wordt. Bij een plandatum van bijvoorbeeld 15 april wordt het onderhoud (ruim) voor deze datum ingepland en uitgevoerd (Figuur 3).
Een veelgebruikte cyclus voor het plannen en genereren van werkopdrachten (jobs) is drie maanden. Dit kan betekenen dat het op 31 maart geplande onderhoud al uitgevoerd kan zijn op 15 januari. Het is hierdoor mogelijk dat de frequentie van het onderhoud ingekort wordt met wel 25 procent, dus van 12 naar 9 maanden. Bij statisch plannen is het mogelijk dat de onderhoudsfrequentie verlengd wordt tot 125 procent, ofwel van een interval van 12 maanden naar een interval van 15 maanden tussen de onderhoudsbeurten.
De onderhoudsmodellen maken onderscheid tussen complex en minder complex werk, ofwel hoog en laag risico. Deze indeling kan ook gebruikt worden om het onderhoudsregime en daarmee de planning zwaar of minder zwaar op te zetten. Hier hoort echter wel een risicoafweging bij.
In time leent zich in het bijzonder voor zogenaamd bulkonderhoud van minder complexe of laagrisicoapparatuur. Bulkonderhoud wordt ondersteund door het facility managementinformatiesysteem (bijvoorbeeld Ultimo). Het in time-model is geschikt voor het onderhoud van de bulk, ofwel een grote groep dezelfde toestellen. Wat ook goed in het in time-model past, is het zogenaamde afdelingsgerichte onderhoud. Bij afdelingsgericht onderhoud wordt zoveel mogelijk apparatuur op een afdeling gelijktijdig onderhouden.
Zowel bulk- als afdelingsgericht onderhoud gaan uit van het onderhouden van een grote groep apparatuur in een vastgestelde, vaak relatief korte periode, waarbij het de bedoeling is alle apparatuur te vinden en te onderhouden. In de regel betreft dit zogenaamde laag complexe of laagrisicoapparatuur waar veel van aanwezig is op een afdeling en die relatief eenvoudig op locatie te onderhouden is.
Bij laagrisicoapparatuur, die zich prima in bulk laat onderhouden, is een afdelingsgerichte aanpak te prefereren. De gedachte hierbij is dat er een moment gekozen wordt om op een afdeling alle laagrisicoapparatuur, die in de regel op locatie kan worden onderhouden, op te zoeken en te onderhouden. Denk aan wandbloeddrukmeters en weegschalen. Als dit goed gepland wordt, is deze aanpak van toegevoegde waarde voor de zorg. Zij weten zo immers exact in welke week van het jaar de onderhoudsploeg over de afdeling trekt.
Bij de andere optie, apparatuurgerichtonderhoud, plant men bijvoorbeeld in een vaste periode de weegschalen in. Het ziekenhuis wordt in enkele dagen doorlopen en alle weegapparatuur wordt onderhouden. Deze aanpak is vooral voordelig voor de onderhoudsafdeling, omdat de planning veel eenvoudiger is en het werk door de effectieve aanpak ongetwijfeld veel efficiënter is, dan het stuk voor stuk onderhouden van deze apparatuur.
Figuur 1. Plandatum = Knipdatum
Tot slot
In een volgend artikel op de website lees je het tweede deel van het artikel over periodiek onderhoud.
We willen als werkgroep graag de verschillende aspecten belichten die komen kijken bij het in standhouden van de medische apparatuur. Op die manier hopen we tot een handreiking te komen voor medisch technici en leidinggevenden.
De artikelen zijn vooral bedoeld als startpunt en als discussiestuk. We pretenderen niet volledig of dekkend te zijn en we nodigen dan ook iedereen van harte uit om op de artikelen te reageren. Zien we iets over het hoofd? Kan het ook anders? We horen het graag. In de volgende artikelen vullen we onze kennis aan of diepen we die zo nodig verder uit.
Vind je het leuk om structureel mee te denken en aan de werkgroep deel te nemen? Dat kan ook. Reageren kan via een email aan: pols@spaarnegasthuis.nl of een van de werkgroepleden (zie onderstaande lijst).
Werkgroepleden
- Jan Nooitgedacht
- Ericson Sint Jacoba
- Loek Zwarekant
- Peter Visser
- Stefan Beek
- René Drost
- Ruud Pols (r.pols@vzi.nl)
- Henk Imming (h.imming@vzi.nl)
