Steeds meer ziekenhuizen brengen hun beeldvormende apparatuur onder in een zogenaamd MES contract of overwegen om dat te doen. MES staat voor Managed Equipment Services. Dergelijke contracten worden aangeboden door onder andere Philips en Siemens. In het algemeen hebben MES contracten een lange looptijd waarbij de apparatuur niet meer eigendom is van het ziekenhuis maar wordt geleased bij de leverancier of een leasemaatschappij. Een MES contract omvat daarnaast afspraken over vervanging en uitbreiding van onder meer apparatuur, service en onderhoud, opleiding en training, updates en upgrades en vaak ook afspraken over innovatie, proces- en workflow optimalisatie. MES contracten komen in meerdere varianten voor.
Het UMC Groningen heeft sinds september 2014 voor een periode van vijftien jaar een MES contract afgesloten met Siemens. Hoe ziet dat contract er op hoofdlijnen uit? Welke veranderingen bracht het met zich mee voor het UMCG, de gebruikers en de eigen technici? Welke ervaringen zijn hiermee opgedaan in de praktijk? Vragen die aan de orde komen in een interview met Marcel Löhr, manager techniek van het MIC (Medical Imaging Center) van het UMCG. Het MIC omvat de afdelingen Radiologie, Nucleaire Geneeskunde & Moleculaire Beeldvorming. Ten tijde van het afsluiten van het MES contract was Marcel teamleider van het team beeldvormende apparatuur van de afdeling Medische Technologie, belast met het technische beheer en onderhoud van alle beeldvormende apparatuur van het UMCG. Hij heeft van zeer nabij de implicaties van de invoering van het contract meegemaakt.
Wat was de aanleiding voor het UMCG om een MES contact af te sluiten?
In 2014 zijn het UMCG en Siemens een samenwerking aangegaan onder de naam PUSH (Partnership of UMCG-Siemens for building the Future of Health). Deze samenwerking is destijds aangegaan om schaalvoordelen te halen uit een lange termijn contract met één leverancier met als (vierledig) doel:
- Financiële grip in de vorm van een vaste kostprijs per jaar voor beeldvormende apparatuur;
- Beschikking over state of the art beeldvormende apparatuur;
- Flexibiliteit in keuzes (clinical freedom of choice);
- Het gezamenlijk uitvoeren en managen van wetenschappelijk onderzoek.
Wat zijn de hoofdbestanddelen van het Siemens MES contract?
Het partnerschap tussen Siemens en het UMCG is vastgelegd in het Academic Performance Contract (APC). Onder het APC vallen het Master Research Agreement (MRA) en het MES contract (Managed Equipment Services).
Het MRA is gericht op het initiëren en uitvoeren van gezamenlijk wetenschappelijk onderzoek;
Het MES is gericht op de aanschaf, vervanging, levering, installatie, onderhoud en beheer van beeldvormende apparatuur. Met andere woorden: gericht op het managen van de beeldvormende infrastructuur ten behoeve van het onderzoek en de klinische activiteiten in het UMCG.
Welke apparatuur/ systemen vallen nu onder het MES contract?
De totale omvang bestaat uit zo’n zeventig systemen op de afdelingen Radiologie, Nucleaire geneeskunde & Moleculaire Beeldvorming, Hartcatheterisatie, Vaatlab, Radiotherapie, Neurochirurgie, Endoscopie en Urologie. Het gaat hierbij om CT- en MRI-scanners, Bucky-systemen, angio-/cardiosystemen, doorlichtsystemen, PET-CT- en SPECT-CT-scanners, ultrasound systemen en contrast injectoren. Al deze systemen zijn opgenomen in een zogenaamde ‘roadmap’. Dit is een meerjaren vervangingsoverzicht van de apparatuur. Verder zijn er per systeem afspraken vastgelegd over onder andere de servicewindow en servicelevels. In beginsel zijn alle kosten voor service en onderhoud van de systemen afgedekt met het MES contract.
Hoe was service en onderhoud aan beeldvormende apparatuur voorheen geregeld?
Het team beeldvormende apparatuur van de afdeling Medische Technologie was voorheen verantwoordelijk voor service en onderhoud van alle beeldvormende apparatuur in het UMCG. Het team bestond destijds uit zes ervaren technici, inclusief teamleider, met veel kennis van en ervaring met verschillende beeldvormende systemen zoals CT, MRI, Angio/ Cardio, Bucky, (mobiele) doorlicht en PET-CT en SPECT-CT systemen. Met de verschillende afdelingen was het service niveau per systeem (maatwerk) vastgelegd in een Dienstverleningsovereenkomst (DVO/ SLA). Een deel van de apparatuur werd volledig door eigen technici onderhouden met daarnaast 2e- en 3e-lijns samenwerking met leveranciers, voor met name CT, MRI, Angio/ Cardio apparatuur en mobiele röntgensystemen. De eigen technici waren voor deze apparatuur ook op 2e-lijns niveau getraind door de leveranciers.
Welke veranderingen bracht het MES contract met zich mee voor het UMCG, de gebruikers en de eigen technici?
De veranderingen bij het afsluiten van het MES-contract waren voor het team beeldvormende apparatuur van de afdeling Medische Technologie aanzienlijk en heeft geleid tot het vertrek van een aantal medewerkers. Daarnaast is de afdeling Medische Technologie pas in de laatste fase voor het afsluiten van het MES-contract betrokken geweest bij het inzichtelijk maken van verschillende gegevens en het geven van advies omtrent de inrichting van de service binnen het MES-contract. Aangezien service en onderhoud beeldvormende apparatuur onderdeel uitmaakt van het MES-contract, zijn door Medische Technologie en Siemens afspraken gemaakt over de invulling van de service:
- Het UMCG betaalt een jaarlijkse vaste fee;
- Voor de vervanging van apparatuur binnen de vooraf vastgestelde roadmap hoeft geen aanbesteding plaats te vinden;
- Er is een jaarlijks budget beschikbaar voor training van gebruikers van apparatuur;
- Momenteel zijn er twee technici van Siemens on-site aanwezig voor coördinatie en uitvoeren van periodiek en correctief onderhoud. Deze technici waren voorheen werkzaam bij het team beeldvormende apparatuur van het UMCG;
- Eén technicus van de afdeling Medische Technologie is tegen vergoeding ‘ingebonden’ in het MES contract voor het uitvoeren van 1e- en 2e-lijns onderhoud.
Hoe tevreden zijn het management en de gebruikers van de apparatuur over de uitvoering van het MES contract?
De gebruikers en het management zijn tevreden over de inzet en snelle responstijd van de on-site Siemens technici. Dit was echter ook het geval in de periode voor het aangaan van het MES contract. Vervanging van apparatuur is voor gebruikers minder omslachtig (er is geen aanbesteding nodig voor vervangingen binnen de roadmap). Intern is er aardig wat discussie geweest over het gebrek aan financiële transparantie en het ontbreken van kennis van de inhoud van het MES-contract bij de verschillende afdelingen.
In het MES contract is een uptime van 98% opgenomen met een malusregeling als dit percentage niet wordt gehaald, echter over het totaal van alle systemen. Gemiddeld wordt de 98% uptime ruimschoots gehaald maar het komt soms toch voor dat systemen onder de 98% uitkomen.
Heeft het UMCG ook beeldvormende apparatuur van andere fabrikanten dan Siemens?
Ja, onder andere van Philips, Canon, Fuji Medical en Tromp Medical.
Hoe is het beheer en onderhoud van deze apparatuur geregeld?
Beheer en onderhoud wordt uitgevoerd door de verschillende leveranciers in samenwerking met technici van de afdeling Medische Technologie. Alle 1e-lijns werkzaamheden worden uitgevoerd door de technici van Medische Technologie en bij de Canon apparatuur participeren zij ook deels in 2e-lijns en preventief onderhoud.
Hoe is de borging geregeld van de beeldkwaliteit, stralingsveiligheid en algemene veiligheid?
Borging van de beeldkwaliteit van de apparatuur ligt bij de verschillende afdelingen zelf, zoals fysici, systeemspecialisten, lokaal stralingsdeskundigen en keyusers. Technische veiligheid maakt onderdeel uit van de onderhoudsafspraken.
Over circa vijf jaar staat het UMCG voor de keuze voor het al of niet verlengen van het huidige contract. Wat zou jij het UMCG hierbij in overweging willen geven of adviseren?
Twee zaken:
- Grondige tussen- en eind-evaluatie met alle stakeholders, inclusief de afdelingen Inkoop en Finance;
- Tijdige oriëntatie op de volgende fase. Wat zijn de behoeften en mogelijkheden?
