Het vakgebied van de medisch technicus zie je in de tijd verschuiven van ‘reactief’, vooral reageren op prikkels zoals het oplossen van storingen, naar meer ‘proactief en planmatig’, door het vastleggen van alle beheerbehoefte van medische apparatuur. Een andere trend is de verschuiving van ‘reparateur’ naar ‘adviseur’, ‘apparatuurbeheerder/- manager’ en ‘project-lid/ -leider’. Zo’n 40 jaar geleden was het zo dat alle capaciteit van de instrumentele dienst ging naar het oplossen van storingen en het ondersteunen bij gebruikersproblemen. Correctieve acties werden incidenteel uitgevoerd op basis van verstoringen, maar niet als uitgangspunt van een gepland onderhoudsmoment.
Ver voordat er een OMS bestond werd er nog een kaartenbakje gehanteerd. Elk apparaat had een eigen kaartje waarop alle gegevens stonden. Je nam het eerste kaartje uit het bakje en nadat het betreffende apparaat gecontroleerd was, werd het kaartje als achterste weer in het bakje geplaatst. Voor het eind van het jaar waren dan alle apparaten geïnspecteerd. Wellicht toen een werkend systeem, maar in de huidige tijd van steeds strenger wordende wet- en regelgeving geen hanteerbaar systeem.
Inmiddels zijn wij ons gaan focussen op het beheer per apparaat. Doordat we bij de aanschaf van apparatuur de beheerlast vanuit de technische manual, of in overleg met de fabrikant in kaart brengen, weten we exact van alle apparatuur wat de beheerbehoefte is.
Hieruit volgt een enorme hoeveelheid onderhoudswerk. De uitvoering hiervan is een taak voor de afdeling medische technologie. Het is echter vrijwel onmogelijk dit onderhoud volledig volgens plan uit te voeren. De beschikbaarheid en het lokaliseren van het apparaat is een beperkende factor.
Dé manier om dit probleem goed aan te pakken is het organiseren van meer handen en vooral ogen bij het planmatig beheer. Wij hebben daarom de afgelopen 10 jaar ingezet op het bespreekbaar maken van de gedeelde verantwoordelijkheid in het beheer en (tijdig) onderhoud van medische hulpmiddelen.
We hebben om te beginnen de eerste stap van het apparatuur beheer bij de afdelingen zelf belegd. Alle afdelingen hebben daarvoor een eigen beheerder aangesteld die verantwoordelijk is voor het apparatuur beheer op hun afdeling en fungeert als aanspreekpunt voor de afdeling medische technologie. Deze functionarissen werd inzicht gegeven in het apparatuur bestand en ze kregen direct toegang tot het OMS en het gebruik hiervan.
Het OMS bleek echter onvoldoende geschikt om de data voor de gebruikers gemakkelijk inzichtelijk te maken. Daarom sturen wij als afdeling medische technologie maandelijks onderhoudsoverzichten, waaruit direct blijkt welke apparaten de komende maand onderhoud nodig hebben en welke achterstallig zijn. Bij deze rapportage vragen wij meteen om de apparatuur vrij te plannen en voor onderhoud aan te bieden. Als dit niet lukt dan komen ze op de lijst met (nog) niet onderhouden apparatuur terecht.
Ondanks deze samenwerking bleef het een uitdaging om alle apparatuur in beeld te krijgen, en de lijsten met nog niet onderhouden apparatuur te laten slinken. Er bleken namelijk meerdere redenen waardoor apparatuur in het (grote) AMC uit het zicht kan raken.
Buiten het niet vrij kunnen plannen en het beschikbaar hebben van externe onderhoudsbedrijven zijn dit de volgende redenen:
- Kleine hulpmiddelen verdwijnen in de prullenbak als ze niet meer functioneren en grote apparaten worden afgevoerd door de transportdienst. Als deze apparaten niet administratief worden afgevoerd, vervuilt de database in het OMS.
- Apparatuur die zich, gekoppeld aan een patiënt, door het ziekenhuis verplaatst, is niet meer traceerbaar.
- Apparatuur die met de patiënt bij een overplaatsing buiten het ziekenhuis verdwijnt.
- Niet geregistreerde apparatuur verhuizingen of tijdelijk uitgeleende apparatuur aan andere afdelingen raakt buiten beeld.
- Kleine apparaten die zich in een kast, bureaula of jaszak van de dokter bevinden.
Door de bovenstaande punten aan te pakken heeft de afdeling medische technologie vanaf 2013 gewerkt aan het verbeteren van stamdata in de apparatuur database. Dit deden wij bijvoorbeeld door te zorgen dat alle informatie eenvoudig inzichtelijk was bij een apparaat. Hierdoor werd het voor iedereen duidelijk wat de status van het apparaat was. Wanneer bleek dat deze gegevens niet klopten, dan werd dat direct aangepast en zo werd het totale apparatuur bestand steeds beter.
De applicaties voor het ontsluiten van de apparatuur gegevens bij het apparaat zijn in eigen beheer ontwikkeld. Hiermee controleren de apparatuur beheerders periodiek, maar ten minste éénmaal per jaar de aanwezige apparatuur op hun afdeling. Mutaties worden doorgegeven aan de medische technologie die dan de registratie in het OMS verzorgt.
Met dit systeem hebben we de beheersbaarheid van de apparatuur op een hoog niveau gekregen. Wij beheren ongeveer 35.000 apparaten, waarvan de hoog risico-apparatuur 100% tijdig onderhouden is. Naarmate de risicoklasse van de apparatuur lager is, halen wij geen 100% omdat laag risico-apparatuur als laatste wordt onderhouden, maar over het geheel scoren wij 95%! Dat is inclusief laboratorium en desinfectie-apparatuur.
Op naar de 100% apparatuur borging:
In de operatiekamers en de afdeling anesthesiologie wil men voor álle apparatuur 100% tijdig onderhoud hebben. Gedreven door in- en externe audits die aanbevelen dat alle apparatuur die gebruikt wordt, 100% compliant moet zijn aan de geldende wet- en regelgeving. Zo voldoen wij aan het convenant veilige toepassing medische technologie. Het management van de operatiekamers inclusief een paar medisch specialisten hebben ons als medische technologie gevraagd om mee te denken om het onderhoud van apparatuur nog beter onder controle te krijgen.
Binnen de operatiekamer zijn chirurg en anesthesioloog eindverantwoordelijk voor de gebruikte apparatuur tijdens een operatie. Dit betekent dat zij voorafgaand aan een operatie vast moeten stellen of alle gebruikte apparatuur technisch vrijgegeven is, dus voorzien is van een geldige onderhoudssticker. In de praktijk bleek dat als een chirurg deze taak uitvoerde, hij op zijn knieën door de OK moest kruipen, omdat de onderhoudsstickers op de apparatuur niet direct zichtbaar waren.
Onze klinisch automatiseringstechnici hebben als oplossing voor dit probleem een Scantool applicatie ontwikkeld waarmee actuele onderhoudsgegevens uit het OMS in beeld weergegeven wordt, na het scannen van een apparaat. Een groene regel betekent dat het apparaat in orde is. Oranje houdt in dat er in de huidige maand nog onderhoud nodig is. Een rode scan geeft aan dat hij te laat is voor onderhoud of staat geregistreerd als vermist.
Om snel te kunnen scannen, werd alle apparatuur voorzien van een sticker met een 2D matrixcode. Deze stickers zijn maar een halve vierkante centimeter groot en kunnen zelfs op de allerkleinste apparaten aan de voorkant geplaatst worden. Met de scantool en de stickertjes werd het mogelijk om een hele OK binnen enkele minuten te scannen en vrij te geven.
In de praktijk scannen de operatieassistenten nu maandelijks tijdens hun avonddienst het hele operatiecentrum en melden welke apparaten onderhoud nodig hebben.
Enkele jaren ervaring met dit systeem laat een significante verbetering van het beheer zien. De cijfers worden maandelijks doorgenomen met het OK-management en de lijstjes met niet aangetroffen apparatuur worden steeds korter.
Door de scantool op meerdere plaatsen in het ziekenhuis te gebruiken, zoals bij voorbeeld bij het fysieke afvoer station van apparatuur, konden we de gegevens in OMS nog beter krijgen. Een apparaat dat daar gescand wordt, krijgt automatisch de status ‘afgevoerd’. Zo houden wij de database schoon.
Realtime volgen van apparatuur
Door alle omschreven beheersmaatregelen is er een zeer grote stap gezet in het genereren van locatiedata. Toch was er nog ruimte voor verbetering. De afdeling anesthesiologie had behoefte aan het realtime volgen van apparatuur. De redenen hiervoor zijn:
- De scan interval van een maand is te ruim voor hulpmiddelen die gemakkelijk dagelijks worden verplaatst, denk aan infuuspompen die met de patiënten mee verplaatsen.
- Het scannen vergt manuele inspanning, capaciteit die elders beter benut kan worden.
- Niet iedereen scant met hetzelfde resultaat. Apparaten kunnen worden gemist.
- Het in noodsituaties direct kunnen lokaliseren van apparatuur. Denk hierbij aan apparaten waarvan er minder zijn dan operatiekamers zoals echografiemachines e.d.. Men wil vanaf iedere PC direct kunnen zien waar deze staan.
Om de 3600 apparaten verspreid over het hele operatiecentrum realtime te kunnen volgen heeft de afdeling medische technologie een marktconsultatie uitgevoerd. Al snel bleek dat een traceersysteem zeer prijzig zou worden. Bedragen voor een dergelijk systeem varieerden tussen de €550.000 tot ruim 1 miljoen aan exploitatiekosten voor de eerste vijf jaar. En dat alleen voor het operatiecentrum, laat staan wat dit zou kosten om het AMC-breed uit te voeren. De geraamde kosten bestonden uit de antenne infrastructuur, de zenders op de apparatuur en de softwarelicentiekosten voor het aantal te volgen apparaten.
Een dergelijk budget was niet beschikbaar, dus is gezocht naar een betaalbaar alternatief gebaseerd op de ontwikkelde scantool software, in combinatie met een WiFi-oplossing waarvan de antennes immers al aanwezig waren. Helaas bleek dat het toenmalige WiFi-netwerk niet geschikt was voor locatiebepaling, omdat de onderlinge opstelling van de accespoints niet zó gepositioneerd waren, dat triangulatie mogelijk was. Het gebruik van WiFi vraagt daarnaast actieve zenders op de apparatuur, waarbij de batterijen van de zenders frequent vervangen moeten worden.
In onze zoektocht naar een oplossing constateerden wij dat er veel Bluetooth antennes op het operatiecentrum aanwezig waren bij de beeldschermen die het logistieke operatieproces ondersteunen. Deze zogenaamde ‘all-in one PC’s’ hangen bij elke toegangsdeur naar een OK en hebben een ingebouwde Bluetooth antenne. De BT-antennes vormen onderling een driehoek waardoor locatie triangulatie perfect mogelijk was. Door gebruik te maken van deze antennes werd er al een dekking van 90% bereikt.
In de overige ruimtes werden antenne locaties gecreëerd door PC’s te voorzien van een Bluetooth dongel van € 20,-. Wel belangrijk is dat deze PC’s 24 uur aan moeten staan.
Wanneer er geen PC voorhanden was plaatsten wij een mini PC met ingebouwde bluetooth antenne. De kosten van deze ontvangers bedragen nog geen €200,-.
De Bluetooth Low Energie zenders (BLE zender) op de apparatuur werken zeer lang op een batterij. Het door ons gekozen model heeft zelfs een levensduur van ± 12 jaar. En dat komt overeen met de gemiddelde levensduur van de medische apparatuur, waardoor bij het grootste deel van de apparatuur tijdens de levensduur geen beheer voor de BLE-zenders nodig is.
Figuur 2: Dekking OK-gebied
Om ons idee van een “Low Energie en Low Budget” apparatuur volgsysteem uit te voeren, hebben wij als “proof of concept” de benodigde softwaredrivers ontwikkeld, waardoor de Bluetooth antennes van PC’s konden communiceren. Vervolgens zijn er algoritmes ontwikkeld voor de triangulatie van BLE-zenders in een omgeving met meerdere antennes. De eerste testen waren zo positief en nauwkeurig, dat we er vertrouwen in hadden, dat het plan om op grote schaal een volledig real time volgsysteem te ontwikkelen haalbaar was. Op basis van het proof of concept hebben we vanuit de medische techniek, samen met het operatiecentrum, een AMC-innovatiebudget aangevraagd en gekregen.
Helaas vertraagde de coronapandemie de uitvoering van het project, maar desondanks zijn wij er inmiddels in geslaagd om alle apparatuur van het operatiecentrum realtime te volgen. Inmiddels is ook een groot deel van de apparatuur op de IC volwassenen voorzien van een BLE-zender en hebben we 80% van alle infuus/spuit pompen, flowmeters, oorthermometers en vacuümklokken voorzien van een BLE zender.
Wij willen het systeem laten doorgroeien totdat er overal dekking binnen het AMC is. Het mooie van de gekozen oplossing is, dat voor het uitbreiden van deze dekking er geen extra software ontwikkelkosten zijn en dat er geen toenemende kosten zijn voor de jaarlijkse licenties vanuit een leverancier. We hebben alleen kosten voor de hardware die nodig is om dekking te genereren (mocht deze niet al beschikbaar zijn op de afdeling) en de BLE-zenders voor op de apparatuur zelf.
Op het operatie centrum wordt het systeem dagelijks gebruikt door zowel de anesthesiologie medewerkers als de technici die hiermee snel apparatuur kunnen vinden. Een belangrijk onderdeel van de software is het ontsluiten van de onderhoud status van de apparatuur. Hierdoor kan de technicus op een kaart van het operatie centrum zien waar apparatuur zich bevindt die onderhoud nodig heeft. Dit heeft voor veel efficiëntie gezorgd in het onderhoudsproces en inmiddels zijn er geen vermiste apparaten meer op het aanwezig of apparatuur met een verlopen onderhoudsstatus. De technici vinden het ideaal om rechtstreeks op onderhoud behoeftige apparatuur af te kunnen lopen. Wij werken er daarom hard aan, om het systeem voor alle technici en gebruikers van het AMC beschikbaar te maken.
Don Idsinga is Hoofd medische technologie in het Amsterdam UMC, locatie AMC.
Ervaringen met dit systeem in de praktijk: medisch technicus Jeroen Spieker
Mijn naam is Jeroen Spieker en ik ben inmiddels 18 jaar werkzaam als medisch technicus binnen het Amsterdam UMC.
Binnen die 18 jaar zijn er een hoop dingen veranderd met betrekking tot bijvoorbeeld het onderhoud. In eerste instantie werd er binnen het AMC ( waar ik nu 6 jaar werkzaam ben, daarvoor werkte ik in het VUmc ) veel gebruikgemaakt van Scantool.
Door een QR-code of een inventarissticker met barcode die zich op de apparatuur bevindt te scannen, kan de gebruiker de status van de apparatuur aflezen. En indien er een rode of oranje melding in beeld kwam, betekende dit dat er een melding op het apparaat was. Dit kon zijn omdat het onderhoud van het apparaat eraan zat te komen of dat het apparaat vermist was en alvorens het inzetten van het apparaat het eerst onderhouden moest worden. Op zich was dit ook al een grote verbetering omdat de gebruiker de status gelijk kon zien.
Maar sinds enige tijd maken wij op de operatiekamer gebruik van BLE zender (Bluetooth Low Energie), en dit is een nog grotere verbetering. Wat hier zo ideaal aan is? Dat je zowel weet waar het apparaat zich bevindt als ook dat je de status gelijk kan inzien.
Wij gebruiken hiervoor het programma dat al eerder ontwikkeld was om de operatienetten te traceren o.b.v. RF-ID technologie. Dit programma heet OK-Net. Het grote voordeel is dat de gebruikers al gewend waren aan het gebruik van het programma en daar is het apparatuur overzicht aan toegevoegd. De zoek termen die de gebruikers hanteren voor de apparatuur zijn aan te passen in het programma zodat zijzelf makkelijk de benodigde apparatuur kunnen zoeken op de door hun gewenste terminologie . Voor ons als technici hanteren wij gewoon de inventarisnummers. Met dit programma is het heel handig om het onderhoud overzichtelijk en makkelijk uit te kunnen voeren zonder lang te hoeven zoeken naar de apparatuur.
Nieuwe apparatuur wordt bij binnenkomst gelijk voorzien van een BLE zender.
De apparatuur blijft natuurlijk niet alleen op de operatiekamer en wordt ook gewoon buiten de operatiekamers ingezet. Bij het zoeken naar de apparatuur kun je ook zoeken naar welke apparatuur er met een melding zich binnen een bepaald gebied bevind. Hierdoor zie je bijvoorbeeld ook als er bijvoorbeeld apparatuur van de IC op de operatiekamer gebruikt wordt waar nog een melding op open staat. Al met al vind ik het een zeer prettige ontwikkeling en ben er als gebruiker maar wat blij mee.
