Waarom niet gewoon vragen naar de geboortedatum?
In de zorg is het gebruikelijk bij elk patiëntcontact te vragen naar de naam en geboortedatum en die te verifiëren. Ook in de radiotherapie was dit het geval. Er zijn echter vier belangrijke redenen waarom patiëntidentificatie in de radiotherapie verbeterd moét worden;
- Radiotherapiepatiënten worden voor een periode van maximaal 6-7 weken meerdere keren per week bestraald. Daarbij wordt altijd gestreefd om ze door dezelfde laborant te laten behandelen. De persoonlijke band die daarmee ontstaat tussen patiënt en laborant zorgt echter ook voor risico’s. Laboranten geven aan het als vervelend te ervaren om elke keer naar de bekende weg te moeten vragen. Ze kennen de patiënt ondertussen. Sommige patiënten geven als grap soms zelfs een verkeerde geboortedatum op. Een biometrisch systeem neemt deze barrière weg.
- Het vragen naar een geboortedatum is niet 100% waterdicht. Ondanks de werkafspraken kan het gemakkelijk worden vergeten. Zeker wanneer het druk is en het patiëntenprogramma achter loopt op schema. Of als er zich een bijzondere situatie heeft voorgedaan, bijvoorbeeld als er gewisseld wordt van versneller vanwege een storing.
- Alle accreditatieinstituten, zoals het Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg (NIAZ) en de Joint Commission International (JCI), hebben patiëntidentificatie als speerpunt benoemd. Elke zorginstelling heeft hier zijn procedures op aangepast. Bij een (interne) audit zal aangetoond moeten worden dat deze procedures ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Feitelijk zou dit betekenen dat na het vragen naar de geboortedatum dit in een extern systeem moet worden geregistreerd. Er zijn zorginstellingen waarbij dit voor elke patiënt op een checklist wordt afgevinkt. Voor Radiotherapiegroep Arnhem zou dit ca. 50.000 vinkjes per jaar zijn.
- De laatste reden is misschien nog wel het meest onderschat. Niet alleen de juiste patiënt op de behandeltafel is belangrijk, maar net zo belangrijker is of ook de juiste bijbehorende bestralingsgegevens zijn geselecteerd. Radiotherapie is complex en maakt gebruik van verschillende informatiesystemen. Zo staat het besturingssysteem van het bestralingsapparaat los van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) van de zorginstelling. Essentieel is dat gecontroleerd wordt of de patiënt op tafel overeenkomt met de patiënt die geselecteerd is op het bestralingsapparaat en dat de patiënt met de juiste gegevens bestraald gaat worden.
Vergelijking biometrische meetmethoden
Radiotherapiegroep en Cablon Medical hebben onderzocht op welke wijze patiëntidentificatie in de radiotherapie verbeterd kon worden. Een biometrisch systeem bleek hiervoor het meest geschikt. Pasjes (met RFID) zijn overdraagbaar en een patiënt kan deze vergeten mee te nemen bij zijn bezoek. Na een verkennend onderzoek van diverse biometrische systemen is gekozen voor een speciale handpalmscanner die het vaatbed meet. Dit bloedvatenpatroon, welke niet verward moet worden met de handgeometrie, is voor elke persoon uniek. Een handpalmscan is nóg nauwkeuriger dan identificatie op basis van andere biometrische gegevens, zoals een vingerafdruk of een irisscan. De False Acceptance Rate (FAR), de kans dat de verkeerde patiënt toch door het systeem als de juiste wordt herkend, ligt door het grotere oppervlak lager dan bij een vingerafdrukscan. (1)
Daarnaast is een handpalmscan breder toepasbaar, omdat hij voor alle patiënten geschikt is. Zo heeft medicatie geen invloed bij de handpalmscan, terwijl een vingerafdruk, bijvoorbeeld onder invloed van chemotherapie, zelfs tijdelijk kan vervagen. Bovendien hebben vochtige handen of vervorming door te hard drukken geen invloed. Het scannen van een handpalm werkt ook snel. Dit is belangrijk aangezien de nieuwe identificatiemethode in Arnhem meer dan 50.000 keer per jaar wordt uitgevoerd.
Hoe werkt een handpalmsensor?
De sensor gebruikt infrarood licht om de aders in de handpalm zichtbaar te maken. Het ruwe infrarode beeld wordt omgezet in een bloedvatenpatroon. Dit patroon (template) is uniek voor ieder mens. Gebleken is dat zelfs eeneiige tweelingen onderscheiden kunnen worden. Het bloedvatenpatroon wordt omgezet in een 128 bit encrypted key. Het hele proces vindt plaats in de sensor. Dit zorgt ervoor dat het ruwe beeld de sensor nooit verlaat en dat deze privacygevoelige data kunnen worden onderschept.
Bij identificatie van een patiënt wordt, op basis van de geselecteerde patiënt in de bestralingssoftware, de opgeslagen template weer naar de sensor gestuurd. Met een 1 op 1 vergelijking kan op basis van 5 miljoen referentiepunten bepaald worden of de patiënt op de behandeltafel hetzelfde is. Hiermee is handpalmscanning een van de meest nauwkeurige biometrische methoden met een FAR van 0,00008%. (1)
Een ander voordeel van handpalmscanning dat het niet te vervalsen is. Waar een achtergebleven vingerafdruk op een glas kan worden gekopieerd is dit voor het (inwendige) bloedvatenpatroon nog niet mogelijk gebleken. Daarnaast vereist handpalmscanning een actieve bloedstroom en is daarmee niet van het lichaam van een mens te scheiden.
Eenmalige registratie
Elke patiënt meldt zich bij de balie om ingeschreven te worden in het EPD. Daarbij worden beide handen gescand. De scans worden als een versleutelde code opgeslagen in het systeem en onlosmakelijk verbonden met de patiënt. Dit is eenmalig. Bij iemand die volgroeid is, verandert het bloedvatenpatroon niet meer. De scanprocedure neemt niet meer dan 1 minuut in beslag.
Verificatie voor de behandeling
Als de patiënt bij een volgend bezoek voor zijn bestraling komt, wordt het voor hem of haar berekende bestralingsplan klaargezet. Nadat de patiënt op de behandeltafel ligt, wordt een hand van de patiënt gescand. De scanner is mobiel, waardoor het gemakkelijk is om patiënten nauwkeurig en snel te identificeren. Standaard is het bestralingsapparaat geblokkeerd. Pas als de identificatie positief is, kan de bestraling worden gestart door de laborant. Hierdoor is het niet meer mogelijk om de identificatieprocedure te vergeten. Mocht er zich onverhoopt een situatie voordoen waarbij het scannen niet mogelijk is dan kan met een override het systeem worden vrijgegeven. De laborant legt hiervoor zijn eigen hand op de scanner. In het systeem wordt hiermee gelogd door wie en wanneer de override is uitgevoerd.
Voordelen geïntegreerde handpalmscanner
- Door de integratie met het bestralingsapparaat kan patiëntidentificatie niet meer worden vergeten. Pas bij een positieve verificatie kan de bestralingsbehandeling worden gestart. Patiëntverwisselingen zijn sinds de invoering van het systeem niet opgetreden.
- Alle stappen worden gelogd door het systeem. Zonder extra administratieve handelingen kan worden aangetoond dat de voorgeschreven procedures zijn gevolgd.
- De handpalmscanner werkt snel, nauwkeurig en is voor elke radiotherapiepatiënt geschikt.
Verdere ontwikkelingen
Radiotherapiegroep en Cablon Medical onderzoeken of het systeem in de toekomst uit te breiden is voor CT en Brachy-apparatuur (inwendige bestralingen). Daarnaast is onlangs een wachtkamerzuil in gebruik genomen. Bij binnenkomst kan de patiënt zich aanmelden door zijn hand te scannen. Voor medewerkers is hierdoor direct in het EPD zichtbaar dat de patiënt is gearriveerd. De zuil toont de patiënt de actuele afspraakinformatie. In geval van een storing wordt de patiënt naar de juiste (gewijzigde) bestralingsruimte verwezen. In de toekomst zal de patiënt via de zuil over de actuele wachttijd worden geïnformeerd.
Kijk op www.cablon.nl voor meer informatie.
