Preventief onderhoud medische apparatuur - deel 2

Planning, extensie en stuurinformatie

Er komen bij de planning van onderhoud veel meer zaken kijken dan alleen de methode en de adequate stuurinformatie. Denk hierbij aan: afstemming, zowel intern als met externe onderhoudspartijen, of in control zijn op de processen, (softwarematige) updates, voorraadbeheer en capaciteitsbeheer. Deze zaken zijn deelverantwoordelijkheden van onder andere betrokken managers, gebruikers, beleidsmakers, klinisch fysici en medisch technici. Vanuit het wettelijk kader moet er aandacht zijn voor onder andere scholing, extensie, concessie, vrijgave en overdracht aan en acceptatie door de eindgebruiker. 
De facetten waar de technicus bij het reguliere periodieke onderhoud vooral mee te maken heeft zijn (onderhouds)planning, extensie, updates, stuurinformatie en de vrijgave of overdracht van het toestel.

Planning

Een adequate onderhoudsplanning kenmerkt zich door het tijdig op orde hebben van alle noodzakelijke voorbereidingen en benodigdheden. Voor apparatuur waarbij onderdelen vervangen moeten worden, is het een vereiste deze tijdig in huis te hebben. Het is hierbij de vraag of dit onderdelen van de OEM (Original Equipment Manufacturer) moeten zijn of dat er identieke of soortgelijke onderdelen gebruikt mogen worden. Onze ‘Leidraad MDR’ geeft handvatten om tot een weloverwogen keuze te komen. 

De juiste opleiding van het onderhoudspersoneel is zondermeer een vereiste. De technicus die het onderhoud uitvoert, moet voor de werkzaamheden bevoegd en bekwaam zijn.

Zijn er bij het onderhoud IT-componenten betrokken, dan is een goede voorbereiding noodzakelijk. Het gaat hierbij om het lezen van de release notes, controleren van licenties, trainen van gebruikers (key users) of technici en het doorlopen van het change proces. Vaak moet ook een IT-beheerder betrokken zijn bij de onderhoudsafspraak. Dit om de systemen vrij te geven of om de leverancier of medisch technici te ondersteunen als zij niet over de juiste rechten op de IT-systemen beschikken, of bij IT-gerelateerde werkzaamheden, zoals (security) updates uitvoeren op medische apparatuur die zijn aangesloten op de IT-infrastructuur. 
Andere aandachtpunten die het plannen tot een serieuze uitdaging kunnen maken zijn:

• beschikbaarheid technici (in- of extern); 
• contracten; 
• gekoppelde systemen; 
• communicatie tussen planner, externe partij en zorg; 
• de zeer gewilde reductie-dagen.

Het laatstgenoemde lijkt het ideale moment om onderhoud te plannen. Een risico is echter dat er veel onderhoudspartijen tegelijkertijd aanwezig zijn. Als er stof vrijkomt bij het vervangen van filters/plenum, kan dit het onderhoud in die ruimte aan bijvoorbeeld anesthesieapparatuur onmogelijk maken. Afstemming in de planning is dan ook onontbeerlijk. 

Afstemming moet breder plaatsvinden dan alleen met de eigen directe stakeholders. Naast de ICT moet ook afstemming gezocht worden met bijvoorbeeld de technische dienst of gebouwbeheer. 

Misschien wel de meest complicerende factor bij het plannen is de beschikbaarheid van de apparatuur op de afdeling. Het gaat dan om de vindbaarheid/traceerbaarheid van de apparatuur in het ziekenhuis of hamstergedrag binnen het ziekenhuis.

Het is dus denkbaar dat hierdoor van de voorgeschreven of door het ziekenhuis bepaalde onderhoudstermijn afgeweken moet worden, ofwel de planning wordt niet gehaald. 

Extensie

Als het binnen het ziekenhuis afgesproken onderhoudsinterval dreigt te worden overschreden en het apparaat in gebruik moet blijven, is er sprake van ‘extensie’ op het onderhoud.
Naar beneden toe bijstellen van het onderhoudstijdstip is zelden reden voor discussie of het aanwenden van een escalatieprocedure. Uitstellen van het onderhoud, wat in de regel het meest voorkomt, vereist beleid. Onder extensie wordt door de wetgever verstaan ‘het gedogen dat een medisch hulpmiddel dat niet voldoet aan de geldende kwaliteitsstandaard gedurende een beperkte tijd toch mag worden gebruikt in de patiëntenzorg.’ Aan het verlenen van extensie moet een risicobepaling volgens een protocol voorafgaan. Een technicus kan hier zelf nooit toe besluiten.

Afwijken, ofwel extensie, kan noodzakelijk zijn door bijvoorbeeld het niet leverbaar zijn van onderdelen, of doordat een toestel niet voor onderhoud aan zorg te onttrekken is.
Extensie is altijd een noodoplossing en mag nooit het gevolg zijn van niet tijdige of een onzorgvuldige planning. Het spreekt voor zich dat extensie op extensie per definitie ongewenst is.

Plan- en knipdatum liggen uiteen

Een zorgprofessional mag nooit een apparaat gebruiken waarvan de onderhoudsdatum is overschreden, tenzij formeel extensie is toegekend. Om de zorg te ontlasten wordt in de praktijk soms ingecalculeerde extensie toegepast. Er is dan sprake van een geaccepteerde overschrijding, men loopt uit en wijkt geaccepteerd af van de plandatum. Hierbij wordt dus een vastgestelde maximale extensie op voorhand ingecalculeerd en geaccepteerd. 
In de praktijk betekent het dat bij deze werkwijze de onderhoudsdatum en knipdatum van de onderhoudssticker uiteen liggen. Is bijvoorbeeld de datum waarop het onderhoud wordt uitgevoerd 1 april 2023, dan wordt de datum op de onderhoudssticker ‘geknipt’ op 1 juni 2024. Deze ingecalculeerde ‘extensie’ van twee maanden moet de zorg ontlasten en verdere overschrijding voorkomen (Figuur 1). 

Het heeft niet de voorkeur om de knipdatum in plaats van de plandatum te gebruiken voor planning en sturing. Voor alle modellen geldt: het vroegtijdig plannen is noodzakelijk om het onderhoud op tijd te kunnen uitvoeren.

Stuurinformatie
Naast de proactieve rol van de medisch technicus is de betrokkenheid van het afdelingshoofd in de zorg ook belangrijk. Vanuit het facility managementinformatiesysteem moet het mogelijk zijn de belanghebbenden en verantwoordelijke stakeholders inzicht te geven in de staat van onderhoud van de apparatuur op de afdeling. Er kan een selfservice module ingericht zijn of de technisch beheerder verstuurt periodiek een rapportage.

In deze rapportage staat in ieder geval de apparatuur die niet op tijd is onderhouden en dus over-due is en welke apparatuur de komende maand onderhouden moet worden. Op deze manier kan in het zorgproces rekening gehouden worden met het niet beschikbaar zijn van bepaalde apparatuur vanwege het preventief onderhoud. 

Binnen de afdeling Medische technologie moet er zicht zijn op de capaciteit of er moet een capaciteitsplanning zijn. Er moeten voldoende technici vrij gepland kunnen worden voor de werkzaamheden. Hiervoor is een (kwartaal)planning nodig, waarin naast het onderhoud, de storingsdiensten (overdag) en de consignatiediensten ook het projectmatige werk inzichtelijk is. Alleen door vooruitzien en tijdig plannen kan men tijdig capaciteit opschalen door bijvoorbeeld inhuur en inspelen op een variabel aanbod aan werk.
Het zijn al met al veel verschillende zaken waar de planner of technicus in de rol van planner rekening mee moet houden of op moet sturen in de afstemming met de zorg, externe partij(en) of interne stakeholders. 

Onderhoudssticker

Behalve rapportage en het inzichtelijk maken van de status van apparatuur in een facility managementsysteem, werken ziekenhuizen met een zogenaamde onderhoudssticker. Met deze onderhoudssticker beantwoorden ziekenhuizen in basis aan het CMT. Deze stelt dat ‘de gebruiker toegang heeft tot informatie waaruit blijkt dat het betreffende object voldoet aan de geldende kwaliteitsstandaard met betrekking tot onderhoud, configuratie, vervaldatum, steriliteit en correcte aansluiting op de infrastructuur.’

Om de sticker vooral voor de zorg bruikbaar te laten zijn, is het advies deze op een duidelijk zichtbare plaats te plakken. Op deze manier kan de zorgprofessional direct zien of het toestel geschikt is om in te zetten voor de patiëntenzorg of aangeboden moet worden voor onderhoud. Voor de uniformiteit en ook zeker voor de veiligheid is het wenselijk dat alleen de stickers van het ziekenhuis geplakt worden. Het is raadzaam om deze stickers door de leverancier te laten plakken.

Overdracht
De overdracht van de leverancier naar het ziekenhuis, of van de technicus aan de zorg als eindgebruiker, moet geborgd zijn. Dit kan op veel manieren: van een sticker die aangeeft dat het toestel is onderhouden tot aan een formele overdracht met handtekeningen. Hierover is veel onduidelijkheid en discussie. In een volgend artikel gaan we hier nader op in.

Tot slot

Dit artikel, met de focus op het preventieve onderhoud is de tweede uit een reeks. 

We willen als werkgroep graag de verschillende aspecten belichten die komen kijken bij het in standhouden van de medische apparatuur. Op die manier hopen we tot een handreiking te komen voor medisch technici en leidinggevenden. 

De artikelen zijn vooral bedoeld als startpunt en als discussiestuk. We pretenderen niet volledig of dekkend te zijn en we nodigen dan ook iedereen van harte uit om op de artikelen te reageren. Zien we iets over het hoofd? Kan het ook anders? We horen het graag. In de volgende artikelen vullen we onze kennis aan of diepen we die zo nodig verder uit. 

Vind je het leuk om structureel mee te denken en aan de werkgroep deel te nemen? Dat kan ook. Reageren kan via een email aan: pols@spaarnegasthuis.nl of een van de werkgroepleden (zie onderstaande afbeelding).