Binnen ziekenhuislaboratoria, zoals o.a. het KCL en de Apotheek, speelt betrouwbare apparatuur een cruciale rol in diagnostiek en bereiding. Tegelijkertijd is het beheer van deze apparatuur complex: verschillende disciplines werken samen, met elk hun eigen verantwoordelijkheden, normen en systemen.
In de praktijk leidt dit regelmatig tot inefficiëntie en dubbel werk. Medisch technici, analisten en externe onderhoudspartijen gebruiken elk hun eigen methodes, waardoor informatie verloren gaat of versnipperd raakt. Dit artikel beschrijft de belangrijkste knelpunten in de huidige werkwijze en verkent een mogelijkheid om samenwerking en beheer te verbeteren.
Dubbele boekhouding als norm
In veel laboratoria worden onderhoudsactiviteiten zowel digitaal vastgelegd in bijvoorbeeld Ultimo als ook in papieren logboeken. De reden hiervoor ligt vaak in compliance-eisen vanuit kwaliteitssystemen zoals het GMPz en de NEN-EN-ISO 15189. Tegelijkertijd zorgt het voor een structureel inefficiënt proces dat leidt tot:
- Dubbele administratieve handelingen
- Vergrote kans op fouten en inconsistenties
- Extra werkdruk voor medisch technici
Een ander knelpunt is de rolverdeling tussen analist en medisch technicus. In de praktijk zien we dat analisten geen volwaardige toegang hebben tot de onderhoudsapplicatie. Het gevolg hiervan is dat medisch technici verantwoordelijk gemaakt worden voor administratieve verwerking van onderhoudsrapportages wat vaak via meerdere schakels verloopt. Een typisch voorbeeld is dat de externe firma hun rapportage naar de analist stuurt, waarna deze per e-mail wordt doorgestuurd naar de medisch technicus. Vervolgens verwerkt de technicus deze informatie handmatig in het systeem. Dit introduceert vertraging, onnodig extra werk en risico op informatieverlies.
Gebrek aan gezamenlijk inzicht in de staat van apparatuur
Veel operationele verstoringen worden nu uitsluitend vastgelegd in de papieren logboeken. Als ze de medisch technicus al bereiken (mondeling) wordt het vaak niet vastgelegd omdat het toch al opgelost is. Hierdoor ontbreekt een integraal overzicht van storingen en afwijkingen en zijn trends en patronen niet te analyseren. Informatie op papier is immers slecht doorzoekbaar en moeilijk te delen. Dit beperkt de mogelijkheid om op feitelijke informatie gebaseerde beslissingen te nemen of adviezen te geven ten aanzien van onderhoud, vervanging of kwaliteit en beschikbaarheid.
Deze werkwijze heeft directe impact op:
- Efficiëntie: onnodige administratieve lasten en wachttijden
- Kwaliteit: risico op incomplete of inconsistente documentatie
- Compliance: versnipperde vastlegging maakt audits complexer
- Assetmanagement: beperkt inzicht in gebruik, storingen en onderhoudsgeschiedenis
Samenwerking zonder schakels
Er lijkt in veel ziekenhuizen een situatie te zijn ontstaan waarin technische professionals veel tijd besteden aan administratie, in plaats van aan hun kerntaak. Een mogelijke oplossingsrichting is het centraliseren van alle activiteiten rondom apparatuur in één digitaal platform. Hierbij wordt het traditionele papieren logboek vervangen door een digitaal logboek dat direct gekoppeld is aan het asset én de werkorders van de medische technologie. Analisten kunnen hierin observaties en verstoringen registreren als ook terugkerend gebruikersonderhoud borgen. Zo nodig kan een observatie direct worden omgezet in een werkorder voor de medische techniek, zonder ‘overschrijven’.
Door zowel analisten als medisch technici in hetzelfde systeem te laten werken, ontstaat een directere samenwerking:
- Geen e-mailketens voor overdracht van informatie
- Geen dubbele invoer van gegevens
- Direct inzicht in status en voortgang van werkzaamheden
Na uitvoering van werkzaamheden kan een validatie- of acceptatiestap worden toegevoegd (bijvoorbeeld via een vier-ogenprincipe), waarmee kwaliteit en traceerbaarheid geborgd blijven.
Naast storingen biedt een geïntegreerde aanpak ook ruimte voor gestructureerd gebruikersonderhoud. Terugkerende onderhoudstaken worden automatisch aan het logboek toegevoegd op de dag dat ze uitgevoerd moeten worden. De taken zijn voorzien van duidelijke instructies (tekst en beeld) zijn direct beschikbaar voor afhandeling. Indien bij uitvoering afwijkingen geconstateerd worden, kunnen die direct worden vastgelegd en onder de aandacht gebracht van de medische techniek. Deze werkwijze verlaagt de kans dat onderhoudstaken worden vergeten en verhoogt de consistentie in uitvoering.
Resultaten: minder administratie, meer inzicht en betere samenwerking
Nog eens de resultaten/verbeteringen van de overstap naar een geïntegreerde werkwijze op een rij:
Efficiëntere processen
- Geen dubbele registratie van werkzaamheden
- Minder handmatige overdracht van informatie
- Lagere administratieve belasting voor technici
Betere traceerbaarheid en compliance
- Alle informatie centraal gekoppeld aan het asset
- Direct inzicht in historie, storingen en onderhoud
- Eenvoudigere audittrail
Meer datagedreven assetmanagement
- Analyse van storingen en afwijkingen
- Inzicht in onderhoudsfrequenties en prestaties
- Ondersteuning van besluitvorming
Verbeterde samenwerking
- Duidelijke rolverdeling tussen analist en technicus
- Directe communicatie via het systeem
- Minder afhankelijkheid van informele overdracht
Conclusie
Het beheer van laboratoriumapparatuur in ziekenhuizen wordt nog vaak gekenmerkt door versnipperde processen en dubbele administratie. Met name de combinatie van digitale systemen en papieren logboeken belemmert efficiënte samenwerking en beperkt inzicht in de staat van apparatuur.
Een geïntegreerde, digitale aanpak waarbij analisten en medisch technici samenwerken binnen één platform kan deze knelpunten oplossen. Door processen te centraliseren, informatie direct vast te leggen bij het asset en samenwerking te vereenvoudigen, ontstaat een efficiëntere, transparantere en beter beheersbare werkwijze.
Dit draagt niet alleen bij aan lagere administratieve lasten, maar ook aan hogere kwaliteit, betere compliance en toekomstbestendig assetmanagement binnen het laboratorium.
Overweging
Veel organisaties beschikken al over software waarin deze samenwerking mogelijk is. Uiteraard vraagt de implementatie meer dan alleen software, minstens zo belangrijk is de acceptatie vanuit de gebruikers in de overstap van papier naar digitaal. We hopen dat bovenstaande voorbeelden je inspiratie bieden om binnen je organisatie aan de slag te gaan. Kom je er toch niet uit, of wil je een keer sparren over de (on)mogelijkheden, neem dan vooral ook eens vrijblijvend contact met ons op!
