In ziekenhuizen en zorginstellingen wordt veelvuldig gebruikgemaakt van softwareapplicaties die zich laten afkorten met kreten als FMIS / ITSM of EAM. Allen hebben tot doel om de ondersteunende diensten (MT, TD, ICT) te helpen bij het optimaliseren van hun dienstverlening. Toch zien we in veel organisaties gemiste kansen waardoor de investeringen in deze software minder meerwaarde opleveren dan (eenvoudig) zou kunnen of zelfs zou moeten!
Enterprise software is, hoe je het ook went of keert, prijzig. Des te belangrijker is het om die investering maximaal te laten renderen. In dit artikel focussen we ons op organisaties die de keuze hebben gemaakt voor één integrale oplossing voor alle ondersteunende diensten. Dit omdat we geloven dat de meerwaarde uit het ‘echt samenwerken’ enorm veel potentie heeft en te vaak onderbelicht blijft. Alhoewel het uiteraard ook mogelijk is om voor elke dienst een gespecialiseerde applicatie in te zetten, is die combinatie van software vaak duurder en complexer als het gaat om samenwerking tussen de verschillende diensten. Laaghangend fruit hangt simpelweg hoger omdat je afhankelijk bent van integraties. Op onderstaande thema’s zien wij kansen voor open doel liggen:
- Als je de applicatie ‘deelt’, deel dan ook je informatie!
- Investeer niet in informatie die je niet benut!
In dit artikel benoemen we een aantal quickwins dat, zonder extra investeringen, veel waarde zal toevoegen aan je dienstverlening. Omdat Ultimo marktleider is op het gebied van software voor de Medische Technologie gebruiken we deze ter illustratie bij de voorbeelden maar ze zijn veelal ook in andere applicaties toepasbaar.
Deel je de applicatie, deel dan ook je informatie!
Veel organisaties zien de meerwaarde van het werken in één applicatie voor de verschillende diensten. In de praktijk lijken er echter nog vaak (kunstmatige) muren overeind te staan die het echt samenwerken belemmeren. Hier gaat het aloude gezegde ‘alleen ga je sneller, maar samen kom je verder’ dan ook voor op. Wil je deze meerwaarde benutten, kijk dan vooral eens samen met je digitale buren naar elkaars inrichting én informatie!
Van asset management naar configuratie management!
In het beheer van medische technologie wordt vanuit de MT en TD vaak de term asset management gebruikt, terwijl de IT vooral spreekt over configuratie management. Vaak worden deze termen door elkaar gebruikt voor dezelfde (registratie) processen. In werkelijkheid gaat het echter om verschillende, maar complementaire, processen. Asset management richt zich op de levenscyclus van de apparatuur (ISO 55000, 2014). Configuratie management daarentegen richt zich op de onderlinge samenhang en instelling van apparaten (ITIL, 2011).
Dit ogenschijnlijk kleine verschil verklaart ook waarom veel IT asset registraties meer moeite hebben met het weergeven van de actualiteit en huidige fase in de levenscyclus maar wel feilloos weten welke Windows versie er draait en welke randapparatuur is gekoppeld. Dit laatste verloopt veelal via specialistische applicaties zoals LANSweeper of Claroty. Tegelijkertijd zien we medisch technici vaak uitgebreide schaduwadministraties bijhouden om voor ‘hun’ assets de actuele instellingen bij te houden.
Er ligt een enorm, vaak onbenut, potentieel in het daadwerkelijk delen van informatie tussen de verschillende teams die gebruik maken van één applicatie. Elke discipline draagt bij aan de informatievoorziening, soms handmatig en soms geautomatiseerd. Samen creëer je een betrouwbaar overzicht van de samenstelling én toestand van kritische functionaliteiten voor het zorgproces, zie Figuur 1 ter illustratie.
Delen van eigenaarschap
Als technicus, ICT’er of backoffice medewerker ben je een belangrijke spil in het bijhouden van de boekhouding. Veelal ben je niet zelf de eindgebruiker van de informatie die je beschikbaar stelt én ben je ook nog eens op zoek naar informatie die jij niet zelf beschikbaar hebt. Het meest sprekende voorbeeld, de fysieke locatie, of iets theoretischer – ‘de eigenaar’ van een asset. Met frustraties over betrouwbaarheid en afhankelijkheid tot gevolg.
Je collega van Gebouwbeheer legt de relatie tussen een UPS en medisch apparaat niet vast omdat hij dit kan terugvinden in de tekening. Je collega van ICT legt IP en MAC Adressen niet vast omdat ze dit ook kan opzoeken via een live monitoring tool. De manager IC die verantwoordelijk was voor dit alles heeft dit onderdeel uit zijn portefeuille laten halen en belegd bij de teamleider van de Recovery. En jij, jij hebt een prachtige Excel-administratie waarin je dit bijhoudt omdat het nodig is bij de uitvoering van werkzaamheden door jouzelf en de leverancier. Uiteraard actueel gehouden door vriendelijke collega’s die mutaties per e-mail doorgeven, overigens niet volledig betrouwbaar door de bijbehorende foutgevoeligheid. Best zonde, als je het zo leest… maar een praktijk die overal voorkomt
Het verdient aanbeveling om te toetsen welke informatie voor meerdere partijen relevant is én daarom gedeeld zou moeten worden via de centrale applicatie. Creëer duidelijkheid over het gewenste proces en bronsystemen en digitaliseer deze informatiestromen, geautomatiseerd waar mogelijk!
Naast natuurlijk automatisering (zoals met track & trace) is het ontsluiten van informatie en delen van de registratielast een eenvoudige oplossing om aan een betrouwbare gezamenlijke boekhouding te werken. De IT’er raadpleegt nog steeds Lansweeper als dat nodig is voor meer detailinformatie, maar in jullie gedeelde informatiebehoeften wordt voorzien via Ultimo. En die manager? Die raadpleegt zelf Ultimo voor het overzicht van systemen waar hij/zij voor verantwoordelijk is én kan dit als verantwoordelijke op onderdelen misschien ook zelf muteren!
Recall registratie
Een ander werkproces dat in veel ziekenhuizen van Excel en Outlook registraties aan elkaar hangt is dat rondom de recall en veiligheidsmeldingen. De leverancier bombardeert alle contactpersonen per e-mail én post, waarna Inkoop dit in Outlook, Excel of elders opneemt en keurig bijhoudt naar welke afdelingen het doorgestuurd wordt. Zodra het bericht de Medische Techniek bereikt wordt het óók in Ultimo als job vastgelegd. En zodra er een echte actie nodig is, volgt nog veel meer administratie en communicatie.
Sinds enige tijd biedt Ultimo de mogelijkheid aan organisaties om ook hierin samen te werken door informatie te delen. Dit is een (gratis) onderdeel van de MT-licentie. Inkoop kan nog steeds hun registratie doen, maar doet dit nu in een tool welke het ook direct beschikbaar stelt voor de behandelende backoffices. Bijlagen en lijstjes worden niet meer op verschillende plekken opgeslagen maar er ontstaat één waarheid. Zelfs opvolging voor afdelingshoofden of zorgmedewerkers kan eenvoudig worden verwerkt.
Investeer niet in informatie die je niet benut
Het klinkt als een flauwe open deur, maar toch maakt bijna elke organisatie zich er schuldig aan. In de loop der jaren ontstaan er gewoontes waardoor medewerkers tijd en moeite investeren in het nauwkeurig bijhouden van allerhande informatie welke soms nooit gebruikt wordt. Wil je eenvoudig iets winnen in gebruikerstevredenheid én blije medewerkers, stop daar dan snel mee! Dit kan bijvoorbeeld door de kennis van eindgebruikers actueel te houden t.o.v. de nieuwe functionaliteiten van de software of door periodiek historische inrichtingskeuzes te toetsen aan vernieuwde afspraken in je werkwijze of bedrijfsvoering.
Bulk is soms gewoon beter
Het is weer tijd voor het onderhoud aan de flowregelaars, patchen van servers of controleren van alle deuren. Omdat je collega die deze onderhoudsafspraken en werkinstructies zes jaar geleden heeft ingeregeld, volg je nog keurig zijn of haar stappenplan. In de praktijk betekent dit een paar uur of dagen hard werken waarbij elk object nog geen 15 minuten in je handen is. Op vrijdag ga je vervolgens eens rustig achter de PC zitten om tientallen jobs per stuk af te handelen. Het zoeken, klikken en invullen kost je bijna één minuut per item.
Herkenbaar? Nee? Gelukkig heb jij het dan al ontdekt dat hier veel alternatieven voor beschikbaar zijn. Wel? Lees dan vooral even door en vraag na afloop een collega voor meer instructie of toelichting van deze functionaliteiten!
Helaas gebruikt niemand de informatie die je met veel geduld en enige frustratie invoert. Want de doorlooptijd van de melding is irrelevant (je was immers al klaar voor je daar mee begon), in elke melding staat dezelfde informatie en toelichting ontbreekt want je weet al niet meer wat je bij flowregelaar nummer 63 precies hebt moeten vervangen. Het enige wat je organisatie wel ziet en gebruikt is de informatie dat dit instrument weer netjes onderhouden is en de APK datum nu weer in de toekomst ligt. Al het andere blijft in de archieven van de database achter.
Ultimo biedt daarom alweer geruime tijd diverse functionaliteiten om ervoor te zorgen dat het gereedschap dat je gebruikt goed aansluit bij wat je doet (Figuur 2). Zo zijn er verschillende (administratieve) functies beschikbaar ter ondersteuning van jouw onderhoudsproces. Natuurlijk gaat dit soms ten koste van specifieke informatie, maar als je die toch niet gebruikt is het pure winst! Denk bijvoorbeeld aan:
- Groeps-PO
- Bulk-PO
- Looproutes
- Batch afhandelen jobs
Het ‘moet’ niet van de software maar ‘moest’ van een oud-leidinggevende
Een verplichte processtap die je altijd doorklikt of een verplicht veld dat ingevuld wordt met een standaardwaarde. Met enige regelmaat zien we technici na de uitvoering van werkzaamheden achter de computer kruipen voor het bijwerken van de administratie. Vervolgens worden ze geconfronteerd met verplichte velden of processtappen die niet aansluiten bij hun eigenlijke werkproces. Vaak krijgt de software-tool de schuld van de als overbodig gevoelde registratie stappen.
Maar, wist je dat dit in veruit de meeste gevallen een inrichtingskeuze van je eigen organisatie is geweest? Dus, kom je dit soort zaken tegen, bespreek het eens in het team of met je applicatiebeheerder! De kans is groot dat een oud-leidinggevende ooit van plan was om iets met die informatie te gaan doen. Maar als dat niet langer past bij de visie van je team, stop er dan vooral mee. Het is vaak beter om je te richten op een beperkt aantal betrouwbare registratiestappen dan te grossieren in verplichte maar onbetrouwbaar geworden registraties.
Overweging/Afsluiting
Vanuit Meditain zien we veel ziekenhuisorganisaties worstelen met het eeuwige dilemma tussen administratie, registratie en beschikbare informatie. We hopen dat bovenstaande voorbeelden je inspiratie bieden om hier zelfstandig je organisatie in verder te helpen. Kom je er toch niet uit, of wil je een keer sparren over de (on)mogelijkheden, neem dan vooral ook eens vrijblijvend contact met ons op!
