Procesverbetering medische ruimteclassificaties binnen het Maasstad Ziekenhuis

In een ziekenhuis is bijna elke ruimte uniek. Een polikliniek, een behandelkamer of een operatiekamer hebben allemaal hun eigen regels en eisen. Denk bijvoorbeeld aan elektrische veiligheid en luchtbehandeling. Deze medische ruimteclassificaties zijn misschien niet zichtbaar voor patiënten, maar ze vormen wel de basis voor veilige en betrouwbare zorg. 

Tijdens mijn afstudeerstage bij het Maasstad Ziekenhuis onderzocht ik hoe je dit proces van classificeren kunt verbeteren en borgen. Niet omdat het huidige proces niet voldoet, maar juist om te kijken hoe het beter kan. De zorg staat namelijk nooit stil. Waar classificaties vaak worden gezien als een momentopname bij oplevering of verbouwing, toont de praktijk dat medische handelingen, apparatuur en processen zich continue ontwikkelen. En als de zorg in beweging is, moeten de classificaties ook meebewegen. 

Het belang van borging 

Een ruimteclassificatie lijkt soms alleen iets technisch, maar is in feite direct verbonden met risico’s voor de patiënt. Er wordt bijvoorbeeld een medische handeling uitgevoerd waarbij galvanisch contact kan ontstaan (kort gezegd: er loopt stroom door het lichaam van de patiënt). Als de ruimte daar technisch niet op ingericht is, kan dat leiden tot gevaarlijke situaties. Een ander voorbeeld is de luchtbehandeling. Als deze niet aansluit bij het infectierisico, neemt de kans op complicaties voor de patiënt toe.

Het lastige is dat de zorg altijd in beweging is. Waar de technische classificatie vaak wordt gezien als een bepaling die je een keer vaststelt, verandert de praktijk continu. Een medisch apparaat dat erbij komt, kan ineens zorgen voor andere risico’s in de ruimte. Een nieuwe behandelmethode kan ineens hogere eisen stellen aan een ruimte. Zelfs een verschuiving in gebruik kan grote gevolgen hebben. Denk aan een ruimte die eerst voor eenvoudige ingrepen werd gebruikt en nu voor zwaardere. 

Op papier kan een ruimte netjes als klasse ‘G1’  staan geregistreerd, terwijl er in de praktijk inmiddels veel meer gebeurt dan waarvoor die ooit is ingericht. Dat laat zien dat je een classificatie niet moet zien als iets eenmaligs, maar als iets dat je regelmatig moet toetsen aan hoe de ruimte echt wordt gebruikt.  

Onderzoeksaanpak

Om een goed beeld te krijgen van het huidige proces heb ik zowel desk- als fieldresearch gedaan. Zo heb ik mij verdiept in normen en richtlijnen rondom elektrische veiligheid en luchtbehandeling en bekeek bestaande documenten en procedures binnen het ziekenhuis. Ook heb ik mij verdiept in thema’s zoals borging, evaluatie en verandermanagement.

Aan de andere kant sprak ik met collega’s en stakeholders van verschillende disciplines, zoals klinisch fysici, de technische dienst en projectleiders. In deze gesprekken haalde ik niet alleen kennis op, maar ook wat er goed en minder goed ging in het proces. De interviews zijn thematisch geanalyseerd, waardoor terugkerende onderwerpen en patronen zichtbaar werden. 

Het afstudeerproject is uitgevoerd volgens de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act). In de plan-fase is door middel van desk- en fieldresearch een analyse gemaakt van het huidige proces rondom ruimteclassificaties. De resultaten van de interviews, observaties en literatuurstudie zijn samengebracht in een risicoanalyse. Vervolgens is er in de do-fase een herontwerp opgesteld. In de check-fase zijn onderdelen van het ontwerp getest tijdens een toetsingsfase. Op basis van deze evaluatie zijn de onderdelen aangescherpt. Tot slot is in de act-fase het volledige ontwerp geïntegreerd in een adviesrapport. Door gebruik te maken van de PDCA-cyclus is het ontwerpproces iteratief verlopen en zijn ontwerpbeslissingen voortdurend afgestemd.

Wat ik tegenkwam in de praktijk

In de gesprekken met stakeholders van verschillende disciplines werd al snel duidelijk dat de grootste uitdagingen vaak niet bij de techniek liggen, maar juist bij de organisatie eromheen.

Een veelgestelde vraag was: wie is hier nu eigenlijk eigenaar van? Het bepalen en vaststellen van een classificatie is vaak een gezamenlijke klus. Zo dragen bijvoorbeeld de klinisch fysicus, de technische dienst en de afdeling infectiepreventie hierbij een belangrijke verantwoordelijkheid. Maar wie hakt nu uiteindelijk de knoop door? En wie voelt zich verantwoordelijk om het proces actueel te houden?

Ook het medisch gebruik van een ruimte bleek niet altijd goed genoeg in beeld. In een aanvraag stond dan bijvoorbeeld iets over vervangende apparatuur, maar niet welke medische handelingen er in de praktijk plaatsvinden. Dat maakt het lastiger om een link te leggen met een passende classificatie, omdat deze handelingen wellicht al veranderd kunnen zijn dan eerst bekend was.

Daarnaast waren er opmerkingen over de documentatie en systemen. Soms is informatie gewoon lastig terug te vinden. Daardoor kan het moeilijk zijn om snel een goed beeld te krijgen van de actuele situatie.

Ook kwam er in de gesprekken naar voren dat veranderingen in de zorg nooit stilstaan. Zelfs als er een goed proces op papier staat, blijft het belangrijk dat mensen begrijpen waarom het belangrijk is en er ook echt mee aan de slag gaan. Dat vraagt om duidelijke afspraken, goede uitleg en tijd maken zodat het in het werk past.

Herontwerp van het proces

Met alle inzichten die ik had opgedaan ben ik aan de slag gegaan met een herontwerp van het proces door middel van een flowchart. Dit heb ik niet gedaan door nieuwe regels en stappen te verzinnen, maar juist bestaande stappen in het proces slimmer te maken en beter te borgen. 

Een concreet voorbeeld is het aanvraagformulier dat is uitgebreid met vragen over het medisch gebruik van de ruimte. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar dit maakt een groot verschil. Op deze manier wordt al in de beginfase duidelijk of een bestaande classificatie nog klopt of moet worden aangepast. 

Daarnaast maakte ik een TVB-matrix. Dit is een overzicht waarin staat wie welke taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht omtrent het vaststellen van een classificatie. In dit ontwerp is gekozen voor gedeeld eigenaarschap, waarbij verschillende disciplines een eigen rol hebben. Voor escalatiemomenten is ook een eindverantwoordelijke aangewezen. Zo blijft het een multidisciplinair proces, maar is er wel altijd iemand die de knoop kan doorhakken. 

Ook is er gekeken naar de rol van systemen. Door classificatiegegevens te koppelen aan ruimtenummers, ontstaat er een actueel en toegankelijk overzicht. Medewerkers hoeven dan niet meer te zoeken in losse documenten, maar zien in één oogopslag welke classificatie geldt voor welke ruimte.

Tot slot heb ik voorgesteld om periodieke evaluatiemomenten in te bouwen, gekoppeld aan de PDCA-cyclus. Daarmee wordt classificeren een doorlopend proces.

Wat dit onderzoek oplevert

Wat dit onderzoek waardevol maakt, is niet zozeer een nieuw formulier of systeem, maar vooral de bewustwording die het oplevert dat classificaties een continu proces zijn. Door samen afspraken te maken, informatie overzichtelijk te houden en regelmatig te toetsen, blijft het Maasstad Ziekenhuis de kwaliteit borgen, ook als de zorg verandert. 

Mijn belangrijkste inzichten 

Voor mij als (inmiddels afgestudeerd) student Mens en Techniek – Zorgtechnologie was dit een waardevolle ervaring. Ik heb geleerd hoe je technische normen vertaalt naar afspraken die in de praktijk ook echt werken. Ook heb ik ervaren hoe belangrijk het is om disciplines te verbinden. 

De grootste les? Een goed proces werkt alleen als mensen het begrijpen, willen en kunnen. Dat vraagt om samenwerking, communicatie, training, tijd en ondersteuning van leidinggevenden. Ook vraagt het om een brug tussen de technische wereld en de medische wereld. Beiden hebben hetzelfde doel, maar soms spreken ze een andere taal. Juist door die werelden bij elkaar te brengen groeit kwaliteit en dat is precies wat ik heb geleerd tijdens mijn opleiding.

Voor het Maasstad Ziekenhuis is het een stap richting nog meer veiligheid en efficiëntie van de zorg.