De eerste jaren van OneQA workflow automation op de afdeling Medische Technologie zijn een feit. Maar wat houdt workflow automation nu in en wat brengt het ons?
Wat houdt Workflow automation software in?
Workflow automation software (WFAS) voor de afdeling Medische technologie is programmatuur waarin onderhoudsprocedures van medische toestellen gecreëerd en toegepast worden. Deze software wordt gekoppeld door middel van een API met het onderhoudsbeheersysteem (CMMS, Computerized Maintenance Management System).
Informatie van het medical device, de gerelateerde procedure op instrumentsoort en het type onderhoud worden uitgewisseld alsook de meetrapportage van de onderhoudsprocedure. Deze komt automatisch terecht in het onderhoudsbeheersysteem. De Workflow automation software beschikt over functionaliteit voor versiebeheer en herleidbaarheid. Het gebruik van workflow automation software creëert uniformiteit in werkprocessen.
Kwaliteitsborging
Workflow automation borgt de kwaliteitsprocessen. De volgende aspecten zijn hierbij van belang:
- uniformiteit;
- versiebeheer;
- herleidbaarheid.
Uniformiteit
Door per instrumentsoort en type onderhoud hiervan een onderhoudsprocedure toe te wijzen ontstaat uniformiteit. Hiermee worden de juiste procedures aangehouden en draagt dit ook bij aan de analyseerbaarheid van de uitkomsten. Binnen het onderhoudsbeheersysteem is het vaak mogelijk om een onderhoudsprocedure te koppelen aan een instrumentsoort.
Versiebeheer
De workflow automation software is het centrale punt waar de procedures worden opgeslagen en beheerd. In de praktijk kan een procedurebeheerder aanpassingen doen in de procedure en deze nieuwe versie opslaan. Deze update wordt direct doorgevoerd bij alle gebruikers vanaf dat moment. De software laat niet toe dat oudere versies nog actief zijn. De software geeft in de meetrapportage aan welke versie van de procedure toegepast is.
Herleidbaarheid
Naast de versie van de procedure wordt in de meetrapportage automatisch opgenomen welke technicus de procedure heeft uitgevoerd, op welk moment en welke meetmiddelen er door de software zijn toegepast. Informatie van de aangestuurde meetmiddelen zijn inclusief serienummer, firmwareversie en kalibratiedatum.
Risicomanagement
De hiervoor genoemde aspecten dragen bij aan risicomanagement.1 (Hst 5.2 “Integrale procesbeheersing op de afdeling Medische Techniek” van ing. Debby Machielsen, Medisch Instrumentatietechnicus in het Antonius Ziekenhuis). In deze moduleopdracht is een risicoanalyse uiteengezet.
Met de juiste inzet van versiebeheer voorkom je dat verouderde of onjuiste checklists gebruikt worden. Het komt nog weleens voor dat fabrikanten onderhoudsaspecten wijzigen in hun onderhoudsrichtlijnen. Automatisering hiervan zorgt ervoor dat door de gehele afdeling de aangepaste versie toegepast wordt.
Ook rondom de invoer van de gegevens verlaag je risico op menselijke fouten. Handmatig opschrijven op invoeren van meetresultaten brengt kans op foutieve invoer met zich mee. Wanneer de software direct de meetgegevens uit kan lezen is dit risico lager.
Na afronden van de onderhoudsprocedure wordt veelal de checklist handmatig opgeslagen in een toegewezen map en het document aan de job gekoppeld. Ook in deze handmatige stappen schuilt de mogelijkheid tot een eenvoudige typefout in de bestandsnaam of het koppelen van een onderhoudsdocument van een vorig object. Automatiseren van deze processen werkt risico verlagend.
Tijdoptimalisatie met Workflow automation
Praktijkonderzoek geeft aan dat per preventief onderhoud zo’n 7 tot 13 minuten tijd bespaard wordt bij gebruik van Workflow automation. Op afdelingen die nog geen vorm van Workflow automation toepassen is de gemeten tijdwinst 13 minuten. Op afdelingen die al deels geautomatiseerd werken is deze tijdwinst zo’n 7 minuten per asset. Zo hebben meerdere afdelingen Medische Technologie al een koppeling met het onderhoudsbeheersysteem zoals Ultimo. De berekende cijfers zijn afkomstig van diverse afdelingen medische technologie en uit de moduleopdracht “Integrale procesbeheersing op de afdeling Medische Techniek”1.
Uit welke factoren bestaat deze optimalisatie?
De factoren blijken veelal van praktische aard, de volgende zaken komen aan bod:
- Opzoeken onderhoudsprocedure;
- Uitvoeren van het onderhoud en invullen van de checklist;
- Checklist opslaan als PDF;
- Starten testsoftware en protocol;
- Invullen apparatuur gegevens;
- Uitvoeren veiligheidstest;
- Test opslaan als PDF;
- Openen onderhoudsjob in onderhoudsbeheersysteem;
- Koppelen van checklist en veiligheidstest.
Figuur: Verspilling tijd administratieve handelingen1
Kleinere ziekenhuizen beschikken naar schatting over zo’n 2500-5000 assets, gemiddelde ziekenhuizen 10.000 en grote / academische ziekenhuizen zo’n 25.000.
Afdelingen Medische Technologie die het proces deels geautomatiseerd hebben kunnen gemiddeld 7 minuten tijdwinst boeken. Afdelingen die hier nog meer stappen kunnen nemen qua automatisering kunnen zo’n 13 minuten tijdwinst boeken.
De besparing = aantal assets x 7 of 13 minuten.
Wanneer we een gemiddeld ziekenhuis als voorbeeld nemen met 10.000 assets en een gemiddelde 10 (7-13) minuten besparing per asset brengt dit een potentiële tijdwinst van 1667 uur.
Dit blijft uiteraard een inschatting. Neem uw eigen situatie eens onder de loep qua mogelijke tijdoptimalisatie en aantal assets.
Teamflexibiliteit & autorisatie
Naast bovengenoemde aspecten is er nog een aanvullende eigenschap die bijdraagt aan de workflow. De workflow automation software maakt het mogelijk om een onderhoudsprocedure tussentijds te pauzeren. Dit is bijvoorbeeld praktisch bij oproep van storingsdienst. Een procedure kan op ieder moment weer vervolgd worden. Wanneer een toestel dringend teruggevraagd wordt bij de eindgebruiker, en de oorspronkelijke technicus bezet is, kan een collega technicus de onderhoudsprocedure vervolgen en afronden. Ook dit wordt verwerkt in de onderhoudsrapportage.
Ook kunnen binnen de afdeling Medische Technologie verschillende autorisaties toegepast worden. Het “Convenant veilig gebruik van medische hulpmiddelen” benoemt terecht de bevoegdheid en bekwaamheid. Op de afdeling Medische Technologie speelt dit een belangrijke rol. Collega’s die bevoegd en bekwaam zijn kunnen in de workflow automation software geautoriseerd worden. Dit kan ook voor type onderhoud variëren bijvoorbeeld wel voor preventief onderhoud maar niet voor correctief.
Feit of fabel?
Samengevat wordt de tijdwinst bepaald door factoren die vooral praktisch van aard zijn zoals het zoeken, afdrukken en opslaan van onderhoudsdocumenten. Wanneer dit geautomatiseerd wordt is een gemiddelde tijdwinst van 10 minuten bij 10.000 assets absoluut een feit.
Vanzelfsprekend preken wij van AdQuipment voor eigen parochie. Wij zien wel dagelijks wat workflow automation kan betekenen en hopen u als lezer hiermee te prikkelen. Dit hebben we zo inhoudelijk en objectief mogelijk omschreven in dit artikel. Onze dank gaat uit naar de waardevolle informatie van ing. Debby Machielsen.
1: module-opdracht “Integrale procesbeheersing op de afdeling Medische Techniek”,
ing. D. Machielsen, Medisch Instrumentatietechnicus, Antonius Ziekenhuis.
