Interview met Dennis Roossien, teamleider MHS
Wat is de MHS?
MHS staat voor Medische Hulpmiddelen Service: een team van medewerkers die het beheer en de logistiek verzorgt van generieke medische hulpmiddelen voor het gehele UMCG. Generieke medische hulpmiddelen zijn hulpmiddelen die op praktisch alle verpleegafdelingen worden gebruikt. De MHS is onderdeel van de subafdeling Dienstverlening en Onderhoud Medische Apparatuur van de afdeling Medische Technologie.
Waarom is de MHS opgezet?
De MHS is opgezet om de zorgmedewerkers zoveel mogelijk te ontlasten en te ondersteunen bij het verkrijgen van bepaalde medische hulpmiddelen zodat zij zich vooral kunnen richten op hun primaire taken. Voor de MHS werd opgezet lag het eigenaarschap van apparatuur bij de betreffende verpleegafdelingen. Iedere afdeling had zijn eigen reserveapparatuur. Als er een tekort aan apparatuur was moesten ze zelf op zoek naar apparatuur bij een andere afdeling. Dat kostte vaak veel tijd en ging ook lang niet altijd soepel. Ook standaardisatie van apparatuur liet nogal eens te wensen over.
Hoe lang bestaat de MHS?
De MHS is eind 2012/ begin 2013 opgezet door Martijn de Vries.
Welke generieke medische hulpmiddelen zitten in jullie pakket?
Het gaat hier met name om infuuspompen, patiënten bedden, tilliften, rolstoelen en rollators en dergelijke.
Hoe werkt het aanvragen en leveren van een medisch hulpmiddel in de praktijk?
Zorgmedewerkers kunnen telefonisch of via een softwareapplicatie aangeven welk medisch hulpmiddel men nodig heeft. De aanvragen komen binnen op een centraal punt bij de MHS waar ze worden ingevoerd in Ultimo (apparatuur beheersysteem). In Ultimo wordt vervolgens een job aangemaakt en gekoppeld aan een medewerker van de MHS. Deze medewerker brengt het aangevraagde medisch hulpmiddel vervolgens naar de betreffende afdeling. Na gebruik van het medisch hulpmiddel moet de zorgmedewerker dit melden bij de MHS en wordt het medisch hulpmiddel weer opgehaald en in de centrale opslag geplaatst. Een patiënten bed wordt compleet opgemaakt aan de afdeling geleverd. De MHS is gehuisvest in de kelder van het UMCG, nabij de tunnel waar alle logistieke transport van het UMCG plaatsvindt.
Bij de verpleegafdelingen zijn ruimtes ingericht waar een bepaalde reserve voorraad apparatuur staat, met name infuuspompen. Als een zorgmedewerker een apparaat uit deze voorraad pakt, moet de locatie en de barcode van het apparaat worden gescand zodat de voorraadgegevens worden bijgewerkt. Bij het scannen wordt ook direct duidelijk of het apparaat nog een geldige onderhoudsstatus heeft. Als het apparaat onderhoud nodig heeft wordt dit apart gezet en een ander apparaat gepakt of er wordt een aanvraag gedaan bij de MHS.
Bij de MHS wordt gesignaleerd dat er op een bepaalde locatie een apparaat staat dat onderhoud nodig heeft. Medewerkers van MHS zorgen er dan voor dat dit apparaat voor onderhoud wordt ingenomen en vullen de reservevoorraad aan. Het scannen van de apparatuur is op dit moment nog mensenwerk en wordt niet altijd consequent gedaan. Hierdoor klopt het beeld niet altijd. Momenteel wordt er gewerkt aan de invoering van een nieuw track en trace systeem waarmee het handmatig scannen komt te vervallen. Apparaten worden voorzien van tags. Verplaatsingen van apparatuur worden met het nieuwe track en trace systeem straks automatisch gesignaleerd, ook de omvang en het gebruik van de reserveapparatuur en hun onderhoudsstatus is dan centraal inzichtelijk. Momenteel vindt er op twee afdelingen een proef plaats met het nieuwe track en trace systeem. Verwachting is dat in de loop van 2026 het gehele UMCG kan beschikken over het nieuwe track-and-trace systeem. Ic-afdelingen gebruiken in het algemeen heel veel infusieapparatuur en hebben daarom een eigen reservevoorraad.
Hoeveel tijd zit er gemiddeld tussen een aanvraag en de levering van een medisch hulpmiddel?
Een standaard levering mag maximaal vier uur duren. Betreft het een spoedmelding, dan moet deze binnen een half uur geleverd worden
Hoe werkt de MHS in de avonduren en weekenden?
Op die momenten wordt er gebruikgemaakt van werkstudenten, dit zijn allemaal medische studenten. MHS heeft de intentie om vanaf september 2025 zelf een (gedeeltelijke) invulling te geven aan de weekenden.
Hoe en door wie wordt het assortiment en de aantallen medische hulpmiddelen bepaald?
Op dit moment is het assortiment zoals het altijd al is geweest. Patiënten bedden en infuuspompen zijn gestandaardiseerd. Dat geldt niet of in beperkte mate voor de andere medische hulpmiddelen. Bij vervanging van apparatuur is standaardisatie zeker een belangrijk punt. Binnen het UMCG was een lange tijd een externe partij actief die op aanvraag rolstoelen en rollators leverde aan de verpleegafdelingen. Het eigenaarschap van deze medische hulpmiddelen ligt nu bij de MHS. Verwachting is dat door het centrale beheer en overzicht van reservevoorraden en het gebruik van apparatuur er op termijn mogelijk met minder reserveapparatuur kan worden volstaan. Centraal beheer biedt ook goede mogelijkheden om te komen tot meer standaardisatie van apparatuur. Dat kan kostenvoordeel opleveren bij de aanschaf van apparatuur en geeft ook besparing van kosten voor reserveonderdelen en kosten van trainingen voor technici en gebruikers.
Hoe is de vervanging van apparatuur geregeld?
Alle medische hulpmiddelen zijn opgenomen in een apparatuur vervangingsschema. Daarmee is inzichtelijk welke apparatuur op enig moment aan vervanging toe is en welke kosten daarmee gemoeid zijn. De betrokkenheid van zorgafdelingen moet worden meegenomen bij het opstellen van een programma van eisen bij de aanschaf van nieuwe medische hulpmiddelen.
Worden de activiteiten van de MHS doorbelast aan de gebruikers?
Nee, de activiteiten van de MHS worden niet doorbelast. De MHS medewerkers hebben een zogenaamde participatiebaan. Dit zijn medewerkers met een bepaalde arbeidsbeperking. Het UMCG heeft als beleid ook deze mensen een plek te willen bieden binnen de organisatie. Men is dan ook in loondienst van het UMCG waarbij een deel van de loonkosten wordt gefinancierd door het UWV (Wajong regeling). De ervaringen met deze medewerkers zijn doorgaans heel positief: men is heel gemotiveerd aan het werk en ontvangt ook veel waardering van de zorgmedewerkers. De MHS beschikt over negentien medewerkers, merendeels parttimers. Zij werken in twee shifts: van 08.00 – 14.30 en van 11.30 – 18.00 uur.
Wie voert het periodieke onderhoud en reparaties uit aan jullie medische hulpmiddelen?
Het periodieke onderhoud wordt uitgevoerd door externe partijen. Reparaties worden uitgevoerd door technici van de afd. Medische Technologie en technici van Bouw- en Facilitair.
Hoe zit het met de klanttevredenheid?
Dat hebben we nog niet specifiek bij de gebruikers onderzocht. Maar uit de contacten die ik heb is het algemene beeld zonder meer positief.
Zijn er nog andere zaken te melden met betrekking tot de MHS?
Ja, momenteel zijn we ons aan het oriënteren op de aanschaf van tilliften en rolstoelen voor de groeiende groep obese patiënten. De standaard tilliften en rolstoelen blijken voor deze groep niet geschikt. Recent hebben we bij interne verbouwingen met het oog op deze bredere tilliften en -rolstoelen alvast de deuropeningen hierop laten aanpassen.
