In 2022 hebben we het huidige lokalisatiesysteem (RTLS, track & trace) in het UMC Utrecht geïmplementeerd (project UFound). Eerder al hebben we voor MT Integraal een artikel geschreven over de weg daarnaartoe en de technische inrichting (Het ontstaan en de ontwikkeling van IoT in het UMC Utrecht). Dit artikel is gericht op het terugkoppelen van wat de afgelopen vier jaar van locatiebepaling ons heeft gebracht en willen we onze ervaringen delen voor diegenen die aan het begin van een dergelijk traject staan.
De techniek
De technische oplossing die je kiest is sterk afhankelijk van de situatie die er in je eigen ziekenhuis is. De uiteindelijke keuze en implementatie van de technologische inrichting zal dan ook per ziekenhuis kunnen verschillen. De bouwstenen zullen echter wel vergelijkbaar zijn en de ervaringen daarmee waarschijnlijk ook. In het UMC Utrecht hebben we destijds bewust gekozen om een modulaire opbouw te kiezen (zie figuur 1), waardoor we minder afhankelijk zijn van een bepaalde leverancier. Dat is, mede gezien de ervaringen van andere ziekenhuizen, door het wegvallen van een leverancier, een juiste keuze gebleken. Hoewel het in de praktijk nog steeds ingrijpend zou zijn als de invulling van een van de bouwstenen anders zou moeten worden ingericht.
Het toevoegen van een nieuwe sensor van een andere fabrikant is geen enkel probleem gebleken. Het lastigste praktische aspect daarbij is dat er andere afmetingen worden gehanteerd en er weer nieuwe houders nodig zijn voor plaatsing op de te lokaliseren apparatuur.
Het plug-and-playaspect van onze infrastructuur is handig gebleken tijdens de vele verbouwingstrajecten. Het anchorpoint of de gateway zijn makkelijk te (ver)plaatsen.
Het beheer
Implementeren van lokalisatiebepaling is ingewikkeld door de verschillende partijen waar het beheer komt te liggen. Het is belangrijk om hier vooraf goede afspraken over te maken. Wie doet welk deel (infra, applicatie, voorzien van tags, batterijvervanging, contact met de eindgebruikers) en ook vooraf te bepalen hoe de verdere vernieuwing tot stand komt. Locatiebepaling is een nieuw deel van de standaard infrastructuur van je ziekenhuis, net zoals WiFi ooit zijn intrede heeft gedaan en we nu niet meer zonder kunnen. Het vraagt dus een serieuze organisatorische inrichting voor een goede ondersteuning en visie voor de toekomst. Door dit goed op te zetten, is het ook eenvoudiger om meerdere usecases gebruik te laten maken van deze toch al aanwezige infrastructuur. Het heeft de voorkeur om een specifiek team te hebben die zich hier volledig in kan specialiseren en op kan richten.
De data
In het begin leg je vooral data vast en ligt de focus op het gebruik van het kunnen vinden van de medische apparatuur. Dit geeft gelijk al winst in de besparing van zoektijd voor vele collega’s. Nog krachtiger is het als je de gegevens kan gebruiken om de operationele processen te optimaliseren. In de praktijk bleek dit deel complexer te zijn dan verwacht. Van tevoren wisten we welke vragen we beantwoord wilden zien. Bijvoorbeeld hoeveel apparatuur uit een bepaalde productgroep is niet in gebruik? En kunnen we bij een aanbestedingstraject uit met minder? Om dit soort vragen te beantwoorden liepen we er bij data-analyse tegenaan dat de data niet precies genoeg werd vastgelegd om de gewenste antwoorden te geven.
Ook bleek de vastgelegde data met name gericht te zijn op verplaatsingen, terwijl wij een apparaat ook mee willen tellen op een specifieke locatie als deze niet was verplaatst. Bijvoorbeeld om de aantallen in de voorraadruimtes goed te tellen. Ook technische issues als het verspringen tussen 2 locaties kan datavervuiling geven.
Door een goede samenwerking met onze software leverancier Systematic, die open stond om onze wensen aan te horen en om te zetten in een aangepaste opzet van dataverzameling, hebben we nu een bruikbaar dashboard waar we onze vragen mee kunnen beantwoorden. Voor de toekomst is de wens wel om de interpretatie van de vastgelegde data gebruiksvriendelijker te maken. Op dit moment blijft kennis van de processen en totstandkoming van de onderliggende data van belang om de juiste conclusies te trekken.
Het gebruik
Om antwoord te geven op de veelgestelde vraag of locatiebepaling ook daadwerkelijk iets oplevert, kunnen we dit volmondig met JA beantwoorden. Alleen al het kunnen vinden van apparatuur levert veel op. Uiteraard de tijdswinst van het niet meer hoeven te zoeken, maar vooral ook de positieve invloed van werkplezier hierdoor. Niet meer met een lijstje met specifieke nummers op pad, maar visueel zien waar te onderhouden apparatuur zich bevindt. Doordat duidelijk is waar apparatuur staat is de kwaliteit verbeterd voor het tijdig uitvoeren van preventief onderhoud.
Als je, zoals in ons geval, de locatiebepaling ook inzet om operationele processen aan te passen, dan behaal je de meeste winst. Kijk welke afdeling gespecialiseerd is in logistieke handelingen en ondersteun de zorg met een kwaliteitsverbetering door dit deel, waar mogelijk, uit handen te nemen. Dit ondersteunt echt de zorg en draagt bij aan de huidige uitdaging rondom het personeelstekort.
Doordat bekend is waar de apparatuur zich bevindt, kan ook het preventief onderhoud anders georganiseerd worden. In grote ziekenhuizen wordt vaak een statische planning gebruikt, om de uitvoering van het onderhoud op een afdeling in 1 periode te plannen. Dit maakt het makkelijker om overzicht te behouden wat er nog gedaan moet worden. Als je met locatiebepaling inzicht hebt in waar een te onderhouden apparaat zich bevindt, dan kan je de planning en uitvoering van het preventief onderhoud ook anders inrichten.
De businesscase
Het blijft complex dat er toch nog steeds vaak een businesscase moet worden opgesteld om een dergelijke technologische ontwikkeling te implementeren. Als het uitgangspunt is dat de businesscase financieel positief moet zijn, is dat zeer complex. Dit omdat de winst met name in de kwaliteitsverbetering ligt. De tijdsbesparing die dit oplevert bij zowel zorgpersoneel als medisch technici wordt omgezet in ondersteunen van de zorg en ter vermindering van het personeelstekort.
Hetzelfde geldt voor het uitgangspunt om met minder medische apparatuur uit te kunnen. Dit is afhankelijk van hoe het huidige proces in je ziekenhuis is ingericht en hoeveel medische apparatuur er al in gebruik is. Zijn er nu bijvoorbeeld afdelingen die geen of weinig beschikking hebben over die apparatuur en je gaat het met elkaar delen, dan kan het zijn dat je zelfs wel meer nodig hebt. Was de afdeling de apparatuur een tijdje kwijt als deze defect is of er onderhoud nodig was en borg je nu de continuïteit met een service dat de zorg geen tekort ervaart, dan heb je een buffer nodig om deze service te kunnen bieden. Ook hier zit de winst dus in de kwaliteit en de financiële winst zit dan in de besparing op de benodigde uitbreidingskosten om deze service te kunnen bieden. Goed om vooraf spelregels op te stellen rondom toename in gebruik. Hier kan, naast periodieke gesprekken met de afdeling wat ze daadwerkelijk nodig hebben, de data-analyse een rol spelen ter onderbouwing van het gebruik en dus de benodigde voorraad op de afdeling.
De implementatie
We hebben in het voortraject bewust gekozen voor een gezamenlijke projectgroep met ICT, Facilitair Bedrijf en zorgafdelingen. Om tot het programma van eisen te komen is gekozen voor een agile aanpak in de afstemming met de zorgafdelingen, waarbij kort cyclisch werd afgestemd en praktische aanpassingen uitgeprobeerd. Dit verliep goed door korte lijnen en zichtbaarheid op de afdelingen. De inrichting van het ICT landschap vanuit het project verliep traditioneler en trager. Van belang is om de beheerorganisatie vroeg in het traject op te stellen en mee te nemen in het implementatietraject. Daarbij zijn de verschillende belangen tussen afronding van de (project) implementatie, opzetten van een solide beheerorganisatie en gebruikerswensen voor doorontwikkeling in de praktijk merkbaar.
Ook moet er voldoende aandacht zijn voor begeleiding van implementatie op nieuwe zorgafdelingen, deze moeten anders benaderd worden dan de afdelingen die in het project betrokken waren. Deze nieuwe zorgafdelingen beginnen blanco en hebben meer ondersteuning nodig in de implementatie. Zorg ook dat er voor hen een duidelijk implementatie- en vooral ook communicatieplan wordt uitgevoerd. Er kunnen wel gelijk ook nieuwe wensen naar voren komen of de inmiddels ingeslopen “work-arounds” zichtbaar worden als verbeterpunten.
Het vervolg
Na implementatie hebben wij het systeem vooral gebruikt voor de lokalisatie van medische hulpmiddelen. En hebben we gekeken waar we ons proces kunnen optimaliseren door gebruik te maken van de bekende locatie van medische apparatuur. Toch hebben we ook terug gekeken naar hoe de implementatie is gegaan. Hiervoor is aansluiting gevonden bij het Europese onderzoeksproject “TechConnect: Leren van de implementatie van UFound”.
TechConnect is een Europees Horizon-project waarin universiteiten, ziekenhuizen en bedrijven samenwerken aan de succesvolle implementatie van innovatieve zorgtechnologie. Het uitgangspunt is dat technologie pas waarde toevoegt wanneer deze goed aansluit op de dagelijkse praktijk van zorgprofessionals. Daarom richt TechConnect zich niet alleen op de technologie zelf, maar juist op de wisselwerking tussen technologie, gebruikers en de organisatie.
Binnen UMC Utrecht onderzoekt de Universiteit Utrecht de implementatie van verschillende digitale innovaties, waaronder UFound: een track & trace systeem voor medische hulpmiddelen.
Onderzoeksdoel
Het onderzoek naar UFound richt zich op de vraag hoe een track & trace systeem daadwerkelijk wordt geïntegreerd in de dagelijkse ziekenhuispraktijk. Welke meerwaarde ervaren gebruikers? Welke knelpunten komen zij tegen? En welke organisatorische voorwaarden zijn nodig om het systeem duurzaam te laten landen?
Hiervoor zijn observaties uitgevoerd, interviews gehouden met betrokken medewerkers en is de pilot rondom het dashboard gevolgd. Daarbij is niet alleen gekeken naar de technische functionaliteit, maar juist ook naar werkprocessen, samenwerking en besluitvorming.
Eerste resultaten
De eerste bevindingen laten zien dat de grootste opbrengst van UFound niet alleen ligt in het kunnen terugvinden van individuele hulpmiddelen, maar ook in de managementinformatie die uit de verzamelde data kan worden gehaald. Het dashboard biedt inzicht in onder andere benutting, stilstand, verplaatsingen en voorraadverdeling. Deze informatie kan helpen om beter onderbouwde beslissingen te nemen over aanschaf, vervanging en logistieke processen.
Tegelijkertijd blijkt dat succesvolle implementatie meer vraagt dan het installeren van een technisch systeem. De kwaliteit van de data, duidelijke afspraken over eigenaarschap en het actief betrekken van eindgebruikers blijken essentieel om daadwerkelijk waarde uit de technologie te halen. Ook verandert de rol van medewerkers: de nadruk verschuift van het zoeken naar hulpmiddelen naar het interpreteren van data en het vertalen daarvan naar verbeteracties.
Lessons learned voor andere ziekenhuizen
Uit de eerste onderzoeksresultaten komen een aantal lessen naar voren die ook voor andere ziekenhuizen relevant kunnen zijn:
- Zie track & trace niet alleen als een logistiek systeem, maar ook als een bron van stuurinformatie. De grootste meerwaarde ontstaat wanneer data worden gebruikt om processen te verbeteren.
- Investeer in datakwaliteit. Een dashboard is alleen betrouwbaar wanneer de onderliggende registratie op orde is.
- Leg eigenaarschap vroeg vast. Maak vooraf duidelijk wie verantwoordelijk is voor beheer, datakwaliteit en opvolging van inzichten uit het dashboard.
- Betrek gebruikers vanaf het begin. Door eindgebruikers actief mee te laten denken over functionaliteiten en dashboards sluit het systeem beter aan op de praktijk en neemt het draagvlak toe.
- Zie implementatie als een continu leerproces. Juist tijdens de pilotfase worden waardevolle inzichten verzameld die gebruikt kunnen worden om het systeem en de werkprocessen verder te verbeteren.
De komende maanden wordt het onderzoek verder voortgezet. Daarbij wordt onder andere gekeken hoe ziekenhuizen de beschikbare data structureel kunnen benutten om medische hulpmiddelen efficiënter in te zetten en de implementatie van track & trace duurzaam te verankeren binnen de organisatie.
Ook hebben we gezocht hoe we onze kennis konden inzetten om andere ziekenhuizen te helpen met dit vraagstuk. Vanuit dat uitgangspunt zijn we een samenwerking aangegaan met VDK Telecommunicatie. Wij delen onze kennis met hen, zodat zij dat weer aan jullie kunnen doorgeven. Dit kan divers zijn, bijvoorbeeld van specifieke sensors zoals voor op de infuuspompen of een sensor die hoge temperaturen kan doorstaan zoals bedden die in een wasstraat gaan tot implementatieondersteuning of het overnemen van een deel van het beheer.
De toekomst
Het UMC Utrecht is volop bezig met hernieuwbouw, waarbij ook wordt gekeken hoe de zorgprocessen heringericht gaan worden. Daarbij wordt ook gekeken wat SmartBuilding hierin kan gaan betekenen. Er wordt een iOT visie opgesteld, zodat dit onderdeel van de infrastructuur de benodigde aandacht krijgt en als een standaard voorziening gezien gaat worden.
Ik ben benieuwd hoe ons toekomstige artikel over het vervolg hiervan eruit zal zien.
Aanbevelingen
- Locatiebepaling levert vooral kwaliteit op i.p.v. geld.
- Bepaal vooraf wat je doel is van de locatiebepaling.
- Welke processen wil je optimaliseren en bekijk wat daarvoor nodig is, vanuit proces, organisatie en systeem (in die volgorde).
- Kijk voor de te kiezen technologie naar de situatie in je ziekenhuis.
- Als het kan, richt dan een proeftuin in waar je de werking kan laten zien en verschillende oplossingen kan testen.
- Behoud flexibiliteit in de oplossing.
- Regel het beheer vanaf het begin goed in.
- Maak een plan/routekaart voor verdere ontwikkeling.
- Luister goed naar de wensen van de eindgebruikers en betrek hen vanaf het begin.
- Implementatie van deze nieuwe infrastructuur is nooit afgerond, faseer en start.
- Deel kennis met elkaar en betrek ervaringsdeskundigen.
- Maak gebruik van de mogelijkheden om een rol als integrator in te huren en je eigen organisatie parallel in te richten.
