Op donderdag 15 mei heeft de VZI een eigen app gelanceerd. Alle VZI-leden kunnen de app downloaden in de Apple en Google Play stores en ermee aan de slag. Wat kan je allemaal met die app? En waarom hebben we er überhaupt eentje nodig?
Het oude forum in een kersvers jasje
Het was vooral een wens van jonge leden: de young professionals misten een plek om kennis met elkaar te delen. Het oude forum is een zachte dood gestorven en er was behoefte aan een community waarin je een specifieke vraag kan stellen en dan snel antwoord krijgt van iemand die het net wél weet. Ook was er behoefte aan een plek waar je met elkaar in discussie kan gaan over vragen en oplossingen. Precies waar een beroepsvereniging voor bedoeld is.
De VZI heeft ruim duizend leden en de app is een goede manier om de kennis van al die leden makkelijk te ontsluiten. Het is niet zo dat alleen de jonkies enthousiast aanhaken bij een verenigings-app. Uit andere gemeenschappen blijkt dat de oudere leden vaak erg betrokken zijn en hun kennis juist graag delen. Vooropgesteld dat het helder is hoe de app werkt en veilig is in het gebruik. En daar is voor gezorgd.
VZI-bestuurder Ruud Pols en lid van de werkgroep die de app ontwikkelde: ‘Tijdens corona ontstonden er veel spontane appgroepjes om specifieke kennis met elkaar te delen. Bijvoorbeeld rondom de vraag hoe beademingsapparatuur gereinigd moest worden na gebruik door iemand met covid-19. Als je later werd toegevoegd aan de groep, miste je informatie. Whatsapp is niet gebouwd voor discussiegroepen. Uiteindelijk verdwenen die appgroepjes ook weer, de kennis bleef niet behouden.’
Met elkaar bouwen
De app is ontwikkeld door een VZI-werkgroep met een brede scope aan leden: oud, jong, medewerkers en leidinggevenden. Het hele proces is vakkundig begeleid door twee externe partijen. Socie is het bedrijf dat de technische schil voor de app leverde. Zij hebben veel ervaring met het bouwen van een community app. Maarten van Milligen en Niels Engelman, Community Strategen, begeleidden het ontwerpproces en de lancering.
De werkgroepleden waren tegelijkertijd ook de testgebruikers. Samen hebben ze gekeken naar de openbare discussiegroepen die op het forum stonden en die ze in de app terug wilden zien. Zoals beademingsapparatuur, ECG en 3D-printen. De werkgroep heeft er bewust voor gekozen om het aantal discussiegroepen in het begin overzichtelijk te houden: het zijn er nu twaalf. Als de discussiegroepen flink tot leven zijn gekomen kan er altijd nog afgesplitst worden naar kleinere specialisaties. Als daar behoefte aan is. Het is binnen deze app zo gedaan. Ruud: ‘we leggen nu een duidelijk fundament zonder wildgroei. Later kunnen de leden in de achtertuin zogezegd zelf een tuinhuisje gaan bouwen.’
Bij elkaar heeft de ontwikkeling van idee, via pilot, naar lancering een jaar gekost. En eigenlijk zonder noemenswaardige tegenslag. Ruud: ‘we hadden alleen in eerste instantie de groep voor laboratoriumapparatuur over het hoofd gezien, die hebben we natuurlijk toegevoegd.’
Aan de knoppen
Bij het ontwerpen van de app stond het gebruikersgemak van de VZI-leden voorop. Als gebruikers eenmaal aangemeld zijn (dat kan hier) kunnen ze zelf aanvinken aan welke groepen ze wel of niet willen deelnemen en zo hun eigen portaal inrichten. Een gebruiker kan de gesprekken volgen in de groep, ook zonder zelf aan de discussie deel te nemen. Per groep kan de gebruiker meldingen uit of aan zetten. Ook is het mogelijk om binnen een groep te zoeken op een bepaald onderwerp. Zo wordt eerder gedeelde kennis makkelijk ontsloten.
Binnen elke groep is er een duidelijk menu waar deelnemers documenten kunnen uploaden om te delen met de rest van de groep. In datzelfde menu zitten ook buttons voor evenementen en mediaberichten.
Moderators
In de testgroep is de vraag uitgezet naar moderators en daar hebben flink wat mensen op gereageerd. Twee derde van de discussie- en kennisgroepen heeft op moment van schrijven een eigen inhoudelijke moderator die vanuit vakkennis en actualiteit kan bijsturen als dat nodig is. Voor de overige groepen neemt Ruud voorlopig de honneurs waar. Om de groepen te kickstarten en het gesprek tussen de leden te activeren plaatsen de moderatoren in het begin een aantal vragen. Het is goed om te weten dat alle vragen in de groepen welkom zijn. Er zijn in die zin geen domme vragen. Soms is de aan- en uitknop van een apparaat bijvoorbeeld bijzonder lastig te vinden.
Ruud verwacht niet dat discussies uit de hand lopen of dat de moderator heel streng zal moeten optreden. Het is en blijft een community van leden die vakinhoudelijk met naam en toenaam deelnemen aan de gesprekken.
Wel is er in de app ook een hoekje ingericht voor de iets persoonlijkere mededelingen: de Koffiepraat. Dit is de plek waar leden wat lief en leed, humor en actualiteiten met elkaar kunnen delen.
Breder gebruik
Naast de openbare discussie- en kennisgroepen heeft de app ook een aantal besloten groepen. Deze zijn voor VZI-werkgroepen en het bestuur. Een ander groot voordeel van de app is dat ook alle relevante contactgegevens van andere leden bij de hand zijn. Een berichtje naar een ander lid is zo gepiept. Er is bij het maken van de app goed gelet op de privacy: het gaat alleen om de gegevens uit basisregistratie van de ledenadministratie. Er is nog meer te vinden in de app. Het is ook de plek waar de vereniging nieuwsberichten deelt en de aankomende trainingen, workshops en HealthTech Talks. Deze zijn uiteraard ook op de website van de VZI te vinden, maar het is handig om alles op één plek bij elkaar te hebben. Ruud: ‘We werken aan een API-koppeling zodat we straks voor de leden relevante evenementen kunnen tonen. Nu is het nog een globaal overzicht van alle evenementen, het wordt straks specifieker.’
API-koppeling
API staat voor Application Programming Interface – software waarmee twee applicaties met elkaar kunnen communiceren. API’s zijn een toegankelijke manier om gegevens binnen en tussen organisaties te extraheren en te delen. Voor deze app is er een API-koppeling met het ledenbestand. Het was een technische uitdaging om de koppeling voor elkaar te krijgen, maar het is gelukt. Mutaties in het ledenbestand worden nu automatisch doorgevoerd. Ook krijgen nieuwe leden automatisch een uitnodiging om de app te downloaden en in gebruik te nemen.
Tips voor een eigen community
‘Schakel hulp in,’ zegt Ruud. ‘Het kost tijd om een app te ontwikkelen en in te richten, het is leuke tijd, maar ook allemaal vrijwilligerswerk, dus kennis en expertise van buitenaf zijn welkom. Het was voor ons heel fijn dat William van Socie de techniek voor zijn rekening nam en de community strategen Maarten en Niels het ontwikkeltraject en de lancering. Zo konden wij ons focussen op de content.’
Wat een onverwacht lastige hobbel bleek te zijn was het online beschikbaar krijgen van de app in de Apple en Google Play Store. Zo accepteert bijvoorbeeld de Apple store geen screenshots van een Android telefoon. Ook bleek de registratie bij zowel Apple als Google voor de VZI een taai administratief proces, dat kan iets zijn om rekening mee te houden.
De app in gebruik nemen
VZI-leden hebben allemaal een uitnodiging gekregen via de mail om de app te downloaden en in gebruik te nemen. In de mail zit een link naar de handleiding, die uiteraard ook op de VZI-site te vinden is. De gebruikersvideo maakt ook het een en ander helder:
Aanmelden gebeurt zo eenvoudig als kan en zo veilig als mogelijk. Leden gebruiken het mailadres waarmee ze bij de VZI bekend zijn en krijgen na het downloaden van de app via een verificatietool toegang.
Meer weten over de app? Neem contact op met Ruud Pols: r.pols@vzi.nl. Of nog beter, voor VZI-leden: stel je vraag in de VZI-app!
