Capaciteitsplanning voor zorg thuis van het Centrum voor Thuisbeademing Rotterdam

Inleiding

Er is sprake van thuisbeademing als een patiënt in zijn thuissituatie chronisch beademd wordt, in principe dus levenslang. Een beademingsapparaat neemt de functie van de ademhalingsspieren voor meerdere uren per etmaal over. Dit maakt het mogelijk om ook buiten het ziekenhuis beademd te worden (UMC Utrecht Centrum voor Thuisbeademing, 2019). De zorg voor patiënten met thuisbeademing valt onder verantwoording van één van de vier Centra voor Thuisbeademing (CTB), onder de categorie medisch specialistische zorg thuis. Deze CTB’s regelen onder ander de installatie en het onderhoud van de apparatuur, maar regelen ook de metingen aan de apparatuur, de metingen bij de patiënt en de gesprekken met de patiënt.

Het aantal chronisch beademden in Nederland is in ruim 20 jaar meer dan vertienvoudigd en vertoont een regelmatige groei die conform verwachting is; van vrijwel geen patiënten in 1991, naar meer dan 3000 patiënten in 2018 (Vereniging Samenwerkingsverband Chronische Ademhalingsondersteuning, 2018). Ook bij het CTB-Rotterdam, Erasmus Medisch Centrum, is deze vertienvoudiging te zien.  

Door deze patiëntengroei is de patiëntenlogistiek complexer geworden. Patiëntenlogistiek betreft hier het beheersen van de behandeling, zorg- en supportactiviteiten, de gerelateerde personeelsplanning, de informatiestroom en de goederenstroom. De patiëntenlogistiek moet tevens passen bij de voorkeur van de patiënt en moet kosteneffectief zijn (Moeke & Verkooijen, 2010). Om de patiëntengroei blijvend te kunnen ondersteunen, dienen de huidige processen aangepast te worden.

In de literatuur zijn geen studies te vinden die zich richten op de vraag hoe deze medisch specialistische zorg thuis kosteneffectief gepland en uitgevoerd kan worden; deze zorg wordt chronisch aan huis (maar niet dagelijks of wekelijks) met langere tussenpozen geleverd. Wel zijn er studies te vinden over het plannen van thuiszorgactiviteiten die dagelijks/wekelijks uitgevoerd worden (Duque, Castro, Sorensen, & Goos, 2015; Hewitt, Nowak, & Nataraj, 2016)

Het onderzoek van Hewitt et al. (2016) naar verschillende planningsstrategieën voor de thuiszorglogistiek, toonde drie belangrijke resultaten: 1) de routeplanning bleek efficiënter wanneer meerdere bezoeken aan één patiënt werden gebracht, 2) een langere-termijnplanning (meer dan 1 week vooruit) versterkte kostenbesparing en 3) een langere-termijnplanning leidde bij zowel de routeplanning als bij de thuiszorg logistiek tot een hogere operationele efficiëntie. Ook voor het CTB-Rotterdam is het verhogen van de efficiëntie en daarmee dus ook de routeplanning en langere termijnplanning een interessant vraagstuk. 

Landelijke Thuiszorg van België heeft in samenwerking met Universiteit Antwerpen een project uitgevoerd met als doel de ontwikkeling van een beslissingssysteem (door middel van zorgplannen) om de regionale dienstplanning te ondersteunen (Duque et al., 2015). In dit project werden twee onderdelen van het thuiszorgproces geoptimaliseerd: 1) maximaliseren van het servicelevel, de geleverde zorgtijd aan de patiënt en 2) minimaliseren van reisafstand. Beide onderdelen zijn ook relevant voor het planningsvraagstuk van het CTB-Rotterdam, omdat bij het CTB-Rotterdam het uiteindelijke doel het optimaliseren van de planning en uitvoering van de activiteiten is.   

Doel van dit exploratief onderzoek was het in kaart brengen van de processen van planning en uitvoering van de metingen en huisbezoeken bij patiënten van het CTB-Rotterdam. De uitkomsten leveren input om de inzet van capaciteit te vergroten, waardoor de effectieve tijd voor zorg gemaximaliseerd kan worden.

Materiaal & Methoden

Het in kaart brengen van de processen van planning en uitvoering van de metingen en huisbezoeken bij patiënten van het CTB-Rotterdam werd uitgevoerd middels observaties en interviews.

Context

Er zijn vier typen processen te onderscheiden voor de planning en uitvoering van de huisbezoeken en metingen bij de patiënt (zie Figuur 1). Alle genoemde betrokkenen zijn werkzaam bij het CTB-Rotterdam. Er werken drie ‘medewerkers secretariaat’, acht verpleegkundig consulenten en twee logistiek medewerkers.

Data verzameling

De onderzoeksperiode liep van 4 september 2017 tot en met 30 november 2017. Tijdens deze periode zijn data verzameld middels observaties, interviews en is gebruik gemaakt van bestaande planningsbestanden voor het in kaart brengen van de planning en de uitvoering van de metingen en huisbezoeken.

Proces 1) Planning van huisbezoeken: interview met elk van de acht (verpleegkundig) consulenten. De vragen van het interview betroffen:

·        Hoe worden de afspraken met de patiënt ingepland [input en process]?

·        Wanneer/hoe ver van tevoren worden de afspraken met de patiënten ingepland?

·        Hoe wordt de route ingepland?

·        Wordt er tijd op de routedagen vrijgehouden voor ad hoc afspraken?

·        Hoeveel tijd wordt er besteed aan het inplannen van patiënten?

Proces 2) Planning van metingen: een interview met één medewerker van het secretariaat van het CTB-Rotterdam. De vragen van dit interview betroffen:

·         Door wie worden de metingen ingepland [supplier]?
·         Op welke factoren wordt het maken van de planningen voor de metingen gebaseerd [input]?
·         Hoe worden de metingen ingepland [process]?
·         Hoeveel tijd dient er tussen de meting en een huisbezoek te zitten?
·         Hoeveel tijd [in dagen] wordt er besteed aan het inplannen van de metingen?
·         Wanneer/hoe vaak worden de metingen ingepland?
·         Wat is de normtijd die gehanteerd wordt voor het plaatsen van de meting bij een patiënt?
·         Door wie wordt de routeplanning gemaakt?
·         Wie doet wat met de uitkomsten van de metingen, wat is de administratieve afhandeling [customer]?

Proces 3) Uitvoering van metingen: er hebben vijf observatiedagen plaatsgevonden (drie bij de ene logistiek medewerker en twee bij de andere logistiek medewerker) in de periode van 2 oktober tot en met 3 november 2017. Gedurende deze dagen is de gehele werkdag geobserveerd en zijn 14 verschillende patiënten bezocht om de metingen te plaatsen en op te halen. Hierbij zijn data verzameld omtrent: metingsnummer, reistijd [min], duur van de meting [min], reisafstand [km] en opmerkingen. Google Maps is gebruikt voor het berekenen van de reistijd. Daarnaast is de planning (zoals die door het secretariaat gemaakt is), beoordeeld.

Tijdens de periode van 1 september tot en met 30 november is bijgehouden hoeveel metingen er mislukt zijn en hoeveel metingen er extra zijn aangevraagd door artsen en consulenten.

Proces 4) Uitvoering van huisbezoeken: van 31 routedagen zijn data verzameld. De onderzoeker is tijdens negen van de 31 dagen mee geweest met vijf consulenten ter observatie. Hierbij zijn observatieformulieren ingevuld. Van de overige routedagen zijn door zeven van de acht consulenten tussen 1 oktober en 30 november 2017 de volgende gegevens op de observatieformulieren vastgelegd:

·         Welke consulent [naam] het observatieormulier heeft ingevuld

·         Het aantal afgelegde huisbezoeken
·         De duur van ieder huisbezoek [min]
·         De reden van het huisbezoek
·         De gemiddelde reistijd [min]
·         De afstand naar ieder huisbezoek [km]
·         Eventuele opmerkingen die de consulent kon maken bij ieder huisbezoek

De gemiddelde duur van het huisbezoek, is berekend aan de hand van de gegevens uit deze observatieformulieren. Daarnaast is de spreiding berekend (aan de hand van de minimum tijd en maximum tijd).

Door de interviews met de acht consulenten zijn de overige activiteiten die samenhangen met het huisbezoek in kaart gebracht: 

·        Wat gebeurt er ter voorbereiding aan het huisbezoek?

·        Hoeveel tijd zit er in de voorbereiding van het huisbezoek [min]?

·        Wat wordt er gedaan met de meting, wanneer bekijk je deze?

·        Hoeveel tijd zit er in de administratieve naslag van een huisbezoek, wanneer voer je dit uit en waaruit

      bestaat dit?

Data-analyse

Data van proces 1 en 2 werden geanalyseerd middels het SIPOC-model (Supplier, Input, Process, Output, Customer)(Luneau, 2012). Middels het SIPOC-model werden de betrokkenen, activiteiten, middelen en resultaten van het proces geanalyseerd.

Om proces 3 en 4 in kaart te brengen (gezien vanuit de patiënt) en aan te geven welke betrokkene welk bezoek aflegt bij de patiënt, is het ‘Swim Lane’ diagram van Rummler and Brache (2012) gebruikt.

Vraag  naar zorg & beschikbare capaciteit

Tevens werd de vraag naar zorg en daarmee dus de capaciteitsvraag van de consulent en logistiek medewerker berekend en vergeleken met de beschikbare capaciteit (het capaciteitsaanbod); hoeveel wordt er volgens de norm ingepland. Deze capaciteitsvraag werd zowel voor de huisbezoeken als voor de metingen berekend. Deze capaciteitsvraag voor geheel 2017 is gebaseerd op extrapolatie van de verzamelde data gedurende de onderzoeksperiode (de onderzoeksperiode bleek representatief wegens het ontbreken van abnormaliteiten).

Resultaten

Huidige planning van huisbezoeken (proces 1)

Figuur 2 toont het SIPOC-planningsproces (proces 1) van de huisbezoeken.

Uit interviews met de acht (verpleegkundig) consulenten bleek dat het maken van het rooster tot 1 november 2017 werd uitgevoerd door één van de consulenten (supplier). Hierna is dit overgenomen door het secretariaat (supplier). In dit rooster worden de diensten van de consulenten ingepland, waaronder de routedagen (1 routedag per week). De verdere diensten die de consulenten hebben zijn: kantoordienst, kliniekdienst, externe dienst en dienst voor overige taken.

De interviews toonden verder dat de consulenten van het CTB-Rotterdam zelf verantwoordelijk zijn voor het maken van hun routeplanning van de huisbezoeken op de routedagen (process). Deze huisbezoeken worden uitgevoerd binnen de caseloads van de consulenten (een caseload bestaat uit een aantal vaste patiënten die aan de consulent zijn toegewezen). In een eigen ‘consulentenlijst’ (Excel-bestand; input) maakt de consulent een planning voor de caseload waarbij de consulent zelf per maand heeft aangegeven welke zorgactiviteiten uitgevoerd dienen te worden bij die patiënt. Deze zorgactiviteiten kunnen zijn: een meting, een poli-afspraak of een huisbezoek. In enkele gevallen geven longartsen daarnaast in Hix aan dat er een huisbezoek gepland dient te worden (input). Op basis van deze consulentenlijst deelt de consulent de patiënten in op een routedag en maakt de afspraken met de patiënten en verwerkt deze in Hix. De wens die het CTB-Rotterdam heeft vastgelegd is dat er ongeveer zes maanden tussen een poli-afspraak en een huisbezoek zit.

Voor het plannen van de huisbezoeken is geen uniforme werkwijze opgesteld, waardoor de aanpak hiervan verschilt per consulent. Dit geldt eveneens voor hoe ver van tevoren afspraken met patiënten worden ingepland, voor het wel of niet tijd vrijhouden voor ad hoc afspraken op de routedagen en de wijze van inplannen van de route. Aan het inplannen van patiënten wordt per consulent 15 tot 30 minuten per week tijd besteed op basis van 1 routedag per week. Als normtijd voor een huisbezoek wordt 60 minuten gehanteerd.

Huidige planning van metingen (proces 2)

Figuur 3 toont het SIPOC-planningsproces (proces 2) van de metingen.

Een interview met een medewerker secretariaat toonde aan dat de metingen worden ingepland door het secretariaat (supplier). Deze planning berust op de afzonderlijke consulentenlijsten per consulent, aangevuld met informatie van de longartsen (input). De patiënten op de lijst worden ingedeeld op werkdagen, waarbij rekening gehouden wordt met de postcode. Vervolgens belt het secretariaat de patiënt om een afspraak te maken voor twee opeenvolgende dagen en wijst deze twee afspraken toe aan een logistiek medewerker (process). Hierbij houdt het secretariaat rekening met de norm van een week tussen de meting en een huisbezoek. Ook bleek dat er geen normtijd is voor het plaatsen en brengen van metingen, maar dat er als norm drie metingen per dag worden ingepland. Het secretariaat werkt 3,5 tot 7 werkdagen aan het opleveren van een maandplanning voor beide logistiek medewerkers. Het secretariaat plant de metingen maandelijks en voert daarna wekelijks wijzigingen door.

De logistiek medewerker (customer) legt op basis van de planningslijst (output) de bezoeken ten behoeve van de metingen af. De avond voor de werkdag plant de logistiek medewerker de route.

Huidige proces uitvoering van metingen (proces 3)

Vanuit het gezichtspunt van de patiënt start de zorg aan huis bij het ontvangen van de apparatuur ten behoeve van een meting (zie Figuur 4).

De logistiek medewerker brengt de meetapparatuur naar de patiënt, zet deze klaar en legt uit hoe de patiënt de apparatuur dient te gebruiken. Tabel 1 toont de duur van de activiteiten van de logistiek medewerker per huisbezoek. De meting vindt vervolgens die nacht plaats (gedurende circa acht uur) die de patiënt zelf uitvoert. De volgende werkdag neemt de logistiek medewerker de meetapparatuur in, waarna deze wordt uitgelezen. De verzamelde data worden geconfigureerd naar een rapportage en in een gezamenlijke map geplaatst. Een medewerker van het secretariaat controleert deze map dagelijks en zet de rapportages van de metingen door naar de betreffende consulent door deze in Hix te registreren.

Tabel 1. Gemiddelde tijdsduur per activiteit van de logistiek medewerker per breng- of ophaalbezoek

In de observatieperiode (2 oktober tot en met 3 november 2017) is door de twee logistiek medewerkers in totaal 7567 kilometer gereisd.

In de onderzoeksperiode van 1 september tot en met 30 november 2017 stonden 320 metingen gepland, waarvan 18 metingen werden afgezegd. Van de 302 uitgevoerde metingen mislukten 70 metingen. Tijdens deze periode werden er buiten de reguliere metingen 84 extra metingen aangevraagd door de artsen en consulenten (Tabel 2).

Tabel 2. Soorten aanvragen voor metingen tijdens de onderzoeksperiode (1 september - 30 november 2017)

Huidig proces uitvoering van huisbezoeken (proces 4)

Figuur 5 toont schematisch de activiteiten in proces 4. Hoewel de vormgeving van het SIPOC-model is aangehouden, is hier echter geen sprake van “supplier, input, process, output, consumer”. Wel worden de activiteiten benoemd.

Van 113 huisbezoeken zijn in de onderzoeksperiode data verzameld. De consulenten bezochten op deze routedagen 3 of 4 patiënten (in enkele gevallen 2, 5 of 6 patiënten).

Na het plannen van het huisbezoek, en de door de logistiek medewerker opgehaalde meting, bekijkt de consulent de meting (Hix) ter evaluatie van de gezondheid van de patiënt en verzamelt de benodigde (reserve)materialen ter voorbereiding van de huisbezoeken van die dag. In de interviews gaven de consulenten aan dat zij tussen de 10-60 minuten per patiënt per routedag nodig hadden voor het voorbereiden van de huisbezoeken. De gemiddelde reisafstand naar een huisbezoek bedroeg 23 kilometer, waar qua reisduur gemiddeld 25 minuten over werd gedaan.

Tijdens het huisbezoek bespreekt de consulent de meting met de patiënt, hoe hij/zij zich voelt en of er klachten zijn. Op basis van deze informatie en de informatie uit de rapportage van de uitgevoerde meting (uit proces 3) bepaalt de consulent of de instellingen van de beademingsapparatuur aangepast dienen te worden. Indien dit nodig is, doet de consulent dit tijdens het huisbezoek. De duur van het huisbezoek varieerde van 1 minuut (waarbij de desbetreffende patiënt afwezig bleek) tot en met 120 minuten.

Uit de observaties bleek dat er verschillende soorten huisbezoeken werden uitgevoerd naast de reguliere huisbezoeken (zie Figuur 6). De ad hoc-huisbezoeken houden in dat dit bezoek aan de routedag werd toegevoegd nadat de planning voor de routedag al gemaakt was. 

Bij redenen die de consulenten noteerden dat een huisbezoek buiten de reguliere bezoeken om werd afgelegd (dus voor de ‘extra huisbezoek’ of ‘ad hoc’ bezoeken), betrof onder andere: “aanleren airstacken”, “vakantiemachine instellen”, “nieuw of ander masker” of “Amytrofische Lateraal Sclerose (ALS) eens per drie maanden”.

Uit de observatieformulieren bleek dat het huisbezoek gemiddeld 12 minuten per huisbezoek korter duurde als de administratieve verslaglegging achteraf uitgevoerd werd. uit de interviews bleek ook dat de afwerking (behalve de verslaglegging) soms ook bestond uit het bijwerken van de consulentenlijst, het verwerken van de uitlezing van het beademingsapparaat in hix, het bestellen van materiaal voor de patiënt, of het controleren van de volgende afspraak. In de interviews werd aangegeven dat de gebruikte tijd van de administratieve naslag van een huisbezoek wisselt. het vaakst werd 30 minuten per patiënt genoemd, maar ook kwamen 15-20 minuten per patiënt en 1-1,5 uur per routedag voor.

Vraag naar zorg door middel van huisbezoeken en capaciteit voor deze huisbezoeken

Vraag naar zorg

De norm van het CTB-Rotterdam is om minimaal één huisbezoek per jaar af te leggen, dit wordt een ‘regulier’ huisbezoek genoemd. Daarnaast vonden en nog meerdere huisbezoeken om verschillende redenen plaats (zie Figuur 7). 

In 2017 was het CTB-Rotterdam verantwoordelijk voor 632 patiënten, die allemaal minimaal één ‘regulier’ gepland huisbezoek per jaar kregen. Tijdens de onderzoeksperiode was 41 van de 113 huisbezoeken (36,3%) regulier huisbezoek. Op basis van extrapolatie komt 100% overeen met 1741 huisbezoeken in 2017 (632/36,3%*100%). Figuur 7 toont de frequentie van de reden voor de huisbezoeken in 2017. Uit de data van de observatieformulieren bleek dat 0,9% van de huisbezoeken werd afgezegd en opnieuw ingepland moest worden, dit is gelijk aan (afgerond naar beneden) 15 huisbezoeken in 2017. Hiermee was de totale vraag (1741+15) 1756 huisbezoeken.

Wegens afschrijving van bepaalde beademingsapparatuur dienden in 2017 111 patiënten overgezet te worden op andere beademingsapparatuur. Deze afspraken werden indien mogelijk gecombineerd met de reguliere huisbezoeken. Naar schatting (gebaseerd op de uitkomsten van de verzamelde data) zijn er in 2017 46 huisbezoeken extra uitgevoerd voor het overzetten op andere beademingsapparatuur. Met deze reden ‘Overzetten op andere apparatuur’ hoeft in de toekomst bij het plannen geen rekening meer te worden gehouden.

Capaciteit voor de huisbezoeken

De capaciteit op basis van de ingeplande norm in 2017 was 1296 huisbezoeken. Deze capaciteitsberekening is gebaseerd op het uitvoeren van 3,6 huisbezoeken per routedag, met één routedag per werkweek voor ieder van de 8 consulenten, waarbij uitgegaan is van 45 werkweken in een jaar.

Op basis van deze berekening is er sprake van capaciteitstekort voor het uitvoeren van de huisbezoeken.

Rekening houdend met de patiëntengroei van 9% van het CTB-Rotterdam en op basis van de gemeten vraag zal deze verdeling met de gehanteerde planningsmethode schever worden.

Vraag naar metingen en capaciteit ten behoeve van de metingen

Vraag naar metingen

Zoals eerder geschreven werden tijdens de onderzoeksperiode 302 metingen uitgevoerd, mislukten 70 metingen die per direct opnieuw ingepland moesten worden en werden 84 metingen extra aangevraagd (zie Tabel 2). Het aantal reguliere metingen, 236 metingen (320-84), bedroeg dus 78,1% van het aantal uitgevoerde metingen.

Omdat er per jaar voor elke patient één regulier huisbezoek plaatsvindt en hieraan voorafgaand een meting plaatsvindt, komt 73,8% van de reguliere metingen neer op 632 metingen. Op basis van extrapolatie komt 100% overeen met 854 metingen (naar beneden afgerond).

Daarnaast werden metingen afgezegd, in de onderzoeksperiode was dit 5,6%. Op jaarbasis komt dit aantal neer op 51 metingen (afgerond naar beneden) die opnieuw ingepland moeten worden. Wanneer er een meting wordt afgezegd is er op dat moment ‘een gat’ in de planning van de logistiek medewerker. De totale vraag bedraagt dus  (854+51) 905 metingen.

Capaciteit voor de metingen

Net als bij het berekenen van de capaciteit voor de huisbezoeken is uitgegaan van 45 werkweken per jaar. Er zijn twee logistiek medewerkers: de één werkt vier dagen per week, de andere is om de week één dag vrij. Dit betekent in totaal 382,5 werkdagen (45*4+45*4,5) per jaar. Het CTB-Rotterdam hanteert als norm dat er drie metingen per werkdag worden ‘uitgezet’. In totaal wordt dus voor (afgerond naar boven) 1148 metingen per jaar (382,5 werkdagen* 3 metingen per dag) tijd gereserveerd. Waar bij de huisbezoeken sprake is van een capaciteitstekort, is bij de metingen meer capaciteit beschikbaar dan gebruikt. 

Discussie & Advies

Doel van dit exploratief onderzoek was het in kaart brengen van de processen van planning en uitvoering van de metingen en huisbezoeken bij patiënten van het CTB-Rotterdam. De uitkomsten leverden input om de vraag naar zorg beter af te stemmen op de hiervoor ingeroosterde capaciteit waardoor de effectieve tijd voor zorg gemaximaliseerd kan worden.

Uit zowel kwantitatief als kwalitatief onderzoek blijkt dat er een aanzienlijk disbalans is tussen de vraag naar huisbezoekenen en de geplande capaciteit ten behoeve van de huisbezoeken. In 2017 was er voor de huisbezoeken een capaciteit gepland van 1296 huisbezoeken terwijl de uitgevoerde zorg (vraag naar) 1756 huisbezoeken was. Dit resulteert in een tekort van 460 huisbezoeken (26,2% van de te plannen bezoeken) in het capaciteitsaanbod. Deze onbalans is ontstaan door een gebrek aan transparantie van de redenen waarvoor de consulenten de huisbezoeken uitvoeren. Hierdoor kon de vraag naar zorg niet juist voorspeld worden. Uit de resultaten van dit onderzoek bleek dat slechts 36,3% regulier huisbezoek betrof en dat dus 63,7% van de huisbezoeken, die in 2017 zijn uitgevoerd, niet vielen onder het jaarlijkse ‘reguliere’ huisbezoek aan de patiënt en waren hiermee in de capaciteitsberekening onvoorzien.

Om de vraag naar huisbezoeken te berekenen wordt geadviseerd om bij iedere patiënt de zorgvraag in kaart te brengen door de nodige zorgactiviteiten en bijbehorende zorguren te definiëren. Hiermee wordt zogezegd een zorgplan voor iedere patiënt opgezet. Nu inzichtelijk is welke soorten huisbezoeken worden uitgevoerd, kunnen persoonlijke zorgplannen aan patiënten worden gekoppeld. De patiëntindeling in deze zorgplannen kunnen op de volgende vijf onderdelen ingevuld worden: Behoefte patiënt, Zorgplan, Diagnose patiënt, Zorgactiviteiten en Effectieve zorguren (van Gastel, 2005). van Gastel (2005) liet zien dat het toewijzen van een patiënt aan één consulent een positieve invloed had op het planningsproces. Verwacht wordt dat middels deze zorgplannen de zorgvraag van het CTB-Rotterdam accurater voorspeld kan worden. Hierdoor kunnen overuren en werkdruk afnemen en zal een meer transparante, betrouwbare en uniforme werkwijze en geleverde zorg aan patiënten ontstaan.

Momenteel wordt er relatief veel tijd besteed aan het maken van de planning voor de metingen en de huisbezoeken. Het secretariaat is 3,5 tot 7 werkdagen bezig met het maken van een maandplanning voor de metingen en de consulenten zijn rond de 15 tot 30 minuten per week bezig met de planning voor de huisbezoeken. Hierbij ontbreekt een uniforme werkwijze en door de opslag van informatie in verschillende systemen is de transparantie en betrouwbaarheid relatief laag en de foutgevoeligheid relatief hoog. Met de implementatie van de zorgplannen wordt verwacht dat automatisering in de planningsprocessen van de metingen en de huisbezoeken mogelijk is. Wij adviseren om een planningssysteem te implementeren voor het maken van een dag- en routeplanning voor de huisbezoeken en metingen. Geadviseerd wordt om in dit planningssysteem centraal informatie op te slaan die decentraal beschikbaar en bewerkbaar is. Door het automatiseren van deze planningsprocessen zullen de besteedde werkuren aan het planningsproces dalen.

Met de daling van de werkuren te besteden aan de planning is het mogelijk om deze uren te herbesteden. Momenteel wordt er geen capaciteit voor de consulenten ingepland om hun caseload te onderhouden. De uren die het planningssysteem vrijmaakt, kunnen hieraan gewijd worden. Verder hebben de logistiek medewerkers taken die zij uitvoeren wanneer er ruimte is op een dag tussen afspraken van de metingen door. Dit leidt tot een onoverzichtelijke dagbesteding van de logistiek medewerkers voor de organisatie. Door het accurater plannen gebaseerd op een minimale reistijd, kunnen de logistiek medewerkers een planning krijgen waarin ook deze taken worden meegenomen.

Resultaten van het onderzoek laten zien dat een relatief groot deel van de metingen die de logistiek medewerkers uitvoeren bij de patiënten (23,2%) mislukt. De oorzaak hiervan is onbekend, waardoor het niet mogelijk is om een advies tot verbetering van het slagingspercentage op te stellen. Wel wordt geadviseerd om hier een vervolgonderzoek naar uit te zetten. Voor nu wordt geadviseerd om de 23,2% extra benodigde capaciteit, voor de mislukte metingen, mee te nemen in het berekenen van de vraag en te reserveren voor de metingen.

Bij het berekenen van de tijden die nodig zijn voor het uitvoeren van de activiteiten door de logistiek medewerkers, is gebleken dat er relatief weinig effectieve werkuren in een werkdag worden benut door de logistiek medewerkers. Op basis van deze bevindingen wordt geadviseerd om ook dit planningsproces te automatiseren, zodat een planningssysteem een optimale route kan plannen. Dit zal als gevolg hebben dat de effectieve werkuren voor de logistiek medewerkers zullen stijgen.

Wat in proces 3 opvalt is dat de gemiddelde reistijd (24 minuten) relatief hoog is in verhouding tot de andere activiteiten die de logistiek medewerkers uitvoeren. De reden hiervan is dat bij het maken van de planning wenig rekening wordt gehouden met deze reistijd.

Het CTB-Rotterdam wil de effectieve tijd aan zorg maximaliseren, dit kan meetbaar gemaakt worden door middel van het opstellen van KPI’s (Key Performance Indicators). Deze KPI’s kunnen opgesteld worden op de onderwerpen kwaliteit en effectiviteit (efficiëntie) (van Gastel, 2005). Binnen deze onderwerpen kunnen verschillende onderdelen gedefinieerd worden.

·        Kwaliteit: Verdeling van de caseload onder de consulenten en registratie van extra zorgactiviteiten

·        Effectiviteit (efficiëntie): Aantal uitgevoerde metingen en aantal uitgevoerde huisbezoeken

Een belemmering van dit onderzoek bij het in kaart brengen van de uitvoering van de planning van de metingen was dat de logistiek medewerkers niet bereid waren om de observatieformulieren in te vullen. Om in kaart te brengen wat hun gemiddelde reistijd was, is daarom gebruik gemaakt van de reistijden van Google Maps. Hierbij is rekening gehouden met de spits en is de route berekend met als startpunt CTB-Rotterdam. Maar deze methode is minder accuraat dan wanneer de logistiek medewerkers hun reistijden genoteerd hadden. Een andere belemmering is dat dit onderzoek slechts is uitgevoerd bij één CTB waardoor de resultaten niet direct vertaalbaar zijn voor andere CTB’s.

Een sterkte van dit onderzoek is dat alle betrokkenen van het proces betrokken waren bij het in kaart brengen van de informatie, waardoor  vraag en aanbod van capaciteit op elkaar afgestemd konden worden.

In conclusie, het CTB-Rotterdam kan een verbeterslag maken in het balanceren van de vraag naar zorg (capaciteitsvraag) en het capaciteitsaanbod. Dit onderzoek heeft de capaciteitsvraag in kaart gebracht, waardoor het capaciteitsaanbod hierop afgestemd kan worden en een capaciteitsplan op tactisch niveau kan worden opgesteld. Door het implementeren van een planningssysteem zal er een uniforme werkwijze onder de medewerkers gehandhaafd worden en zal de registratie van gegevens vergemakkelijkt worden. Door de centrale opslag van informatie zal de transparantie toenemen en de foutgevoeligheid van het planningsproces dalen. Middels deze verbeteringen zet het CTB-Rotterdam een goede stap richting hun doel om de effectieve tijd aan zorg te maximaliseren.