Terug

Medische techniek, regisseren of negeren?
Redactie MTIntegraal

03 september 2012

(Laatst aangepast: 26-07-2016)

Medische techniek, regisseren of negeren?

Columns

Dit artikel gaat in op de medisch-technologische ontwikkelingen die naast de enorme vooruitgang op het gebied van kwaliteit en efficiënter werken binnen de patiëntenzorg ook grote invloed hebben op de investeringsomvang en de periodieke kosten en periodiek onderhoud gedurende de levenscyclus van het medische apparaat. De kernvraag is: hoe kunnen zorginstellingen grip en toezicht houden op deze baanbrekende technologie? Aan de hand van de praktijkervaringen die in de afgelopen jaren op dit gebied zijn opgedaan, zullen we praktische inzichten en adviezen geven om deze vraag te beantwoorden.

Innovatie en patienmveiligheid

Baanbrekende uitvindingen groots toegepast
Technologie wordt steeds belangrijker in de zorg en geeft ons nieuwe mogelijkheden om de zorg te innoveren en te verbeteren. Het wordt gezien als één van de oplossingsrichtingen om in de toekomst te kunnen voldoen aan de sterk groeiende behoefte aan zorg in een arbeidsmarkt met te weinig beschikbare zorgverleners. De toepassing van medische technologie heeft in de afgelopen decennia dan ook een enorme vlucht genomen. De snelheid waarin de technologie zich ontwikkelt en de integratie met andere technologieën zoals informatietechnologie en nanotechnologie, heeft ervoor gezorgd dat de apparatuur in kwaliteit, functionele rijkheid en interoperabiliteit flink is toegenomen.

Met het toenemende gebruik van medische apparatuur ontstaat ook de vraag hoe grip en toezicht te houden op de kwaliteit en de kosten van medische technologie. Dit vraagstuk neemt een steeds prominentere plaats in op de agenda van het management. Gedreven door het realiseren van een optimale balans tussen doelmatigheid, patiëntveiligheid, financiële stabiliteit en risicomanagement zijn zorginstellingen op zoek om op een verantwoorde wijze het maximale uit medische technologie te halen.

Patiëntveiligheid borgen
Het is evident dat het inzetten van steeds betere en geavanceerdere medische technologie veel positieve effecten heeft op de kwaliteit en het doelmatiger werken in de zorg. Maar er is ook een keerzijde aan deze ontwikkeling. Met de aanschaf van medische apparatuur zijn vaak grote investeringen gemoeid. Daarnaast vraagt de inzet van medische apparatuur een aanscherping van beleid om de veiligheid van patiënt en gebruiker te waarborgen. Uit onderzoek blijkt dat het onjuist gebruik en technisch falen van medische technologie een kritieke factor is voor het optreden van medische complicaties in het zorgproces.  Naast het toezicht van het ministerie van VWS, de IGZ en het RIVM is het van belang het beheer van medische techniek goed te organiseren. Een goed georganiseerde beheeromgeving voor het tijdig en in samenhang onderhouden van medische apparatuur helpt een zorginstelling het aantal incidenten (en de hieraan gerelateerde schade voor de patiënt) door medische technologie te minimaliseren.

Strenge eisen aan gebruik
De praktijk leert dat veel gebruikers van medische apparaten onvoldoende zijn getraind in het juiste gebruik van deze apparatuur en daardoor niet goed in staat zijn de risico’s in te schatten. Dit terwijl medische apparaten alsmaar geavanceerder worden en verder in complexiteit toenemen. Om de veiligheid van patiënt en zorgverlener zeker te stellen, moeten strenge eisen worden gesteld aan de competenties van gebruikers, alsmede de opleiding en de instructies die worden gegeven. Dit blijkt in de praktijk nog geen vanzelfsprekendheid. Ook de wetgeving dwingt dit nog onvoldoende af. Normstelling en richtlijnen zijn nodig om het gebruik van risicovolle apparatuur in het klinische proces te reguleren. Daarmee kunnen meer mogelijkheden van de medische apparaten worden benut en kan tevens het grote aantal incidenten dat ontstaat door verkeerd gebruik worden gereduceerd.

Onderhoud en kwaliteitsborging

Preventief onderhoud cruciaal
Ook het structureel onderhouden van medische apparatuur blijkt in de praktijk vaak een probleem. Illustratief is dat tweederde van de ziekenhuizen medische apparatuur gebruikt waarop geen aanduiding staat van de onderhoudsstatus of waarvan de onderhoudsdatum is verlopen. Daarnaast blijkt dat het werk van de afdeling medische techniek veelal correctief gericht is. Een voorzichtige conclusie is dat het onderhouden van medische apparatuur nog onvoldoende als een kritieke factor wordt aangestuurd. Geschat wordt dat het gros van de ziekenhuizen te maken heeft met bijna-ongelukken door achterstallig onderhoud van medische apparatuur.

Prestatie-indicatoren voor kwaliteitsborging
De brand in het Twenteborg Ziekenhuis in Almelo (2006) heeft veel teweeg gebracht over medische techniek en het beheer ervan. Mede naar aanleiding daarvan heeft de Orde van Medisch Specialisten twee leidraden opgesteld waarin richting wordt gegeven aan de verantwoordelijkheid van de medisch specialist ten aanzien van medische apparatuur. Deze leidraden stellen dat de medisch specialist zich op de hoogte stelt van de kwaliteit en de veiligheid van de medische apparatuur waarmee hij werkt, betrokken is bij alle beslissingen rond aanschaf, ingebruikname en afschrijving van apparatuur en over de benodigde competenties beschikt om met de apparatuur te werken. Tevens zijn zowel de NVKF als de IGZ bezig met de ontwikkeling van prestatie-indicatoren voor de kwaliteitsborging van medische systemen. De achterliggende gedachte van de IGZ is dat een goede monitor op de effectieve en betrouwbare uitvoering van preventief onderhoud een zorginstelling helpt grip te houden op het onderhoud van medische systemen en de patiëntveiligheid verhoogt.

Beheer in één hand
In veel instellingen worden trajecten opgestart om het beheer en onderhoud van medische techniek en IT te professionaliseren en in steeds meer gevallen te integreren. Belangrijkste reden om de dienstverlening te professionaliseren is de toenemende afhankelijkheid van medische technologie en IT. De geavanceerde technologie stelt steeds strengere eisen aan de competenties van beheerders. Het beheer en onderhoud van medische techniek en IT beweegt van een overwegend operationele functie naar een meer tactische. Het gaat steeds minder om repareren en meer om assembleren. Reparatie van componenten is te complex, duurt te lang en is te duur. Vervangen van componenten in de wereld van medische techniek en IT sluit aan bij de wereld die we kennen uit de consumentenelektronica. Deze ontwikkeling vraagt om andere competenties en een ander serviceconcept dan we voorheen gewend waren en op dit moment binnen veel instellingen is ingericht.

Single points of failure

Naast de behoefte te professionaliseren, bestaat er ook een groeiende behoefte om de dienstverlening te integreren. Een belangrijke reden is dat steeds meer medische apparaten gekoppeld zijn aan de IT-infrastructuur en dat steeds vaker sprake is van een geïntegreerde omgeving. Een geïntegreerde omgeving is kwetsbaarder vanwege het grote aantal ‘single points of failure’, maar heeft het voordeel dat de verantwoordelijkheid voor de continuïteit als geheel eenduidig is belegd bij één afdeling. De praktijk leert dat dit weer leidt tot een verhoging van continuïteit, kwaliteit en veiligheid. Door de eerstelijnshelpdesk te combineren kan voor beide dienstgebieden in een 24-uurs bereikbaarheid worden voorzien, kan sneller worden gereageerd op een melding en kunnen de exploitatiekosten worden verlaagd. Dit kan verder worden geoptimaliseerd als alle medische apparaten of medisch-technische omgevingen zijn beschreven in een ‘configuration management database’ (CMDB) en in de tweede lijn medisch-technisch beheer als dienstspecialisatie wordt beschouwd naast andere specialisaties zoals netwerkbeheer, systeembeheer en werkplekbeheer.

Volwassen beheerorganisatie ontwerpen
Het achterliggende doel van het professionaliseren en integreren van de dienstverlening is een volwassen beheerorganisatie neer te zetten die in staat is de medische informatiesystemen op een integrale en effectieve wijze te onderhouden en te beheren waar het topmanagement inzicht heeft in prestaties, de technische status en kosten. Maar hoe werkt zo’n organisatie dan en hoe kan de kwaliteit van de dienstverlening worden bewaakt?

Betrek medisch-technische professionals
Een effectieve organisatie met een juiste besturing, de juiste medewerkers en de juiste processen en middelen is de basis voor een volwassen beheeromgeving. Dit klinkt goed, maar hoe realiseren we dit? Door medisch-technische professionals nauw te betrekken in het investerings- en inkoopproces kan al in een vroegtijdig stadium worden vastgesteld in hoeverre de kennis en capaciteit voor het beheer van deze medische systemen toereikend is. Bovendien kan worden geanticipeerd door het inregelen van het preventief onderhoud in de onderhoudscyclus. Het planmatig en structureel uitvoeren van preventief onderhoud en het gericht uitvoeren van technische beoordelingen draagt bij aan het proactief borgen van kwaliteit en veiligheid van medische systemen gedurende de gehele levenscyclus. Het creëren van de juiste functies en het definiëren van meetbare en stuurbare processen (op basis van KPI’s) en procedures is daarvoor doorslaggevend. Voor een zorginstelling betekent dit concreet dat een gedetailleerd ontwerp wordt gemaakt van de toekomstige beheerorganisatie en de beheerprocessen. Daarmee kunnen overigens twee vliegen in één klap worden geslagen doordat tevens kan worden voldaan aan de eisen van certificerende instanties als het Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg (NIAZ) die in zijn accreditatie en toetsing de medische technologie een prominentere plaats heeft gegeven.

ITIL is de standaard
Een goed referentiekader voor het ontwerpen en inrichten van de nieuwe beheerorganisatie is het ‘best practice framework’ ITIL. ITIL is in de praktijk de ‘de facto’ standaard voor het beheer van IT-objecten. In essentie maakt ITIL het mogelijk op maat gestructureerd en transparant IT-objecten te beheren. Uit ervaring bij diverse ziekenhuizen blijkt dat ITIL ook uitstekend is toe te passen voor het inrichten van het beheer van andere technische objecten zoals medische apparatuur. Hierbij moet worden opgemerkt dat voor het succesvol invoeren van ITIL wel een veranderkundige aanpak nodig is. Voordelen van het hanteren van een framework als ITIL zijn onder andere: standaardisatie, eenduidig begrippenkader en systematische en consistente benadering van beheer.

Professionaliseren dienstverlening
Bij het neerzetten van een professionele, volwassen en geïntegreerde beheerorganisatie en dienstverlening, is vooral aandacht voor het onderhoudsproces van medische technologie belangrijk. Het onderhoudsproces van medische technologie is niet direct onder te brengen binnen het ITIL-‘framework’. Daarnaast is er specifieke wetgeving en zijn er richtlijnen en normen waaraan het onderhoud van medische apparatuur moet voldoen. Voorbeelden hiervan zijn de Richtlijn Medische Hulpmiddelen (93/42/EEG), de Wet op de medische hulpmiddelen, het Besluit medische hulpmiddelen en de NEN-EN-IEC 60601:2006 met eisen voor basisveiligheid en essentiële prestaties van medische elektrische toestellen. Het onderhoud van medische techniek is een kritieke factor in het kader van risicomanagement en patiëntveiligheid. Daarom moet in het professionaliserings- en integratietraject hoge prioriteit worden gegeven aan het grip krijgen op het periodiek onderhoud van medische technologie.

Professioneel onderhoudsproces

Een volwassen, meetbaar en stuurbaar onderhoudsproces is te realiseren met een doordacht procesontwerp en een passend competentiemanagement. Door in eerste instantie het accent van het onderhoudsproces te verschuiven van correctief onderhoud naar preventief onderhoud en aansluitend volledig vanuit een service management (financieel beheer en dienstenbeheer) gedachte de operationele processen te herzien, kan de kwaliteit van het beheer van medische technologie op een hoger niveau worden gebracht. Mooie woorden, maar hoe maak je dit nou concreet?

De blauwdruk voor een meetbaar en stuurbaar onderhoudsproces kan worden opgesteld naar analogie van het APK-concept. Dit houdt in: planmatig uitvoering geven aan periodiek onderhoud met een duidelijke sturing op deadlines en eerstvolgend onderhoud. Door in het onderhoudsproces op gezette momenten controles uit te voeren, kan de uitvoering van preventief onderhoud, technische beoordelingen en relevante veiligheidscontroles beter worden bewaakt. Dit voorkomt het op ad-hoc basis uitvoeren van onderhoud en stelt een ziekenhuis in staat de prestaties, incidenten en kosten van het medische systeem over een langere periode te bekijken. Op basis hiervan kunnen als vast onderdeel van het onderhoudsproces de technische status en de verwachte vervangingsdatum worden bepaald. Belangrijk fundament is een servicemanagementsysteem dat de beheerorganisatie ondersteunt bij het plannen, meten, sturen en verantwoorden van het (preventief en correctief) onderhoud.

Onderhoudsprestaties monitoren
Om grip te krijgen en te houden op het onderhoud van medische systemen is het belangrijk dat het management van de beheerorganisatie ‘real-time’ inzicht heeft in de prestaties die in het proces worden geleverd. Daarmee wordt het proces beter stuurbaar en kan proactief worden ingegrepen. Bovendien kan aan de klantorganisatie aantoonbaar worden gemaakt welke diensten zijn geleverd tegen welke kosten. Het verdient aanbeveling om op het servicemanagementsysteem een dashboard te ontwikkelen om op basis van prestatie-indicatoren toezicht te houden op de interne processen. Door de dashboardinformatie te baseren op de registraties van de beheerders in het servicemanagement-systeem, ontstaat actueel inzicht in de voortgang, de betrouwbaarheid en de effectiviteit van het proces. Het dashboard is daardoor te gebruiken voor het operationeel sturen van het onderhoudsproces en voor het nemen van tactische beslissingen. Daarnaast ondersteunt een dergelijk dashboard het besluitvormingsproces voor nieuwe investeringen in medische apparatuur door inzicht te geven in de kosten en de verwachte technische levensduur per risicoklasse. Naast dit alles kan het dashboard ook door de beheerders van medische techniek worden gebruikt om onderbouwd een afweging te maken om (delen van) het onderhoud zelf uit te voeren of uit te besteden, rekening houdend met risico’s, capaciteit, complexiteit en kosten van het onderhoud.

Optimaal presteren door maximale controle
Om medische technologie zo optimaal mogelijk in te zetten, moeten zorginstellingen maximale controle hebben op kwaliteit. Hiervoor is grip nodig op het beheer van medische techniek. Beheer van medische apparatuur en IT kunnen niet langer afzonderlijk worden beschouwd. Dit pleit er voor het beheer geïntegreerd uit te voeren. ITIL biedt een uitstekend raamwerk om de operationele beheerprocessen op beide gebieden in te richten. Daarnaast blijkt dat risico’s op het gebied van continuïteit, betrouwbaarheid en patiëntveiligheid goed zijn te beheersen door preventief onderhoud planmatig periodiek uit te voeren. Een op prestatie-indicatoren gebaseerde onderhoudsmonitor en het op gezette momenten uitvoeren van medisch-technische audits helpen het management inzicht te krijgen in de status, de kwaliteit en de kosten van het beheer. Met dit inzicht zijn zij beter in staat grip te houden en waar nodig bij te sturen.

Toon alle referenties

Auteur