Inleiding
Kwaliteit en veiligheid van zorg in ziekenhuizen is in toenemende mate afhankelijk van de correcte werking van veelal complexe medische technologie en ICT deelsystemen. Daar waar in het verleden systemen min of meer geïsoleerd werden ingezet is er de laatste jaren een grootschalige integratie van technologie en ICT zichtbaar die met elkaar de complexiteit van het technologie- en ICT-landschap in een ziekenhuis sterk heeft vergroot. De toenemende implementatie van EPD’s in ziekenhuizen is hiervan een mooi voorbeeld. De applicatie zelf is cruciaal voor alle zorgafdelingen, de onderliggende infrastructuur derhalve bepalend voor alle werkprocessen, de “voedende” applicaties zoals o.a. medicatie, klinische beeldvorming, bewaking, registratie met de daarvoor randvoorwaardelijke infrastructuur (PACS, MRI, PDMS etc.) op hun beurt, weer allesbepalend voor correcte en actuele informatievoorziening. Dit alles bij elkaar nemend en zich realiserend, dat voor het kunnen verlenen van veilige en kwalitatief goede zorg, informatie altijd en overal beschikbaar moet zijn, kun je niet anders concluderen dan dat het ziekenhuis bedrijfsmatige kenmerken krijgt vergelijkbaar met hoog-risico industrieën. Dan is het eigenlijk wel heel curieus dat beheersmatige structuren in ziekenhuizen in grote mate reactief zijn ingericht terwijl er ondertussen voldoende methoden en technieken zijn die preventief en proactief, zowel potentiele als actuele verstoringen, in de ketens van techniek en ICT inzichtelijk kunnen maken en kunnen ondervangen. De oplossing hiervoor is het Zorgcommandocentrum. Het Amphia Ziekenhuis heeft in samenwerking met ICT-dienstverlener ValueBlue een unieke aanpak ontwikkeld voor de integrale monitoring van de ICT en medische technologie die wordt gebruikt in zorgketens, zoals o.a. de bewaking op operatiekamers en de reiniging van endoscopen. De aanpak maakt een einde aan de versnipperde, individuele monitoring van ICT en medische technologie en vormt daarmee een belangrijke randvoorwaarde voor veilige en kwalitatieve zorg.
Achtergrond
Elk ziekenhuis in Nederland heeft tegenwoordig een groot aantal (veelal) complexe medische systemen en een uitgebreid landschap van ICT applicaties inclusief de daarbij behorende infrastructurele voorzieningen (werkplekken, servers, netwerkcomponenten, storage etc.). Specifieke getallen voor het Amphia als topklinisch STZ ziekenhuis: 3500 werkplekken, ruim 400 applicaties, vele honderden koppelingen/interfaces, een tweetal computerruimtes, tientallen communicatieruimtes, honderden servers en meer dan 1000 medisch technologische systemen die dagelijks voor de zorg beschikbaar moeten zijn. Al deze systemen vormen in hun samenhang de “technologische” levensader van het Amphia Ziekenhuis. Al deze ICT-systemen en medische systemen vormen met elkaar ook schakels in een specifieke zorgketen binnen een afdeling van het ziekenhuis. Een storing in die keten kan forse gevolgen hebben voor de kwaliteit of continuïteit van het zorgproces. Dat maakte het beheer en de bewaking van de keten als geheel tot een grote uitdaging. Met de huidige nieuwe aanpak worden meldingen of storingen in samenhang gericht gelokaliseerd, direct op waarde geschat en opgelost. Maar minstens zo vaak voorkomen. En daarmee creëren we een belangrijke voorwaarde voor kwalitatieve en veilige zorg.
Zorgcommandocentrum
Het zorgcommandocentrum is feitelijk een centrum waarbinnen beheerders van techniek en ICT op grote schermen de totale werking van het ziekenhuis is de gaten houden. Van netwerkcomponenten, servers, applicaties, koppelingen, scanners, beeldvormende apparatuur tot bewakings- en registratie systemen. Tegenwoordig heeft elk MT en ICT systeem wel een beperkte voorziening waarmee de actuele status van het betreffende systeem uitgelezen kan worden maar meer en meer zijn dit ook complete managementpacks die de volledige werking van een systeem instantaan uitleesbaar maken. Wanneer er vervolgens in een deelsysteem iets mis dreigt te lopen kan dat direct door het commandocentrum worden waargenomen. Afhankelijk van de zwaarte of impact van de melding wordt een signaal afgegeven waarop moet worden geacteerd. Door de onderlinge verwevenheid kunnen ook meerdere afdelingen last hebben van een storing. Wanneer bijvoorbeeld het systeem voor het registreren en doorgeven van medicatieopdrachten uitvalt, heeft het hele ziekenhuis daar onmiddellijk last van.
Enorm voordeel van deze aanpak is dat de lokalisatie van de storing zeer snel helder is en dat de afhankelijkheid van waar en hoe een probleem zich manifesteert hiermee wordt uitgeschakeld. Een voorbeeld is het bekend probleem van een harde schijf die vol dreigt te lopen en daarmee een totale keten onderuit kan trekken. Tot een bepaald niveau geeft de status van dit onderdeel geen melding, vervolgens kan er een waarschuwing worden afgegeven en bij een kritisch niveau wordt een beheerder actief gewaarschuwd voor een naderend probleem. Bij tijdig en gericht ingrijpen blijft hierdoor de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd.
Zo geeft het monitoringsysteem in de keten CTG/Mosos actueel inzicht in de werkplek, het netwerk en de applicaties (figuur 1). Via live-maps kunnen beheerders de afdelingen in de gaten houden inclusief overkoepelende systemen zoals het EPD (figuur 2). Het is niet de losse monitoring, maar het integrale werken met ketens en de gecombineerde monitoring van medische technologie en ICT is wat deze aanpak zo uniek maakt.
Initieel is de onderliggende ICT en medische technologie in nauw overleg met inhoudelijke professionals inzichtelijke gemaakt en gekoppeld aan de verschillende zorgketens. Belangrijk aspect van deze methode is dat niet alleen ICT en MT experts hier baat bij hebben maar dat ook zorgmanagers actueel (continu) begrijpelijk inzicht geboden wordt in de status van complexe ICT en technologie binnen hun zorgafdeling. Zij zien dan een zogenaamde “Livemap” van hun werkomgevingen. De afdeling Medische Technologie en ICT behoudt het overzocht over alle ketens en verzorgt (proactief) het beheer. Hiermee beschikt het Amphia feitelijk over een commandocentrum dat continue inzicht biedt in de status van alle onderliggende systemen per keten. Het aantal operationele verstoringen neemt daardoor af en er ontstaat grip op veiligheid en kwaliteit van zorg.
Methodiek
Het Amphia heeft voor het inrichten van ketenmonitoring gebruik gemaakt van de producten SCOM en Orchestrator (Microsoft) maar de gekozen benadering is niet afhankelijk van deze producten. SCOM is ingebed in de gehele beheersorganisatie en automatisch gekoppeld aan het incident-managementsysteem (Topdesk). Vervolgens is de ketenmonitoring ingericht, zijn managementpacks geïnstalleerd of ontwikkeld en is end-user performancemonitoring ontwikkeld voor o.a. het EPD (figuur 3). De echte meerwaarde wordt zichtbaar bij het integreren van medische technologie in de betreffende ketens. Hiermee wordt het mogelijk om domeinen vanuit het bedrijfsproces samenhangend weer te geven. Enkele voorbeelden hiervan zijn CTG registratie op de verloskamer, bewakingsmonitoren binnen het OK complex, het reinigingsproces van endoscopen of de totale bedrijfsvoering binnen het laboratorium.
Convenant Medische Technologie
De wens van het Amphia was uitdrukkelijk het kunnen monitoren op ketenniveau en niet op het gebruikelijke systeem- of onderdeelniveau. ICT en Medische technologie zijn in het zorgproces onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het is niet voor niets dat in het convenant “Veilige toepassing van Medische technologie in de Zorg” een component is opgenomen die aandacht schenkt aan “software als medisch hulpmiddel”. Door het beschrijven van de technologieketen in de samenhang van medische technologie en ICT (software- hardware- en netwarecomponenten) wordt een verdere verdieping gegeven aan de invulling van het convenant in de klinische praktijk. De totale werking van een keten is afhankelijk van het samenspel van de afzonderlijke componenten. De gebruiker in de zorg ziet ook deze afzonderlijke componenten niet maar ervaart als eindgebruiker eigenlijk alleen de performance van de gehele keten. Medische technologie en ICT bepalen die keten en het is derhalve noodzakelijk deze ook in hun interactie te beoordelen. Uiteindelijk is de kwaliteit van geleverde zorg maar ook de bedrijfsmatige continuïteit van het ziekenhuis afhankelijk van de stabiliteit, betrouwbaarheid en accuraatheid van de ketens waarbinnen gewerkt wordt.
Van onderhoud naar regie
Nu alle systemen voor hun goede werking meer en meer van elkaar afhankelijk worden, wordt het snel acteren bij verstoringen en calamiteiten steeds belangrijker. Het visueel maken van technologie en ICT componenten in hun samenhang geeft de mogelijkheid snel en adequaat in te grijpen daar waar het probleem zich ook daadwerkelijk voordoet. Het zijn bij wijze van spreken de oren en ogen in een set van complexe systemen. Maar dan niet alleen voor beheerder of technoloog maar ook voor servicedesk, management en teamleiders op de werkvloer.
In het algemeen hebben zorgmedewerkers en afdelingsmanagers weinig affiniteit met medische technologie en ICT met name vanwege de complexiteit van de materie, maar iedereen is wel geïnteresseerd of hun afdeling goed draait en bij (ver)storingen wil men snel weten wat er aan de hand is. De huidige methodiek geeft totale transparantie aan medewerkers inclusief management door inzage te geven in actuele live-maps. Dit geeft veel aanknopingspunten om met hen in gesprek te gaan over optimalisering van de afdeling. Uiteindelijk willen we een situatie bereiken waarbij een zorgprofessional op basis van een groen signaal weet dat alle systemen in bijvoorbeeld een operatiekamer of klinische kamer correct werkt en correct preventief onderhouden is (figuur 4). Met de voorgestelde systematiek is dat te realiseren.
De nieuwe aanpak werkt verrassend. Het komt voor dat zorgprofessionals voordat zij met een (potentieel) probleem worden geconfronteerd al IT of MT langs zien komen. Dat maakt het werk voor de medewerker meteen leuker omdat nu zichtbaar en proactief een helpende hand wordt geboden. Zij hebben hierdoor veel meer contact met de afdeling en gaan in gesprek met zorgverlener, zorgmanager of arts over het verder optimaliseren van de dienstverlening. Daarmee kunnen we processen die we binnen het zorgcommandocentrum willen borgen nog beter inrichten en scherper monitoren. Het was overigens niet alleen wennen voor het zorgpersoneel, de IT’ers zelf moesten eveneens omschakelen. Door het ontbreken van tools was men gewend te reageren op problemen, maar nu is een andere meer proactieve benadering mogelijk en dat moet wennen. Daaraan is nu een aantal jaren gewerkt en we zien nu dat de zichtbare- en toegevoegde waarde die zij leveren aan de zorg het werk zo veel interessanter maakt.
Kennis en ervaring delen
In de afgelopen maanden is een aantal ronde tafel bijeenkomsten georganiseerd waarin de kennis en ervaring die het Amphia heeft opgedaan gedeeld werd met een groot aantal ziekenhuizen. Deze ziekenhuizen oriënteren op de invoering van integrale monitoring van medische technologie en ICT binnen zorgketens. Daarbij is afgesproken om op korte termijn de opgedane kennis en ervaring met elkaar uit te wisselen door middel van een technologisch platform. Dit platform moet de samenwerking tussen ziekenhuizen faciliteren, oplossingen naar elkaar uitwisselbaar maken en innovatieve ideeën in gezamenlijkheid snel tot realisatie laten komen.
Conclusie
Zorg wordt geleverd via complexe ketens van techniek en ICT en is daarmee een bedrijfstak geworden met groot afbreukrisico. Een zorgcommandocentrum waarin proactief alle onderdelen in hun samenhang worden bewaakt is dan een cruciale randvoorwaarde. Het Amphia heeft hierin al grote stappen gezet en een versnelling zal plaatsvinden door samenwerking met andere ziekenhuizen. Het is onze overtuiging dat ketenmonitoring uiteindelijk landelijk op grote schaal zal worden ingevoerd mede door de eisen die binnen het Convenant zijn geformuleerd.
Uiteindelijk zal het Amphia hiermee in staat zijn via een “stoplichtmethode” zichtbaar te maken dat men (wat IT en technologie betreft) veilig in bijv. OK of IC kan werken (of elk ander werkgebied waar een keten van is ingericht). Maar daarvoor is er nog wel een flinke weg te gaan.
Wanneer we sneller en gerichter kunnen handelen kunnen we ook sneller verhelpen. Onze overtuiging is dat ketenmonitoring leidt tot hogere veiligheid en kwaliteit in de patiëntenzorg en tot een hogere continuïteit van bedrijfsvoering voor het ziekenhuis.
Toon alle referenties
