Metrolijn veilige toepassing medische technologie

Medische Metrolijn van de VVCZ

Beide ziekenhuizen zijn, samen met nog twaalf ziekenhuizen, lid van de Vereniging voor Veilige Curatieve Zorg. VVCZ is een non-profit vereniging van Nederlandse ziekenhuizen. De vereniging deelt kennis en ervaringen over en oplossingen voor het vergroten van de patiëntveiligheid. De vereniging ontwikkelde samen met Panton, ontwerpstudio voor de zorg, een systematiek genaamd ‘de Medische Metrolijn’, om de implementatie van de landelijke richtlijnen pre-, peri- en postoperatief traject te versnellen en te vereenvoudigen. Deze richtlijnen beschrijven de controlemomenten, de informatie-uitwisseling en de samenwerking tussen (en de verantwoordelijkheden van) de verschillende zorgverleners tijdens het peri-operatieve traject.

Onderdeel van de Medische Metrolijn is een gezamenlijke beschrijving en visualisatie van het proces, alle controles, stopmomenten en overdrachten, voor alle betrokkenen op één poster, op zodanige wijze dat iedereen aan dit proces kan bijdragen. Hieronder worden drie versies van deze poster (voor drie verschillende ziekenhuizen) afgebeeld.

Visualisatie van het proces

De VVCZ vroeg Panton een soortgelijke visualisatie te maken van het proces van het convenant om inzicht te geven in de processtappen die zijn voorgeschreven, de verantwoordelijkheden, de beslismomenten, risico’s en de onderlinge afhankelijkheden in dit proces. Deze punten worden niet rechtstreeks beschreven in het convenant. Het convenant beschrijft meerdere punten die het ziekenhuis het geregeld moet hebben, maar niet hoe, bijvoorbeeld: “Het ziekenhuis heeft een procedure voor aanschaf en bestelling van medisch hulpmiddelen.” Daarentegen wordt in de richtlijnen voor het peri-operatieve proces wel beschreven wie wanneer welke actie uitvoert, bijvoorbeeld: wanneer de patiënt op de holding aankomt, controleert de holdingmedewerker of de operatiezijde gemarkeerd is.

Er is gekozen om ook voor het convenant medische technologie in een metrolijn het proces in detail weer te geven met de verantwoordelijkheden, de beslismomenten, risico’s en de onderlinge afhankelijkheden. De gekozen inhoud is weliswaar niet rechtstreeks voorgeschreven door het convenant, maar gebaseerd op adviezen van experts van het Martini ziekenhuis en het Wilhelmina Ziekenhuis Assen en Addie Bouwman, verzelfstandigd expert medische hulpmiddelen.

Hieronder staat een conceptversie van de poster en twee gedeeltes hiervan afgebeeld. Langs de verticale as staan de verschillende fases die de medische technologie in een ziekenhuis doorlopen afgebeeld, waaronder het aanschaftraject, de invoering, het gebruik en de afstoting. De verticale kolommen tonen de betrokken (groepen van) medewerkers en hierin staan hun verantwoordelijkheden gedurende het proces beschreven. Deze verdeling van verantwoordelijkheden en de naamgeving van taken of betrokken functies kan per ziekenhuis verschillen. De verschillende (groepen van) medewerker hebben elk een eigen kleur metrolijn en doorlopen een eigen traject door de fasen en langs de overige betrokkenen. Geïnteresseerden kunnen één lijn volgen om te zien welke medewerkers welke verantwoordelijkheden hebben en met wie ze op welk moment samenwerken.

Voor de ontwikkeling van de visualisatie is gesproken met medewerkers van meerdere ziekenhuizen. Vaak bleek dat de voortgang van de implementatie verschilde per type technologie. De implementatie en kwaliteitsborging is vaak ver gevorderd voor ‘alles met een stekker’. De implementatie voor andere typen technologie, zoals disposables, is vaak minder ver gevorderd. Aan de linkerkant van de poster zijn de verschillende typen technologie met verschillende kleuren lijnen gevisualiseerd. Hierdoor kunnen medewerkers van een ziekenhuis, als ze willen kijken hoever ze zijn met de implementatie, dit per type technologie analyseren.

De voorgeschreven stappen, die beschreven worden in de richtlijnen voor het operatieve proces worden veelal achtereenvolgens uitgevoerd. De voorgeschreven stappen in het convenant mogen en moeten soms gelijktijdig worden uitgevoerd of zelfs gefaseerd. Een programma van eisen kan bijvoorbeeld in de loop van meerdere bijeenkomsten uitgebreid worden. Gebruikers moeten geschoold zijn alvorens het gebruik van de technologie, maar dit hoeft niet op één specifiek moment ervoor. De stopmomenten op de poster geven aan, dat alle voorgeschreven stappen daarboven op dat moment uitgevoerd moeten zijn. Het is niet verplicht ze in de weergegeven volgorde uit te voeren.

De praktijk

Een overzicht van het proces kan nuttig zijn voor de implementatie van het convenant in een ziekenhuis. Het is echter ook gewenst de praktische dagelijkse uitvoering makkelijker te maken. Voor het peri-operatief proces ontwikkelde de VVCZ ten behoeve van haar leden meerdere praktische en aansprekende hulpmiddelen, zoals checklijsten, instructieposters, instructievideo’s en stickers. De afbeelding hieronder laat één van de ontwikkelde checklijsten zien.

Ook voor het convenant wil de VVCZ hulpmiddelen ontwikkelen. Er zal een overleg gehouden met medewerkers uit diverse deelnemende ziekenhuizen. Samen wordt bepaald voor welke stap handige hulpmiddelen het meest gewenst zijn. Daarnaast wordt gekeken welk ziekenhuis al goede hulpmiddelen heeft ontwikkeld, om deze te delen met de andere ziekenhuizen van de VVCZ.