Terug

Complex hoeft het niet te zijn: bouwen van een OK-complex
Redactie MT-Integraal

08 juli 2013

(Laatst aangepast: 29-06-2018)

Complex hoeft het niet te zijn: bouwen van een OK-complex

Publicaties

Van het verwijderen van de amandelen tot het transplanteren van een hart; het gebeurt allemaal in een operatiekamer (OK). Een OK is onderdeel van een operatiekamercomplex, dat naast meerdere OKs, ook de opslag van apparatuur, de ruimte waarin patiënten voorbereid worden op de operatie (de holding) en de ruimte waarin patiënten herstellen van de operatie, bevat.

Inleiding

 De laatste decennia zijn er veel vernieuwingen geweest op het gebied van de OK. De technieken en gebruikerseisen veranderen voortdurend, er is betere apparatuur beschikbaar en verdere technologische vernieuwingen zijn te verwachten. Met het oog op de toekomst moet een OK complex daarom flexibel gebouwd worden. Een voorbeeld is dat veel ingrepen tegenwoordig minimaal invasief worden uitgevoerd. Hier is andere apparatuur voor nodig, waar andere veiligheidseisen aan verbonden zijn.

 

De bouw van een OK complex is minder eenvoudig dan het lijkt. Het komt voor dat er te weinig of suboptimale communicatie is tussen het ontwerpteam en de eindgebruiker, waardoor er onnodige complicaties optreden. Deze complicaties brengen, naast ontevredenheid, vaak onnodig hoge kosten met zich mee. Daarnaast komt bij een slecht ontworpen OK ook de kwaliteit en veiligheid in het geding.

Om dit in de toekomst te voorkomen, is er naar aanleiding van een vraag uit Medisch Centrum Leeuwarden als opdracht vanuit het college Clinical Safety and Quality Assurance van de Universiteit Twente een stappenplan opgesteld dat gevolgd kan worden om succesvol tot de bouw van een nieuw OK complex te komen. Dit stappenplan is afgeleid van de levenscyclus medische apparatuur [1-3]. De levenscyclus medische apparatuur is een stappenplan dat de veiligheid en kwaliteit waarborgt bij de aanschaf (en het gebruik) van medische apparatuur. Het doel van het te ontwerpen stappenplan is het structureren van processen waardoor de bouw van een OK complex efficiënt(er) zal plaatsvinden.

Methodologie

Op basis van een literatuuronderzoek  en de levenscyclus medische apparatuur is een concept stappenplan opgesteld. Dit concept stappenplan is voorgelegd aan de gebruikers van de OK in Leeuwarden (bijv. chirurg en anesthesioloog) en aan een team van deskundigen binnen en buiten het Medisch Centrum Leeuwarden (bijv. klinisch fysicus en bouwkundig projectleider).

 

De belangrijkste punten die uit de interviews naar voren kwamen, hebben betrekking op de communicatie binnen het multidisciplinaire team (MDT) dat het ontwerp maakt, de communicatie met het overige personeel en de Raad van Bestuur, en de communicatie met andere ziekenhuizen. Het blijkt van groot belang te zijn deze communicatie te structureren en een duidelijk overzicht te houden omdat alle betrokken partijen op elk hun eigen manier veel invloed kunnen (en willen) uitoefenen op het succes van het ontwerpproces. Van andere ziekenhuizen kan bijvoorbeeld geleerd worden, de Raad van Bestuur neemt de uiteindelijke beslissing wat betreft het wel of niet akkoord gaan met het eindontwerp en draagvlak met het overige personeel moet gecreëerd worden om een positieve werksfeer te behouden en om directe feedback van de werkvloer te krijgen.

 

Naast communicatie blijkt het belangrijk te zijn dat het MDT een uitgebalanceerd team is waarbij zowel de (eind)gebruikers als deskundingen en ondersteuners goed vertegenwoordigd zijn, om het ontwerp van zoveel mogelijk verschillende kanten te bekijken en te bekritiseren. Een anesthesioloog heeft bijvoorbeeld heel andere eisen en wensen dan het Hoofd Technisch Beheer. Ook moet het MDT de doelen van het nieuwe OK complex duidelijk voor ogen hebben, denk hierbij aan capaciteit en verandering van specialismen, en moet duidelijk zijn welke middelen nodig zijn om die doelen te verwezenlijken.

 

Uit een van de interviews kwam naar voren dat achteraf blijkt dat de positie van het nieuwe OK complex ten opzichte van de rest van het ziekenhuis, en de logistiek tussen en binnen deze afdelingen, vaak van tevoren niet goed uitgedacht is. Door de logistieke stromingen goed te analyseren kan er veel tijd bespaard worden en kunnen mogelijke problemen, zoals onmogelijke bochten moeten maken met een bed, voorkomen worden. Manieren om dit te doen zijn onder andere het visueel maken van het hele complex met behulp van animatie of het bouwen van een prototype dat getest kan worden door het personeel. Een andere mogelijkheid is om bij het bouwen van een OK complex ook rekening te houden met flexibiliteit. Door extra ruimte mee te nemen in het ontwerp kunnen toekomstige veranderingen makkelijker toegepast worden.

 

Tot slot moeten er verschillende evaluatiemomenten opgenomen worden in het stappenplan zodat er niet aan het einde van het proces allerlei problemen naar voren komen die al eerder gesignaleerd hadden kunnen worden. Deze evaluatiemomenten moeten plaatsvinden met verschillende partijen; denk hierbij bijvoorbeeld aan het personeel wat in het OK complex komt te werken en de technische dienst die het onderhoud verzorgt. Op basis van deze feedback is het stappenplan opgesteld (zie bijlage bij dit artikel).


In het stappenplan zijn ook de eindverantwoordelijken voor elke stap opgenomen. Het doel hiervan is om voor alle betrokken partijen duidelijk te maken wat de desbetreffende taken zijn. Ook zijn er richtlijnen gegeven voor de tijdsduur van elke stap, maar deze staan niet vast per stap en kunnen verschillen, afhankelijk van de complexiteit van het ontwerp. Daarnaast behelst de uitvoering van dit stappenplan een iteratief proces; sommige stappen zullen meerdere keren doorlopen moeten worden voordat gestart kan worden met de volgende stap. 

Discussie en conclusie

In het stappenplan zijn de stappen genoemd waar rekening mee gehouden moet worden tijdens het ontwerpen van een OK complex. Zoals gezegd is het puur een richtlijn en zijn eventuele personen die het gebruiken nergens toe verplicht. Het is een hulpmiddel dat gebruikt kan worden als leidraad voor het ontwerpproces.

 

Zowel de levenscyclus medische apparatuur als de gehouden interviews hebben verschillende oogpunten opgeleverd die in het stappenplan zijn verwerkt. Wel is het zo dat het plan het proces globaal beschrijft en met meer details aangevuld kan worden. Zo is er bijvoorbeeld bij het programma van eisen alleen aangegeven waar rekening mee gehouden kan worden. Voor verdere detaillering van het stappenplan zou bijvoorbeeld onderzoek gedaan kunnen worden naar de nieuwste technieken op het gebied van operatiekamers. In plaats van te vertellen dat er rekening moet worden gehouden met de luchtbehandeling kan dan worden aangegeven wat de beste manier van luchtbehandeling op dit moment is om de door het ziekenhuis gestelde doelen en toepassingen optimaal te kunnen realiseren. 

Het verhogen van de kwaliteit en veiligheid begint een steeds grotere rol te spelen rondom processen in de gezondheidszorg. De auteurs hopen dat, net als bij de levenscyclus medische apparatuur, ook bij de bouw van een OK complex een stappenplan breed toepasbaar zal blijken om processen gestructureerd te laten verlopen. Dit zal de kwaliteit, veiligheid en de doelmatigheid van de zorg ten goede komen.

[1] Vaartjes, S. R. Prestatie-indicatoren Kwaliteitsborging Medische Systemen. Nederlandse Vereniging voor Klinische Fysica, Utrecht (2007).

[2] Vaartjes, S. R., Jonker, L.S. Kwaliteitsbeleid rond medische systemen (1). FMT Gezondheidszorg 4, 34-37 (2006).

[3] Vaartjes, S. R., Jonker, L.S. Kwaliteitsbeleid rond medische systemen (2). FMT Gezondheidszorg 5, 40-45 (2006).

Toon alle referenties

Auteur