Het identificeren van expertise loont!

De "Best Value Approach"

Vijfentwintig jaar geleden startte een Amerikaanse professor Dr. Dean Kashiwagi op basis van deze simpele logische gedachte zijn onderzoek aan de Arizona State University. Hij onderzocht hoe het toch kwam dat veel projecten en daarmee samenwerkingen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers faalden. Hij ging op zoek naar oplossingen en ontwikkelde de Best Value Approach, ook wel BVA genoemd.

Kashiwagi ontwikkelde de methode om betere projectresultaten te realiseren. Maar ook om de wereld om hem heen te begrijpen. In 2012 kwam ik met hem in contact en tot op de dag van vandaag ben ik nog steeds geboeid door zijn redeneerkunst (logica).

De methode leerde ik in Nederland vooral kennen als Best Value Procurement. Gebruikt door inkopers om leveranciers te selecteren. Daarmee wordt BVA mijn inziens te kort gedaan. De methode is veel meer een projectmanagement model. Waarbij de meerwaarde vooral ontstaat tijdens de uitvoering van het project en samenwerking met een toeleverancier. Daarom spreken we vandaag de dag over de Best Value Approach of Aanpak.

Wist u dat wereldwijd twee op de drie projecten dan wel te laat, boven budget of met een lage klanttevredenheid worden afgerond. Regelmatig lezen we over kostenoverschrijdingen bij infrastructurele projecten zoals de Noord-Zuid lijn in Amsterdam. Iedereen kent de horrorverhalen van falende ICT projecten waardoor jaarlijks honderden miljoenen euro’s verloren gaan.

BVA is een van de krachtigste nieuwe projectmanagementparadigma’s. Dat blijkt klip en klaar uit de resultaten die zowel profit- als non profit-organisaties met deze aanpak boeken. Zo gebruikte zorgverzekeraar Achmea Best Value voor de inkoop van staaroperaties en borstkankerchirurgie. Het Amsterdam Proton Therapy Center (APTC) bij de aanschaf van Proton apparatuur voor de behandeling van kanker. Partners voor Jeugd bij het ontwikkelen van een intranet portal. Het AMC en LUMC bij de inkoop van afvalinzameling en Stichting Pantein bij de inkoop van voeding. Centraal staat het selecteren van expertise bij leveranciers. Dat is meer dan ooit essentieel omdat (zorg)organisaties inmiddels door voortgaande uitbesteding voor enorme bedragen inkopen. Waarde wordt met behulp van Best Value gecreëerd door het identificeren en aanwenden van expertise om project- en organisatiedoelen te bereiken tegen de laagste kosten.

In dit artikel leest u waar u op moet letten als u hiermee aan de slag gaat.  

Best Value: De kern

In feite zetten inkopers de wereld op zijn kop. Ze stellen minimumeisen aan leveranciers, specificeren de in te kopen goederen en diensten tot in de kleinste details en om er helemaal zeker van te zijn dat alles goed gaat, maken ze het liefst dikke contracten. Volgens Kashiwagi werkt dat echter averechts: de inkopende organisatie krijgt te weinig waarde voor zijn geld van zijn afwachtende, reactieve leverancier, en de winstgevendheid van de leverancier wordt aangetast, temeer omdat deze op prijs wordt ingekocht. Voor de opdrachtgever is zo’n tot het gaatje uitonderhandelde prijs in feite een Paard van Troje, omdat hij met die lage prijs tegelijkertijd de meest uiteenlopende inefficiënties binnenhaalt. Denk aan langere levertijden, incomplete leveringen en een lage kwaliteit. Toch concentreren de meeste opdrachtgevers zich vooral op de factor prijs, terwijl de Total Cost of Ownership hierdoor vaak hoger uitpakt.

De leverancier is de expert, de partij met de kennis en kunde, en toch vertellen opdrachtgevers hoe die zijn werk moet doen en maken een dik contract. In Best Value staat het vinden van de beste expert leverancier centraal. Dat is de leverancier die de hoogste toegevoegde waarde kan leveren, tegen de laagste prijs en de leveringsrisico’s onder controle heeft. De inkopende organisatie kan gezien de grote dynamiek onmogelijk een accurate kijk op de werkelijkheid hebben en alles weten. Gespecialiseerde leveranciers daarentegen hebben wel die goede kijk op hun deel van de werkelijkheid. Organisaties zouden dus veel meer moeten leunen op de expertise van hun leveranciers. Best Value is een filosofie die haaks staat op de gangbare inkoop-praktijk met controle door middel van veel gedetailleerde specificaties in requests for proposal en dichtgetimmerde contracten. Zo wordt niet alleen de snelheid uit de keten gehaald, maar het leidt ook tot hoge transactiekosten. ‘Hoe meer je terugvalt op het contract en hoe dikker je RFP, hoe slechter je leverancier’, aldus de Amerikaanse grondlegger van Best Value.

Fundamentele uitgangspunten

Best Value heeft twee fundamentele uitgangspunten:

·       Identificatie van experts

·       Gebruik van dominante informatie

Wie moet het beter weten, de opdrachtgever of de leverancier? Als we een dienst of product inkopen moeten we op zoek gaan naar de expert, weet Kashiwagi. Volgens de geestelijk vader van Best Value zal expertise namelijk altijd leiden tot lagere kosten. Een opdrachtgever die een expert vertelt hoe die zijn werk moet doen werkt averechts en is ook nog eens hoogst inefficiënt.

Maar waarom blijft het huidige inkoopparadigma gebaseerd op gedetailleerde specificaties en voorwaarden dan in stand? Dat komt volgens Kashiwagi omdat we eraan gewend zij geraakt: ‘Mensen zijn gek op controle. Het is hun instinct, het is de menselijke natuur’. De eerste pijler onder Best Value is daarom het loslaten van de vele specificaties en schijn controle op de leverancier en hem in zijn waarde als expert laten. Je hoeft een expert namelijk niet te vertellen hoe die zijn werk moet doen. Daarmee komen we op de tweede pijler onder deze filosofie. Want loslaten gaat alleen als je beschikt over dominante informatie. Dit is informatie die niet weerlegbaar is, gebaseerd op feiten en data. In elke fase van het project of samenwerking spelen deze eenduidige, essentiële gegevens een rol. Ook hier zien we dat Best Value een nieuw paradigma is. Want bij de huidige wijze van verwerving van goederen en diensten met gedetailleerde specificaties, zijn talloze beslissingen (op basis van subjectieve meningen) het gevolg. Die leiden niet alleen niet tot het gewenste resultaat, maar belasten de organisatie ook. De inkopende organisatie beschikt zelden over alle benodigde informatie om de beste keuze te maken. Door onvolledige informatie ontstaan verwachtingen en daardoor toeleverrisico’s. De leverancier daarentegen is de expert, heeft betere informatie en kan de risico’s beter managen. Dan moet hij natuurlijk wel de verantwoordelijkheid krijgen.

In vier stappen naar Best Value

1)  Een goede voorbereiding is het halve werk

Dat geldt zeker voor Best Value. Eerst wordt een multidisciplinair team gevormd. Van groot belang is dat deze relatief nieuwe methode aan zowel de leden van dit team als aan de betrokken leveranciers wordt uitgelegd. Herhaalde uitleg kan nodig zijn. In een bijeenkomst met leveranciers worden projectdoelstellingen en de processtappen gepresenteerd. In de voorbereidende fase wordt ook bepaald hoe zwaar prijs en kwaliteit meewegen. Kwaliteit bestaat uit: bewezen prestaties die worden aangetoond met dominante informatie. Dit beschrijft de potentiële leverancier in zijn prestatieonderbouwing, risico- en kansendossier en worden twee sleutelfunctionarissen die betrokken zijn bij de projectuitvoering individueel geïnterviewd.

2)  Beoordeling: de inkoopfase

Het beoordelingsteam ontvangt de prestatieonderbouwing, risico- en kansendossier en planning en stuurt die naar de teamleden. De prestatieonderbouwing toont aan dat de leverancier de projectdoelstellingen kan realiseren. In het risicodossier laat de leverancier zien welke risico’s er zijn en hoe hij ze minimaliseert. Het kansendossier is net zo compact en bevat de extra waarde-elementen, voor zover die een directe relatie hebben met de projectdoelstellingen. Toegevoegde waarde kan bijvoorbeeld een snellere oplevering zijn. De hierboven genoemde dossiers bestaan per document uit slechts twee A4. De teamleden beoordelen alle elementen met een score. Hierna houdt de inkopende partij interviews met sleutelfunctionarissen van de aanbieders. Deze interviews zijn van groot belang omdat deze mensen de eindkwaliteit bepalen. Overzien zij het project? Ook het interview krijgt een score. De beoordelingsfase wordt afgesloten met de keuze voor één leverancier, waarmee we de volgende fase ingaan.

3)  Concretisering: de spannendste fase

De derde fase van een Best Value-project is die van de concretisering en wordt ook wel aangeduid als de onderbouwingsfase. De geselecteerde leverancier laat nu in detail zien hoe hij de klus gaat klaren. Deze fase is wat lastiger dan de twee voorgaande fasen. De opdrachtgever kan hier gemakkelijk terugvallen in oud gedrag: gedetailleerd voorschrijven van de scope en onderhandelen over de prijs. De leverancier op zijn beurt gaat zich hierdoor reactief gedragen. Daarom is met name in deze fase een Best Value-expert zijn gewicht in goud waard.

4)  Uitvoering: de vinger aan de pols houden

De leverancier rapporteert wekelijks over voortgang en met name over de risico’s. Hiervoor wordt het Wekelijks Risico Rapport (WRR) ingevuld en indien nodig besproken. De WRR is een belangrijk onderdeel van de BVA. Het niet invullen zorgt ervoor dat zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer risico lopen. Gebruik daarom altijd de WRR in de uitvoeringsfase.

Tips om direct met Best Value aan de slag te gaan

Bereid je goed voor

Als u dit artikel heeft gelezen, heeft u een basis gelegd voor toepassing van Best Value. Wat vervolgens helpt, is het volgen van een training over Best Value.

Besteed aandacht aan uitleg

Uitgangspunt van Best Value is dat de leverancier de enige echte expert is. Dat is vaak even slikken voor de leden van het projectteam. De ervaring heeft geleerd dat juist dit punt veel uitleg vraagt en herhaaldelijk opnieuw om uitleg vraagt. Dat neemt echter niet weg dat uw projectteam kennis kan inbrengen over bijvoorbeeld de huidige situatie in uw organisatie of zorgen kan uiten tijdens de concretiseringsfase.

Begin klein

Start met een klein pilotproject. De Best Value-aanpak is weliswaar niet complex, maar wel heel anders dan de huidige manier van inkopen en samenwerken. Small is beautiful geldt ook voor het projectteam.

Volg de standaardaanpak

De Best Value-aanpak heeft zich, sinds die medio jaren negentig werd uitgedacht door Kashiwagi, uitgekristalliseerd en zich als succesvol bewezen. Natuurlijk ontwikkelt de aanpak zich voortdurend, maar in de kern staat deze als een huis. Afwijkingen in de praktijk leiden vaak tot meer complexiteit en onnodige risico’s.

Laat je helpen

Door u goed voor te bereiden komt u een heel eind met uw eerste Best Value-project. Maar het gaat een stuk sneller en de resultaten zullen beter zijn, als u zich terzijde laat staan door een A+ gecertificeerde Best Value-specialist. Een overzicht van A+ experts vindt u op de website www.pbsrg.com van de Performance Based Studies Research Group. Het onderzoeksinstituut van Dr. Dean Kashiwagi.

Best Value de Baten

Uit vele evaluaties bleek dat de Best Value-aanpak als zeer positief is ervaren, zowel door opdrachtgever als leveranciers. Het proces identificeert daadwerkelijk de expert leverancier tegen de laagste kosten. Best Value voegt zowel voor opdrachtgever als voor leverancier meer waarde toe dan de traditionele wijze van inkoop en projectmanagement. 

Als concrete meerwaarde worden genoemd: grotere efficiency, betere planning, grotere transparantie en betere risicobeheersing. Het belangrijkste leerpunt van de Best Value Aanpak evaluaties is essentieel. Die methode dient meerdere malen en tevens individueel aan de teamleden te worden toegelicht: uitleg over waarom het nemen van beslissingen tot risico’s leidt, uitleg over waarom we er binnen Best Value altijd vanuit gaan dat de leverancier de expert is. Natuurlijk is er ook kritiek. De methode vraagt immers om een andere manier van denken en samenwerken. Mensen vinden het lastig om oude ingesleten patronen te veranderen. Desondanks is BVA de moeite waard om toe te passen binnen uw organisatie. Want zeg nou zelf: ‘Het identificeren van expertise loont!’