Paragrafen
Inleiding
Het is een vaak terugkerend dilemma binnen ziekenhuizen; de keuze voor een bepaald softwarepakket met een functionaliteit die speciaal toegespitst is op een bepaalde afdeling of een specifiek zorgproces. Is gebruik maken van een Enterprise Resource Planner (ERP) de oplossing voor alle problemen, of moeten de verschillende informatiesystemen gewoon beter gekoppeld worden? Ziekenhuisbreed speelt dit vraagstuk bij een ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) en de boekhouding, maar ook op het gebied van facilitair management (FMIS). Binnen de ondersteunende afdelingen is er niet altijd een eenduidig antwoord, met als risico: een eilandjesoplossing. Zoals vaak het geval is, zijn er voor- en tegenstanders te vinden voor beide standpunten; de ondersteunende disciplines binnen een ziekenhuis kunnen gebruik maken van een eigen, gespecialiseerd, softwarepakket of gebruik maken van een gecombineerd systeem.
Als afdeling Medische Technologie is het verstandig een visie te hebben op je plaats in de organisatie en de samenhang met andere afdelingen, en dat de keuze voor software daarop wordt afgestemd. Hierbij is het essentieel dat de mogelijkheden van de software ook waarde toevoegen aan de organisatie, in plaats dat de organisatie naar de software wordt gevormd. Vaak zijn deze nuances pas duidelijk als een pakket al geïnstalleerd is, daarom zetten we in dit artikel de visies van enkele leveranciers op een rij. Allen leveren tenminste een onderhoudbeheersysteem (OBS), dat is immers het programma dat een afdeling Medische Technologie nodig heeft. Maar hoe verhouden deze leveranciers zich, en willen ze zich verhouden, ten opzichte van hedendaagse dilemma's ten aanzien van het software landschap?
Wat is uw bedrijfsfilosofie en visie op de door u geleverde beheerssoftware?
Ultimo: “Een onderhoudsbeheersysteem of facility management informatiesysteem biedt ziekenhuizen de mogelijkheid de ondersteunende processen te borgen ten einde de klanten (patiënten, medewerkers, bezoekers) van de ondersteunende diensten de juiste serviceverlening op het juiste moment te kunnen leveren en daarover op een adequate manier te rapporteren. Hierdoor kunnen de organisatiedoelstellingen op het gebied van patiëntveiligheid, medewerkerstevredenheid en comfort van patiënten, bezoekers en medewerkers in combinatie met kostenbeheersing worden gerealiseerd. Daarbij kunnen de verantwoordelijkheden op de juiste niveaus worden gedragen.”
Meditain: “Meditain heeft ruime ervaring in het professionaliseren van onderhoudsafdelingen binnen ziekenhuizen. Dankzij deze ervaring weten wij dat de onderhoud- en beheerprocessen binnen ziekenhuizen nagenoeg gelijk zijn. Deze constatering diende als basis voor Infor10 EAM Healthcare, een Software as a Service (SaaS) cloud oplossing in nauwe samenwerking tussen Infor en Meditain. Door uit te gaan van onze bewezen standaardinrichting kunt u tegen significant lagere kosten gebruik maken van een optimaal ingericht onderhoudbeheersysteem. Met onze all-in oplossing ontzorgen wij u door het volledige beheer over te nemen en u te voorzien van de laatste ontwikkelingen tegen vooraf bekende vaste kosten.”
Planon: “Planon is het eerste bedrijf in Nederland dat een FMIS/OBS op de markt heeft gebracht in 1982 en heeft daarmee deze digitale ontwikkeling in gang gezet. Het hart van de eerste generatie FMIS was destijds planmating onderhoud, waar ook de naam Planon vandaan komt. Planmatig onderhoud. Tegenwoordig is Planon marktleider in Facilitair Management Informatie Systemen en vormt planmatig onderhoud nog steeds de kern van de oplossing. In de afgelopen 30 jaar heeft Planon haar scala aan functionaliteiten verbreedt om ook oplossingen te bieden voor uitdagingen buiten het traditionele onderhoudsdomein. Integratie tussen verschillende ondersteunende domeinen als Facility Management, onderhoudbeheer, vastgoedbeheer, services management en duurzaamheid is volgens Planon de weg naar de toekomst.”
TOPdesk: “Samenwerken staat centraal, niet alleen binnen één afdeling, maar ook tussen afdelingen. TOPdesk integreert ICT, Techniek, FM en HRM naadloos. TOPdesk gelooft in het standaardiseren van informatierijke en kennisintensieve processen in organisaties, ondersteund door gebruiksvriendelijke software waarbij de mens centraal staat. Wij maken robuuste standaardsoftware voor elk type organisatie: snel te implementeren, makkelijk te onderhouden en volledig naar eigen inzicht in te richten. We gaan altijd uit van de wensen van de organisatie, de mensen die met de software werken en de klanten die zij ondersteunen.”
Een OBS is primair voor de registratie van onderhoudsactiviteiten en activa.
Ultimo: “Nee, de registratie van onderhoudsactiviteiten en activa is een noodzakelijk onderdeel van het werken met een OBS om de bovengenoemde doelstellingen te kunnen bereiken. De tooling is zorg ondersteunend en gaat verder dan het registratie aspect voor de ondersteunende diensten.” Planon: “Eens; de basis voor het goed functioneren van een OBS is de registratie van activa en inventaris en de daaraan gekoppelde onderhoudsactiviteiten. Echter, binnen de uitvoering van onderhoudsprocessen zijn er diverse volwassenheidsstadia te onderscheiden. Volgens Planon zal een OBS dan ook voor de verschillende onderhoudsregimes een oplossing moeten kunnen bieden, van reactief en gepland preventief onderhoud tot en met conditiegebaseerd en Just-In-Time onderhoud en alle variaties daarop.Meditain: “Wij ondersteunen onze klanten op managementniveau en vanuit deze rol is het OBS ’slechts’ een tool dat wordt ingezet bij de borging van de gehele levenscyclus van de medische techniek, de inzet van gekwalificeerd personeel, het plannen van risico gestuurd onderhoud en het voldoen aan wet- en regelgeving. De registratie van onderhoudsactiviteiten en activa draagt hier aan bij, maar is nooit het primaire doel. TOPdesk:“ TOPdesk gelooft dat een servicemanagementsysteem (waaronder een OBS) alle relevante shared services dient te ondersteunen. Onderhoudstaken en activa vormen een belangrijk onderdeel van de totale keten. Echter, de kracht van een dergelijk systeem is om ook de andere disciplines binnen de keten op een juiste wijze te ondersteunen, zoals een bedrijfsbrede servicedesk.
Een systeem dat het werken volgt of een systeem om volgens te werken?
TOPdesk: “TOPdesk is ontwikkeld op basis van jarenlange ervaring in de markt, waarbij een grote diversiteit aan processen is samengebracht. Hierdoor is een oplossing ontstaan op basis van best practices. Het servicemanagement-systeem sluit aan op de praktijk en is toepasbaar op 99,99% van alle organisaties. Wij vinden dat het systeem een prima uitgangspunt geeft om volgens te werken. Ultimo: “Het is niet of-of, maar én-én. Het systeem dient zodoende ingeregeld te zijn dat het werken volgens het systeem resulteert in het behalen van de genoemde doelstellingen. Wanneer dat op een gedisciplineerde wijze gebeurd kan het werken ook optimaal gevolgd worden. Meditain: “Ons onderhoudbeheersysteem is gebaseerd op de best practice processen uit verschillende ziekenhuizen. Deze processen zijn vertaald naar een specifieke inrichting. Door deze te volgen komt u volledig in control van uw onderhoudsafdeling. Daarnaast draagt het bij aan betrouwbare gegevens die van groot belang zijn voor de standaard aanwezige managementrapportages en dashboards en wordt het beheer sterk vereenvoudigd.” Planon: “Beiden; vanuit het perspectief van organisaties die hun onderhoudsprocessen willen optimaliseren en verder groeien in de verschillende volwassenheidsstadia, ziet Planon een groeiende behoefte aan een software-oplossing die gebaseerd is op marktstandaarden. Van hieruit kunnen organisaties doorgroeien aan de hand van de mogelijkheiden die al standaard in de software-oplossing aanwezig zijn, op hun eigen tempo. De software moet wel dusdanig eenvoudig configureerbaar zijn, dat het de flexibiliteit biedt om indien nodig van de standaard af te wijken en de software aan te passen aan een unieke manier van werken.”
Geen klant is dezelfde, dus maatwerk is altijd mogelijk
Planon: “Eens; iedere organisatie heeft zijn eigen wensen en eisen. Klantspecifieke configuraties zijn zeker mogelijk en dit gebeurt vrijwel altijd.” Meditain: “Onze aanpak garandeert een oplossing waar u volledig mee uit de voeten kunt. Wij beperken het maatwerk tot een minimum om niet af te wijken van de bewezen werkwijzen.” Ultimo: “Dit is juist. De verschillende manieren waarop organisaties georganiseerd zijn vragen om een inrichting op maat.” TOPdesk: “TOPdesk gelooft in gestandaardiseerde software. Mensen zijn uniek, maar organisaties en processen niet. Het grootste deel van alle processen is daarom goed onder te brengen in gestandaardiseerde software.
Meditain: “Aanvullende behoeften van klanten worden geïnventariseerd en worden mogelijk opgenomen in de nieuwe standaard van Infor10 EAM Healthcare. Zo krijgt u ook de beschikking over managementrapportages, dashboards en ontwikkelingen uit andere ziekenhuizen.” Ultimo: De grote gemene deler heeft er in het geval van Ultimo toe geleid dat er in samenwerking met meer dan 10 ziekenhuizen en brancheorganisaties een standaard module voor de borging van medische technologie is gerealiseerd.”
Planon: “Echter bestaat er een toenemende standaardisatie van processen gebaseerd op marktstandaarden, normeringen en best practices in dit vakgebied.Uniformiteit biedt mogelijkheden om uw prestaties en KPI’s met betrekking tot een OBS te meten met andere, soortgelijke organisaties. Daartoe ondersteunt Planon oplossingen uit de NEN 7506, NVZ en QMT richtlijnen als ook de NVKF Key Performance Indicatoren.” TOPdesk: “Natuurlijk kunnen er altijd specifieke onderwerpen zijn die wezenlijk verschillen van andere organisaties. Het gebruik van standaard parameters in plaats van maatwerk ondervangt dit.”
Gespecialiseerde software pakketten hebben bestaansrecht naast overkoepelende systemen (ERP, ZIS/EPD)
Ultimo: “Dit is zeker waar. Een softwarepakket kan nooit op alle onderdelen excelleren. Dankzij een toename in open standaarden en slimme koppelingstechnieken is het raadzamer om de specifieke tooling in te zetten en deze met elkaar te integreren.” TOPdesk: “Dit is zeker waar. Overkoepelende systemen worden breed ingezet, zodat de ontwikkelcapaciteit over meerdere functionaliteiten verdeeld zal moeten worden. Hierbij krijgen sommige meer gespecialiseerde aandachtsgebieden zoals servicemanagement onvoldoende aandacht. Meditain: “Absoluut. Door pakketten in te zetten die geoptimaliseerd zijn voor bepaalde primaire processen bent u in staat om specifieke onderwerpen de juiste aandacht te geven. Om een integraal beeld te kunnen vormen is het van belang dat gegevens in deze pakketten eenvoudig gedeeld kunnen worden.” Planon: “Eens, Planon herkent dat voor diverse toepassingen de kennis en kunde zo specifiek is dat deze moeilijk te vatten zijn in een overkoepelend systeem. Overkoepelende systemen hebben grote voordelen als het gaat om standaardisatie van processen en uniforme rapportagemogelijkheden, echter voor diverse toepassingen, zoals een OBS, is gespecialiseerde software nodig. Het is van belang voor het bestaansrecht van gespecialiseerde pakketten om stabiele koppelingen te kunnen maken met overkoepelende systemen.”
In 2020 draait uw product in een cloud
Meditain: “De wereldwijd meer dan 70.000 klanten van Infor maken al meer dan 10 jaar gebruik van haar producten via het internet. Ook Infor10 EAM Healthcare is volledig via het internet en dus overal bereikbaar. Dankzij de iPad applicatie kunt u zelfs zeer eenvoudig al uw onderhoudsactiviteiten en activa mobiel beheren. Zoals u kunt begrijpen, geloven wij volledig in een cloudoplossing en in de toekomst zal deze manier van werken nog vanzelfsprekender zijn dan nu het geval is.” Planon: “Eens, diverse onderzoeken wijzen uit dat de vraag naar cloud-based applicaties en toepassingen geen hype is maar een echte trend. Planon voorziet dat in 2020 de cloud een volledig ingeburgerd begrip is. Het lijkt Planon dan ook reeël om in 2020 oplossingen in de cloud aan te kunnen bieden.TOPdesk: “TOPdesk biedt al sinds vijf jaar een clouddienst aan. We verwachten dat de markt en vraag hiernaar verder zal toenemen. De klant heeft immers geen omkijken meer naar het beheer van de software. Echter, er zal altijd een doelgroep zijn die het systeem liever in-huis wenst te houden. Wij verwachten daarom dat zowel de cloudoplossing als in-huis aangeboden blijven worden.”Ultimo: “Ja. Nu al bieden wij hosting en SaaS oplossingen. Organisaties kunnen zelf hun keuze maken welke variant voor hen het meest toepasbaar is.”
Dankzij een OBS verworden Technici meer en meer tot administratief medewerkers
Ultimo: “Nee. Vanwege het moeten voldoen aan regelgeving, het toepassen van kostendoorbelasting, het kunnen delen van kennis, het borgen van de veiligheid en het in toenemende mate klantgericht werken is het vereist een goede administratie bij te houden. Door een goed OBS/FMIS is de vereiste administratie zo efficiënt en effectief mogelijk.” Planon: “Oneens, technici blijven technici en zullen geen administratief medewerkers worden wat Planon betreft. Echter, de vraag naar informatie blijft toenemen en daardoor is correcte registratie, data invoer en metadata van evident belang. Meditain: “Bij het professionaliseren van onderhoudsafdelingen is het bijna niet te voorkomen dat technici belangrijke aspecten moeten gaan borgen in het onderhoudbeheersysteem. Onze aanpak zorgt ervoor dat de administratieve last en papierstroom aanzienlijk wordt gereduceerd. TOPdesk: “Integendeel, door de inzet van een servicemanagement-systeem (waarbinnen OBS) kunnen technici zich meer richten op het uitvoeren van de juiste taken op het juiste moment. Het systeem genereert automatisch (onderhouds)activiteiten die de aandacht vereisen.
TOPdesk: “Overzichten en rapporten ondersteunen- en geven technici de juiste inzichten om onderbouwde keuzes te maken. Daarnaast genereert het servicemanagement-systeem sturingsinformatie om de organisatie verder aan te scherpen. Het resultaat is dat men meer kan bereiken met minder mensen. Meditain: “Deze reductie van administratieve lasten realiseren wij door een efficiënte workflow in het systeem en mobiele iPad-oplossingen. Hiermee krijgen technici o.a. toegang tot alle inventarisgegevens en hebben zij de mogelijkheid om eenvoudig werkorders te registreren en af te handelen waar en wanneer het hun uitkomt.” Planon: “Door slimme toepassingen en gebruik te maken van innovatieve mogelijkheden die de verschillende mobiele toepassingen bieden zal de administratieve werklast niet toenemen, maar juist afnemen. Denk hierbij aan automatische registratie door middel van locatievoorzieningen, automatische positiebepaling, tijd- en inloggegevens, automatische registratie van statuswijzigingen en dynamische workflow principes.” Ultimo: “Door het eenmalig vastleggen van goede protocollen en werkvoorschriften, inclusief zaken als het geautomatiseerd borgen van de juiste reserveonderdelen en resources en de integratie met contractafspraken, zal men effectiever kunnen werken, hoeft men minder na te vragen en op te zoeken en neemt de verspilling af. Bovendien zorgt de betere vastlegging voor betere informatie die met iedereen gedeeld kan worden.
Meer weten over de leveranciers?
Ultimo
Planon
Infor/Meditain
Topdesk
Toon alle referenties
