Overzicht

Hoe maak je een nieuwe onderhoudsplanning voor 40.000 medische apparaten?

05 september 2017

(Laatst aangepast: 07-09-2017)

Hoe maak je een nieuwe onderhoudsplanning voor 40.000 medische apparaten?

Kort Nieuws / Actualiteit

Een onderhoudsplanning kan door de locatie van de apparatuur in het ziekenhuis zorgen dat de technici voor het onderhoud veel tijd kwijt zijn aan lopen naar de afdeling waar de apparatuur staat. Daarna moet het apparaat nog gevonden, onderhouden en terug naar de afdeling worden gebracht. Wanneer het om een enkel apparaat gaat, kan de looptijd samen met het zoeken bijna net zo veel tijd kosten als het onderhoud zelf. Een manier om de looptijd te beperken is het anders indelen van de planning. Maar hoe herziet men een planning voor het onderhoud van ruim 40.000 apparaten in een van de grootste ziekenhuizen van Nederland?

Het onderzoek

Dit probleem vormde de basis voor een afstudeerstage bij de afdeling 'servicebureau en instrumentatie' van het AMC. Het probleem is vertaald naar de hoofdvraag: "Hoe kan een nieuwe onderhoudsplanning gemaakt worden en met welke factoren moet rekening gehouden worden?" Het onderzoek is uitgewerkt in een plan waarin staat hoe een nieuwe planning moet worden voorbereid en hoe deze kan worden ingevoerd.

 

Om tot het uiteindelijke plan te komen is gekeken naar de huidige onderhoudsplanning. Deze is over een periode van tien jaar in kaart gebracht zodat al het onderhoud (ook de apparatuur met meerjarige onderhoudsperioden) is meegenomen. Hierin is het aantal apparaten per maand en de afdelingen waar deze zich bevinden apart aangegeven zodat de verdeling van het onderhoud door het ziekenhuis duidelijk is. Om patronen in de planning inzichtelijke te maken, en te bepalen waar de meeste winst te halen valt met een nieuwe onderhoudsplanning is deze verdeling in een staafdiagram weergegeven.

 

De afdelingen en de technici zijn gevraagd om inzicht te geven in de mogelijke gevolgen en moeilijkheden die zij zien in het maken en invoeren van een nieuwe onderhoudsplanning. Aan de afdelingen is ook gevraagd wat nodig om hun medewerking bij het vinden en aanleveren van de apparaten wanneer deze onderhoud nodig hebben.

 

Verdeling onderhoud door het ziekenhuis in uren over een aantal jaar. Elke kleur staat voor een afdeling, elke kolom staat voor een maand

Resultaat

 

Het resultaat is verwerkt tot een plan voor het maken en invoeren van een nieuwe planning. De huidige planning dient hierbij als uitgangspunt. Het doel van het plan is al het onderhoud per afdeling in vaste tijdsvakken plannen. In een nieuwe planning is het belangrijk dat alle maanden ongeveer even veel tijd aan onderhoud vragen om optimaal gebruik te kunnen maken van de beschikbare capaciteit. Daarnaast mag, ter voorkoming dat de planning gaat schuiven, de onderhoudsvraag vanuit het ziekenhuis nooit groter worden dan de beschikbare capaciteit.

 

Voor de afdelingen in het ziekenhuis is het belangrijkst dat het leveren van de zorg door kan gaan, zolang dit gegarandeerd is zijn de afdelingen bereid om mee te werken. Wanneer de zorg wordt gehinderd, zal de medewerking van de afdelingen ook afnemen.

Het plan

Het voorgestelde plan bestaat uit vier fases; voorbereiden, plannen, invoeren en handhaven. Als eerst moet het maken van de planning zo gedetailleerd mogelijk worden voorbereid, dit voorkomt verrassingen tijdens het invoeren en uitvoeren zodat deze fases zo soepel mogelijk verlopen. In de voorbereiding moet bijvoorbeeld zo nauwkeurig mogelijk in kaart worden gebracht welke apparatuur geen uitstel van onderhoud mag krijgen en dus eerder ingepland moet worden dan in de huidige planning. Het is ook belangrijk om te weten welke apparatuur de afdelingen voor het onderhoud tijdelijk kan missen en wanneer een afdeling hinder ondervindt van het onderhoud en hoe dit voorkomen kan worden. Daarnaast worden in deze fase beslissingen genomen rondom de latere fases en procedures opgesteld om de invoering- en uitvoeringsfase soepel te laten verlopen.

 

Gedurende het plannen van het onderhoud moet ervoor gezorgd worden dat de onderhoudsvraag nooit groter is dan de capaciteit en dat alle maanden ongeveer even veel onderhoudstijd vragen. In het maken van een nieuwe planning moet eerst rekening gehouden worden met rustige periodes op de afdelingen. Sommige afdelingen hebben een periode voor groot onderhoud waarin een deel van de afdeling gesloten is, dit zijn perfecte gelegenheden voor onderhoud. Wanneer de afdeling geen groot onderhoud heeft moet het onderhoud zo veel mogelijk in rustige periodes gepland worden.

 

Bij het uitvoeren van de planning wordt alle apparatuur op de ingeplande afdeling onderhouden, de afdeling wordt voor het onderhoud een keer volledig doorzocht om zo veel mogelijk apparatuur te vinden voor het onderhoud en om zwervende apparatuur terug te sturen naar de afdeling waar deze thuis hoort. Wanneer het onderhoud op de afdeling allemaal is verricht wordt de afdeling nog een keer doorzocht om zeker te zijn dat geen enkel onderhoud behoevend apparaat is vergeten.

 

De handhavingsfase richt zich op het vasthouden van de nieuwe planning. Hier moet vooral aandacht aan worden besteed in het inplannen van nieuwe apparatuur (aan de hand van de afdeling waar deze naar toe gaan), het blijven terugbrengen van zwervende apparatuur en het op pijl houden van de capaciteit.

Conclusie

Dit plan is gemaakt om in kaart te brengen hoe een nieuwe onderhoudsplanning gemaakt kan worden, en hoe deze ingevoerd kan worden. Uit het onderzoek is duidelijk geworden dat een nieuwe onderhoudsplanning niet iets is waar men te licht over moet denken. Door de grote verscheidenheid aan apparatuur, afdelingen en de manier waarop afdelingen omgaan met hun apparatuur zou dit niet alleen op verzet van de afdelingen stuiten maar ook risico's opleveren voor de apparatuur, de gebruikers en de patiënten. Om die redenen moet een nieuwe onderhoudsplanning zorgvuldig, gedetailleerd en zo uitgebreid mogelijk worden voorbereid zodat vooraf voor alle betrokkenen duidelijk kan worden gemaakt wat er gaat gebeuren en wat zij kunnen verwachten rondom een nieuwe onderhoudsplanning.

Toon alle referenties

Auteur