Overzicht

Een vertaling van het Convenant Medische Technologie: van procedures naar praktijkmodel

11 juli 2017

(Laatst aangepast: 13-07-2017)

Een vertaling van het Convenant Medische Technologie: van procedures naar praktijkmodel

Overzichtsartikel

Het Convenant Medische Technologie vraagt dat de procedures voor het veilig toepassen van medische technologie binnen zorginstellingen zijn geïmplementeerd en de verantwoordelijkheden zijn belegd. Om de professionals binnen de zorginstelling bewust te maken van de achterliggende doelstelling is in het Diakonessenhuis een praktijkmodel ontwikkeld. Dit model is gebruikt bij het ontwikkelen van de procedures en wordt nu gebruikt om de nut en noodzaak van die procedures uit te leggen.

Inleiding

Het Convenant Veilige Toepassing van Medische Technologie in de medisch specialistische zorg (hierna het Convenant) heeft tot doel het kader van verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur ten aanzien van kwaliteitsborging van medische technologie vast te stellen (Artikel 1.1)[1]. De eerste versie van het Convenant is uit 2011 en in 2016 is versie 2 verschenen. De IGZ gebruikt dit document als veldnorm en treedt op basis hiervan zo nodig handhavend op.  De implementatie van het Convenant verloopt in veel ziekenhuizen moeizaam. De ruim 50 artikelen van het Convenant stellen de kaders vast, waarbij veel artikelen beginnen met “De zorginstelling heeft een procedure…”.  Maar voor het implementeren van een nieuwe manier van werken is de gevraagde procedures invoeren niet genoeg. Medewerkers willen niet alleen weten wat ze moeten doen, maar vooral ook waarom. Dit wordt ook bevestigd in het proefschrift van Den Adel en Lansbergen [2], waarin de ontwikkeling in o.a. de Ziekenhuisgroep Twente (ZGT) wordt beschreven en verandermanagement (cultuur en gedrag) als noodzakelijk wordt gezien voor een succesvol resultaat.

 

Daarom heeft het Diakonessenhuis Utrecht/Zeist/Doorn een vertaling gemaakt naar een praktijkgericht model:  ‘Veilig werken met Medische Technologie in het Diakonessenhuis’. De ingrediënten en het beschrijven van onderliggende integraliteit is niet nieuw en is gebaseerd op de werkwijze zoals beschreven in Den Adel en Lansbergen [2] en ZGT. Wel nieuw is het op deze manier visualiseren van deze integraliteit, uitgelegd in verschillende animaties, om dit toegankelijker te maken voor de professional en deze makkelijker mee te krijgen in de gewenste veranderingen. In het model is zichtbaar dat onze hele werkwijze op dit onderwerp ondersteunend is aan datgene waar we in het ziekenhuis voor staan: de best mogelijke zorg voor onze patiënt. Het model biedt overzicht, is gericht op de praktijk op de werkvloer en beschrijft zowel de harde als de zachte kant van veilig werken met medische technologie.

Model Veilig werken met Medische Technologie (VMT)

De patiënt als uitgangspunt

Het in artikel 1.1 beschreven doel van het Convenant is zeer duidelijk: het kader van verantwoordelijkheden van de raad van bestuur ten aanzien van kwaliteitsborging van medische technologie vast te stellen. Dit is echter een zeer systematisch doel. De werkelijke bedoeling van het Convenant is beschreven in de titel: Veilige Toepassing van Medische Technologie. Wat is voor de patiënt het belangrijkste wanneer deze komt voor een onderzoek of een behandeling met een medisch hulpmiddel? Dit komt duidelijk naar voren in artikel 1.2: een veilig product in de handen van een getrainde gebruiker in een omgeving die veilig gebruik kan garanderen.

 

Deze ingrediënten vormen de basis van het VMT-model (zie figuur): de patiënt staat centraal met hieromheen de 3 V’s, Veilig handelen met een Veilig hulpmiddel in een Veilige omgeving.  

Om dit te bereiken is een set aan gereedschappen aanwezig die onderverdeeld worden onder deze 3 V’s. Van een veilig hulpmiddel is sprake wanneer het onder andere voldoet aan een goed Programma van Eisen en als onderhoudsprotocollen opgesteld zijn en nageleefd worden. Om veilig te handelen is scholing nodig, een handleiding of een protocol. Een veilige omgeving hebben wij gesplitst in een zachte kant en een harde kant. Binnen de zachte kant verbeteren we de zorg op basis van VIM-meldingen  en uitkomsten van uitgevoerde audits. De harde kant bestaat uit veiligheidseisen, zoals de juiste classificering en hieraan gekoppelde uitvoering van medische ruimtes, denk aan elektrische veiligheid, stralingshygiëne of WIP-richtlijnen.

 

De aorta

De set aan gereedschappen wordt inhoudelijk vormgegeven door ter zake deskundigen of experts. Het maken van een Prospectieve Risico Inventarisatie(PRI) helpt hen daarbij. De PRI is de aorta van het model waarin informatie vanuit een gereedschap binnen kan komen om gebruikt te worden voor een ander gereedschap. Een verbetermaatregel door een VIM-melding kan bijvoorbeeld zijn dat een protocol aangepast moet worden met nadere instructies voor de medewerkers. Maar soms kan de uitkomst ook zijn dat risico’s verlaagd worden als andere eisen gesteld worden aan een hulpmiddel. Door deze uitkomsten ook in de PRI te vermelden wordt bij een volgende aanschaf deze input gebruikt  voor het Programma van Eisen. Hiermee is de PRI een essentieel onderdeel geworden van de PDCA-cyclus. Daarnaast is op deze wijze de PRI ook te zien als collectief geheugen.

 

Systemen

Om de PDCA-cyclus verder te ondersteunen en te registreren maken we gebruik van verschillende systemen. Zo wordt in het Diakonessenhuis het zogenaamde KRV-systeem [2] gehanteerd waarbij halfjaarlijks de grootste risico’s van het ziekenhuis worden geïnventariseerd, verticaal in de lijn belegd en horizontaal gemonitord. Iedereen in het ziekenhuis kan hier onderwerpen voor aandragen, waarbij ook trends in VIM-meldingen en trends uit audits worden meegenomen.

 

Scholingsbeleid en aantoonbaarheid van bekwame gebruikers  en technici worden verwerkt in een digitaal kwaliteitspaspoort. Elke medewerker en arts kan ten alle tijden zijn eigen status van bekwaamheid per type hulpmiddel bekijken.

 

Hulpmiddelen en software worden beheerd in Ultimo en TopDesk.

 

Animaties

Om het model in het ziekenhuis eenvoudig en compact uit te leggen is gekozen om korte animaties te maken. Hiervoor is de vorm van een drietrapsraket gekozen, waarbij het hele model aandacht krijgt, maar vooral ook de PRI, als aorta, nadrukkelijk naar voren komt:

 

  • “Het VMT-proces” (https://www.youtube.com/watch?v=K655Fjt4_LA)
  • “Wat is een PRI?” (https://www.youtube.com/watch?v=_Vdvfki5_pY)
  • “Hoe maak ik een PRI?” (https://www.youtube.co/watch?v=lW4Q3G9ShS0) 
  • “Het kwaliteitspaspoort” (https://www.youtube.com/watch?v=lJdbydQRUCA)

Veilig werken met Medische Technologie (VMT)Dit praktijkmodel is gebruikt in het Diakonessenhuis Utrecht/Zeist/Doorn ter ondersteuning bij de implementatie van de verschillende onderdelen van het convenant.

Praktijkvoorbeeld: bekwame gebruikers infusietechnologie

In het Diakonessenhuis werken we in jaarlijkse scholingsprogramma’s VMT aan bekwaamheid van experts en gebruikers. Zo werd er in 2016 extra aandacht besteed aan infusietechnologie. Hiervoor is medio 2016 een werkgroep opgericht om een prospectieve risico-inventarisatie uit te voeren volgens de HFMEA-methode[1]. In deze multidisciplinaire werkgroep zaten meerdere verpleegkundigen, een anesthesioloog, een klinisch technicus, een klinisch fysicus, een inkoper en een biomedisch technoloog als voorzitter. Aansluitend is door de Diakademie (het leerhuis van het Diakonessenhuis) een werkgroep (met deels dezelfde leden) opgericht om vanuit de PRI een leerpad voor de verschillende infuuspompen te ontwikkelen. De grootste risico’s uit de PRI zijn vertaald naar een aantal gereedschappen binnen dit leerpad. Er is een risicokaart, één A4 met 6 risico’s, en een korte instructievideo gemaakt voor zelfstudie. Daarnaast zijn op elke afdeling waar gewerkt wordt met infuuspompen twee experts opgeleid om hun collega’s op deze technologie te toetsen met behulp van een praktijktoets. Wanneer de praktijktoets met goed gevolg is afgelegd, wordt dit geregistreerd in het kwaliteitspaspoort: de medewerker is aantoonbaar bekwaam en het onderwerp staat ‘op groen’.



[1] HFMEA = Healthcare Failure Mode and Effect Analysis, een gestructureerde wijze om een risicoanalyse te maken met een multidisciplinair team.

Veilig handelen, veilig hulpmiddel, veilige omgeving

Met het VMT-model is een vertaling gemaakt van het Convenant Medische Technologie naar een praktijkgericht visueel model, waar de nadruk niet is gelegd op de procedures maar op het risico gestuurd managen van de kennis die in het ziekenhuis aanwezig is. Hierbij wordt deze kennis periodiek opgeslagen in de PRI en vertaald naar de verschillende gereedschappen die in het ziekenhuis gebruikt worden voor de veilige toepassing van medische technologie.

 

 

Door bekwame gebruikers en technici (Veilig handelen), de juiste hulpmiddelen op de juiste plek (Veilig hulpmiddel), en collega’s die met elkaar de risico’s kunnen bespreken en de juiste beheersmaatregelen treffen (Veilige omgeving) te zien als verschillende aspecten van één systeem en dit visueel te verbeelden denken wij in ziekenhuizen en andere zorginstellingen de implementatie en borging van het Convenant te kunnen bevorderen.

Dankwoord

Veel onderliggende procedures, zoals de in de animatie gebruikte specifieke PRI-model, zijn afkomstig uit ZGT.  Daarom willen de auteurs graag, met name, Michaël Lansbergen, Anita Sieverink en Sanne Vaartjes, maar ook de ander collega’s uit ZGT bedanken voor hun inbreng en steun en gezamenlijke gesprekken. Deze doorontwikkeling was niet mogelijk zonder deze samenwerking.

[1] Veilige Toepassing van Medische Technologie in de medisch specialistische zorg, i.o.v. NVZ, NFU, 2de druk, 2016.

[2] Complexiteit de baas?! Zorgtechnologie is mensenwerk, R.J. den Adel en M. Lansbergen, 2014. 

Toon alle referenties

Auteur