Een zaak van samen werken

Inleiding

Een decennium van beleidsrapportages, IGz-rapporten en wetenschappelijk onderzoek was hieraan voorafgegaan, inclusief een rapport over een tot de verbeelding sprekende OK-brand. Laatstgenoemd document was aanleiding voor de Leidraad ‘Verantwoordelijkheid medisch specialist bij onderhoud en beheer van medische apparatuur’ van de Orde van Medisch Specialisten (2008). Ziekenhuizen en revalidatie- centra werden toen al verondersteld voor een belangrijk deel volgens de richtlijnen te werken. Dat dit niet het geval was werd duidelijk toen de IGz medio 2013 een twintigtal instellingen visiteerde. Ook het Jeroen Bosch Ziekenhuis dat actief had bijgedragen aan enkele van bovengenoemde rapporten werd door de IGz bezocht. In tegenstelling tot de verwachting die binnen het ziekenhuis leefde, wisten de IGz-inspecteurs een aantal pijnlijke tekortkomingen bloot te leggen. Reden voor het JBZ-management om de mouwen nog eens op te stropen.

Rol van de Raad van Bestuur bij de implementatie van het convenant

De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit en veiligheid van behandelingen die in de instelling plaats vinden. Bij het inspectiebezoek medio 2013 richtte de Inspectie zich dan ook met name tot de Raad van Bestuur bij het verwoorden van haar conclusie. De richtlijnen van het convenant waren in het JBZ technisch gezien naar behoren ingevoerd maar er was verzuimd dit effectief met het management en de gebruikers van medische hulpmiddelen te communiceren. Omdat kennis inzake het convenant ruimschoots aanwezig was in het ziekenhuis duurde het niet lang (2 dagen) alvorens een Begeleidingsgroep Convenant en een actielijst met verbeterpunten waren samengesteld. De begeleidingsgroep werd geleid door de Raad van Bestuur met een van de klinisch fysici als projectmanager. Verder bestond de begeleidingsgroep uit de coördinator patiëntveiligheid, een medisch technoloog-adviseur, de managers van de afdelingen Kwaliteit en Veiligheid en de Jeroen Bosch Academie en een vertegenwoordiger van het RVE-management (RVE = Resultaat Verantwoordelijke Eenheid). De eerste vier maanden kwam de begeleidingsgroep wekelijks bijeen om de lijst met concrete acties door te nemen en zonodig bij te sturen. Deze aanpak wierp al snel vruchten af en na 4 maanden waren nagenoeg alle zaken op orde. Vermeldenswaard is ook de directe betrokkenheid, via het Stafbestuur, van de Vereniging Medische Staf bij de aanpak. Hierdoor werd het noodzakelijke draagvlak gecreëerd voor acceptatie van instellingsbreed beleid inzake ‘Bekwaam is Bevoegd’ waarin de registratie van gevolgde opleidingen door medisch specialisten werd geregeld. Aan het eind van de winter ontving de Raad van Bestuur formeel het bericht van de Inspectie dat men akkoord ging met het bereikte resultaat.

De rol van Medische Technologie bij het convenant

Bij het toepassen van medische technologie wordt veelal enkel gedacht aan medische apparatuur. De definitie van medische hulpmiddelen laat echter zien dat het om veel meer gaat dan apparatuur alleen. Ook implantaten, (niet) steriele materialen en medische software behoren hiertoe. Daarnaast worden in het convenant de verantwoordelijkheden van bestuur en gebruikers duidelijk benoemd die  verder reiken dan enkel het beheer van medische technologie.

Het convenant is opgedeeld in de drie levensfases van medische hulpmiddelen (invoeringsfase, gebruikersfase, afstotingsfase). In het JBZ worden deze fases goed herkend en zijn ze terug te vinden in het kwaliteitssysteem van de afdeling Medische Technologie. Voor het uitvoeren van een eerste analyse van de mate waarin het convenant in het ziekenhuis is ingevoerd is Medische Technologie de aangewezen afdeling. Een valkuil daarbij is dat er te veel gefocust wordt op het juist en veilig gebruik van medische apparatuur waarbij de overige medische hulpmiddelen over het hoofd worden gezien. Voor implementatie en borging van het convenant zijn alle medewerkers van het ziekenhuis nodig. Een afdeling als Medische Technologie kan daarbij voor gaan.

Invloed van het convenant op de patiëntveiligheid

Het convenant laat zien dat het doorlopen van de levensfases van medische hulpmiddelen consequenties heeft voor allen in de ziekenhuis organisatie. Voor wat betreft de gebruikersfase bleek na het IGz bezoek dat gebruikers zich onvoldoende bewust waren wat dit voor hun taken en verantwoordelijkheden betekende. Zo realiseerde deze zich onvoldoende dat hij een verantwoordelijkheid heeft bij het controleren van de onderhoudsdatum van het te gebruiken hulpmiddel. Deze verantwoordlijkheid  betreft ook de scholing en het op peil houden van de kennis nodig om met medische apparatuur te werken. Het is veelal niet duidelijk of er afspraken zijn hoe vaak er (droog) wordt geoefend met bijvoorbeeld een beademingsapparaat dat weinig wordt gebruikt.

Voor dit deel van het convenant is in het JBZ veel aandacht geweest door het verzorgen van een algemene scholing en het opzetten van een efficiënte registratie. Implementatie en borging van de richtlijnen van het convenant leidt via een meer bekwame gebruiker van medische hulpmiddelen naar een veiliger behandeling van de patiënt.

Het convenant als kwaliteitsinstrument

De implementatie van het convenant  was direct van invloed op het kwaliteitsbeleid van het JBZ. Het ziekenhuis kent vanaf 1996 een actief kwaliteitsbeleid,  dat vooral gericht is op het verbeteren van de directe patiëntenzorg. Sinds 2008 is daar een veiligheidsmanagementsysteem als onderdeel van het totale kwaliteitssysteem bij gekomen.

De visie van het JBZ is het streven naar excellente zorg o.a. door het voorkomen van vermijdbare schade en vermijdbaar overlijden. Hiervoor hanteert het JBZ de 6 dimensies van kwaliteitszorg (patientveiligheid, patiëntgerichtheid, effectiviteit, tijdigheid, efficiëntie en gelijkheid). Deze zijn door het Institute of Medicine in 2001 ontwikkeld. Vervolgens heeft Donald M. Berwick, voormalig President en CEO van het Institute For Healthcare Improvement, deze uitgedragen, als strategie voor het leveren van goede zorg.  Vanaf 2010 heeft het JBZ de 6 dimensies toegepast als strategie naar excellente zorg. 

Het convenant gaf een nieuwe impuls aan integrale kwaliteitszorg en risicobeheersing.  Met de implementatie ervan is het veiligheidsbeleid van het JBZ meer geïntegreerd.

Bij de implementatie  van het convenant is het totale veiligheidsbeleid aangepast en is het convenant onderdeel geworden van het integrale kwaliteitsbeleid.

Integraal kwaliteitsbeleid, in combinatie met ziekenhuisbrede scholing heeft het risicobewustzijn van medewerkers en medisch specialisten vergroot. Dit heeft geleid tot een versterking van de cultuur van bewustwording en verantwoordelijkheid bij de gebruikers van medische apparatuur.

Bekwaam is bevoegd als centraal thema in het convenant

Om aan de bekwaamheid van zorgprofessionals (medische, paramedische, verpleegkundige behandelaars en assisterenden) op een toetsbare wijze gestalte te geven is in het JBZ instellingsbreed beleid gemaakt. Doelstelling is een standaard van bekwaamheid in de ziekenhuisorganisatie te ontwikkelen en vast te stellen. Bovendien wordt de organisatie zodanig ingericht dat het onderhouden en toetsen van bekwaamheid van zorgprofessionals in de dagelijkse praktijk vorm kan krijgen. Daartoe is een leermanagementsysteem opgezet dat het leren, maar ook het beheren van bekwaamheid in de praktijk faciliteert. Voor wat betreft de implementatie van het convenant word middels generieke en specifieke profielen per groep zorgprofessionals scholing en toetsing ontwikkeld en vastgelegd. Prioritering  bij de ontwikkeling van de profielen wordt bepaald aan de hand van een risicomatrix.

Het convenant in de klinische praktijk

Implementatie van het convenant  heeft geleid tot het ontwikkelen van structuur- en , stroomschema’s die het ongemerkt introduceren van medische hulpmiddelen voorkomen.  Onbegeleide introductie van medische hulpmiddelen leidt tot  een hoog veiligheidsrisico voor de patiënt en het uit de pas lopen van begrotingen. Aanvragen voor introductie voor nieuwe apparatuur, implantaten e.d. worden aan de hand van stroomschema’s conform de richtlijnen van het convenant afgehandeld. Medisch manager en manager bedrijfsvoering (samen eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de RVE) spelen hierin een cruciale rol.

De juiste betrokkenen (aanvrager c.q. gebruiker, unithoofd, inkoop, medische technologie etc.) werken toe naar een aanschafdossier waarin alle componenten van de convenant richtlijnen worden behandeld. Scholing ten behoeve van alle gebruikers vormt hier een onlosmakelijk onderdeel van. Op basis hiervan neemt het RVE-management een besluit. Het aanschaf dossier wordt in het JBZ beheerd door de inkoopafdeling die toeziet op volledigheid. Het eindresultaat weegt ruimschoots op tegen de tijdsinvestering die met dit proces is gemoeid. Het opnieuw ziekenhuisbreed inzoomen op het convenant na het inspectiebezoek heeft bijgedragen aan verhoging van bewustwording bij de professionals. Dit kan zonder voorbehoud gezien worden als steun voor een adequate bedrijfsvoering.

Borging en toekomst

Nu het ziekenhuis alle richtlijnen van het convenant in meer en mindere mate geïmplementeerd heeft kan de aandacht gericht worden op het minimaal vasthouden van het bereikte niveau. In het Jeroen Bosch Ziekenhuis wordt daarbij gerekend op de RVE-structuur met duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheden voor de RVE-leiding, en het toezicht op handhaving van de richtlijnen door Medische Informatie en Communicatie Technologie (MICT-beleid), coördinator patiëntveiligheid en afdelingen Jeroen Bosch Academie en Inkoop. De in het kader van het convenant opgestelde documenten, beleidsstukken en procesbeschrijvingen zijn samengebracht in een voor iedereen eenvoudig toegankelijk digitaal archief. Hierdoor is het voor de RVE-leiding mogelijk hun (staf)medewerkers voortdurend te wijzen op de afspraken uit het convenant. Hierdoor wordt de gewenste cultuur gecreëerd.

De invoering van het kwaliteitssysteem van de Joint Commission International (JCI), met haar specifieke normenkaders en auditsystematiek, leidt tot het continueren van de plan-do-check-act cyclus die nodig is om de richtlijnen van het convenant blijvend te borgen.

Ten slotte
Het convenant ‘Veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis’ bestaat uit 53 richtlijnen voor de aanschaf, het gebruik en buitenbedrijfstelling van medische hulpmiddelen. Het zijn logische richtlijnen die bijdragen aan de veiligheid rondom het behandelen van patiënten. De basisprincipes zijn nadenken, communiceren, registreren en leren.  Er is ruimte voor verbetering en sommige richtlijnen kunnen duidelijker geformuleerd worden. Een wezenlijke verandering wordt echter niet verwacht. Daarentegen zien we al wel een verbreding van het werkingsgebied met medische inventaris die traditioneel tot het aandachtsgebied van de Facilitaire Diensten behoort, de medische software en applicaties die op enigerlei wijze ondersteunend zijn aan het medisch handelen.