GS1-standaarden toepassen op de operatiekamer: traceerbaarheid van instrumentarium geregeld

Inleiding

De gezondheidszorgsector heeft om beleid te wijzigen grote behoefte aan standaardisatie en integratie (processen en techniek). In de eerste plaats vanwege de patiëntveiligheid. Daarnaast is een efficiency verbetering door bijvoorbeeld verspilling tegengaan en inspelen op de veranderende omgeving waarin ook zorgverzekeraars, de inspectie voor de gezondheidszorg en de overheid zich uitlaten over zaken als recalls.

Binnen de huidige ‘operatie’ in ziekenhuizen is de kans op overvoorraden, derving door expiratie, verspilling en misgrijpen hoog doordat geen eenduidige (bar)codering is aangebracht op geleverde producten. Leveranciers van deze producten zijn (nog) niet in staat gebleken uniforme (bar)codering integraal toe te passen. Dit maakt een goede beheersing van de goederenstromen complex en slecht controleerbaar binnen een OK-afdeling. De jaarlijkse kosten voor beheer en onderhoud van OK-voorraden binnen een OK-afdeling is laten zich in de praktijk moeilijk exact bepalen vanwege het indirecte karakter (personele kosten) van beheerswerkzaamheden. Parallel aan standaardisatie en integratie van de goederenstromen wordt ook actief gewerkt aan dynamische voorraadwaardering, verlaging van aantallen producten en tegengaan van verspilling.

Methode

Om dit knelpunt effectief op te kunnen lossen heeft het ziekenhuis Bernhoven besloten de GS1-standaarden integraal toe te passen op kritische artikelen en locaties. GS1 Nederland is een non-for-profit organisatiedie - samen met bedrijven - verbeteringen in de keten realiseert. GS1 is binnen dat speelveld de aanjagende partij die de (internationale) markt kent en toegang heeft tot een nationaal en internationaal kennisnetwerk. GS1 Nederland maakt deel uit van de wereldwijde GS1-organisatie. GS1 ontwikkelt internationale uniforme standaarden voor de identificatie en het vastleggen en delen van gegevens in meer dan 100 landen. In de wereld zijn ruim 2 miljoen bedrijven in 30 verschillende sectoren aangesloten bij GS1. Er zijn ruim 10.000 Nederlandse bedrijven aangesloten bij GS1 Nederland en die gebruikmaken van de GS1-standaarden.

Door uniforme en eenduidige vastlegging van de artikelreferentie (GTIN), expiratiedatum en batchnummer (voor implantaten, steriele artikelen, etc.) wordt tegelijkertijd de patiëntveiligheid significant verhoogd. Toepassing van deze standaard vraagt een extra inspanning van OK-Bernhoven om een volledige inzichtelijke en traceerbare werkwijze mogelijk te maken. Niet alle producten zijn namelijk voorzien van een GS1-(bar)code en dit betekent dat een keuze is gemaakt voor het opnieuw labellen van een deel van de steriele voorraad. Door het aanbrengen van een (registratie)kenmerk wordt in de overgangsfase onderscheid gemaakt tussen correcte en incorrecte coderingen. Op deze wijze wordt een beter beeld verkregen van de aantallen producten die niet voorzien zijn van een goed scanbare en complete GS1-code (GTIN).

Bernhoven implementeert een applicatie met GS1-standaarden om traceerbaarheid te garanderen van de leverancier tot en met in de patient. De patiëntveiligheid wordt aanzienlijk verhoogd sinds het scannen van barcodes van producten, locaties, medewerkers en patiënten. Ook voor de uitwerking in verband met de toepassing van het Convenant veilige toepassing Medische Technologie, is het artikelbeheer van belang in verband met dynamische voorraden en een dynamisch assortiment (door technische ontwikkelingen etc.).

Door het eenduidig vastleggen (scannen van een datamatrixcode) van het batchnummer en de expiratiedatum wordt binnen korte tijd zonder fouten het EPD van de patiënt in de OK bijgewerkt. Tegelijkertijd wordt de OK-voorraad gewijzigd en automatisch wordt bepaald of een nieuw implantaat wel/niet besteld moet worden. Dit maakt het interne proces efficienter en bespaart kosten. De wijze van werken is binnen ieder ziekenhuis toe te passen en maakt (deels) gebruik van de informatie die door de leverancier wordt geleverd.

Werkt de gehele zorgketen met één unieke code (bijv. GS1), dan neemt het aantal vermijdbare fouten af en verlopen terugroepacties sneller en beter. Immers een digitale recall kunnen uitvoeren betekent sneller patiënten en voorraden traceren en de patiëntveiligheid verhogen.

Eén unieke code is ook de sleutel voor het optimaliseren van logistieke en administratieve processen. In een sector waar de budgetten zwaar onder druk staan, is het noodzakelijk dat de kostprijs daalt. Het gebruik van unieke codes zorgt voor beter voorraadbeheer. Daarnaast wordt logistieke productinformatie op eenduidige wijze vastgelegd en kunnen gegevens eenvoudig en snel elektronisch worden uitgewisseld.

Binnen GS1 wordt gebruik gemaakt het UDI-concept. De Unique Device Identifier (UDI) is een identificatiesysteem dat wordt gebruikt om medische hulpmiddelen te identificeren en te kunnen traceren in de hele gezondheidszorg (internationaal en nationaal). Binnen dit identificatiesysteem worden producten (her)kenbaar gemaakt aan de hand van de application identifier (AI). De kenmerken van het product worden daardoor duidelijk zichtbaar op de verpakking. Voor de gebruiker is dit een eenvoudig te herkennen code. Dit bevordert een correcte verwerking van de data en verbetert de patiëntveiligheid. Binnen het OK-project (voorraadoptimalisatie en verhoging patiëntveiligheid) van Bernhoven is de GS1-code een kritisch onderdeel bij de realisatie van een sluitende registratie vanaf het moment van ontvangst op het OK-complex tot en met verbruik (implantatie bij de patiënt). Implantatie of derving leidt tot een voorraadmutatie binnen het ERP-systeem en aanvulling van noodzakelijke informatie over het implantaat in het patiëntdossier binnen het EPD-systeem.

Omdat de zorgmarkt geen gebruik maakt van standaard (bar)codering en berichtuitwisseling tussen ketenpartijen onvoldoende plaatsvindt, wordt iedere partij gedwongen op eigen wijze de registratie te organiseren. Op langere termijn is deze situatie niet houdbaar en zal in ongewijzigde toestand leiden tot een (onnodige toename) van kosten. Producten die niet voorzien zijn van een GS1-codering worden bij ontvangst op het OK-complex van Bernhoven omgezet naar een ‘GS1-compliant’ barcode, die voldoet aan de uitgangspunten van de GS1-standaard. Dit brengt helaas met zich mee dat producten, die niet aan de GS1-standaard (bijv. afwezigheid van enige barcode, producenteigen barcodes of de HIBC-code) voldoen, opnieuw van een label moeten worden voorzien.

Het OK-bedrijfsproces is ingericht op basis van de GS1-barcode, die de volgende AI's bevat en volgens deze volgorde (in verband met de vaste lengte van de eerste twee AI's) in één sluitende barcode is opgesteld:

• (01) = Global Trade Item Number (GTIN): N2+N14 [1]
• (17) = Expiratiedatum (YYMMDD): N2+N6
• (10) = Batch- of LOT-nummer: N2+X..20 [2]

Noot: 

1. Betreft de lengte en samenstelling van het veld (N= Numeric/cijfer, A = Alpha/karakter en AN = Alpha-Numeric.
2. Het batch- of LOT-nummer betreft een veld met een variabele lengte (X..20 = maximale lengte 20 alpha-numerieke karakters)

Resultaat

In de praktijk wordt in plaats van AI-10 ook gebruik gemaakt van AI-21 (serienummer artikel). Op zich levert dit geen probleem. Het serienummer heeft daarin dezelfde functie als het LOT-nummer. Dit is van belang als het geïmplanteerde artikel gekoppeld wordt aan een patiënt direct na de OK-ingreep. 

De volgende afwijkingen zijn binnen de afdeling OK van Bernhoven geconstateerd:

1. artikel is voorzien van een GS1-code, maar niet in de juiste volgorde geprint. Dit vereist extra scanhandelingen en kennis van de gebruiker.
2. artikel is voorzien van een GS1-code, maar in twee delen geprint op het label. Dit vereist extra scanhandelingen en kennis van de gebruiker.
3. artikel is voorzien van meerdere verschillende barcodes en onduidelijk is welke code gebruikt moeten worden  voor een sluitende registratie om 100% traceability te garanderen.
4. artikel is voorzien van een HIBC-code en vereist intelligentie binnen de ziekenhuisapplicaties om de codering correct te vertalen.
5. artikel is voorzien van een producent specifieke barcodering (zie punt 4).
6. artikel is niet voorzien van enige barcodering en moet telkens handmatig wordt geregistreerd en voorzien van een uniform label.

In de praktijk is geen sprake van 100% sluitende barcodering (zie wijze van werken in bijv. de retail) en vraagt om handmatige interventies. Als interventie toch noodzakelijk is dan heeft Bernhoven ervoor gekozen om één standaard label (met opvallende kleur) te introduceren om de wijze van registreren voor de medewerker zo eenvoudig en transparant mogelijk te maken. Het label is voorzien van een speciale lijmlaag en kan eenvoudig van de verpakking van het implantaat worden verwijderd, zonder het cellofaan te beschadigen. Dit is van belang in verband met een eventuele uitoefening van het recht van retour opgenomen in de contractafspraken tussen Bernhoven en de leverancier.

Locaties OK-complex (GLN)
Om de interne routing van een (steriel) artikel vanaf het moment van ontvangst op het OK-complex tot en met daadwerkelijk verbruik (implantatie of derving) te kunnen volgen, wordt eveneens gebruik gemaakt van de GS1-standaard. Artikelen worden gekoppeld aan een ‘global location number’ (GLN). De Nederlandse GS1-organisatie heeft Bernhoven voorzien van een eigen identificatienummer. De GS1-company prefix voor Bernhoven is 871883693. Aan dit nummer zijn momenteel een 50-tal GLN’s gekoppeld. Deze GLN‘s worden gebruikt om binnen het OK-complex van Bernhoven de hoofdlocaties aan te duiden. De locaties die voorzien zijn van een GLN worden in onderstaand overzicht getoond (figuur 1). Door slim gebruik te maken van GTIN’s in combinatie met GLN’s en barcodescanning wordt de traceerbaarheid gestandaardiseerd en aanmerkelijk verbeterd.

De verwachting is dat de overige GLN’s gebruikt zullen gaan worden bij een verdere uitrol van het GS1-concept binnen Bernhoven. Dit betekent dat het OK-GS1 concept integraal zal worden toegepast als kwantitatieve en kwalitatieve voordelen duidelijk zichtbaar zijn.

Conclusie

Integrale invoering wordt bemoeilijkt door de grote diversiteit aan barcodes op de verpakkingen van leveranciers. Hier is nog geen sprake van een eenduidige barcodering. De afgelopen periode is gebleken dat de zorgmarkt naar een GS1-standaard tendeert. Het aantal verpakkingen van leveranciers met een ‘correcte’ GS1-barcode neemt toe. Om te komen tot goed inzicht in de verhouding wordt bij ontvangst vastgelegd of het om een volledig correcte GS1-barcode gaat of een 100% handmatig ingevoerd artikel. Ook hier wordt het GS1-uitgangspunt aangehouden. Non-GS1 artikelen worden omgezet naar een interne GS1-compliant standaard. Op deze wijze wordt nagegaan hoe de verhoudingen nu en in de toekomst liggen.

Patiëntregistratie(GSRN)
Om het verbruik in iedere OK en per patiënt goed te kunnen volgen (100% traceerbaar) is het noodzakelijk dat aan de hand van ‘unieke’ GS1-label het verbruik goed en eenduidig wordt vastgelegd. Omdat iedere patiënt een Bernhoven-nummer heeft, wordt deze geïncorporeerd met de GS1-company prefix tot een ‘Global Service Relation Number’ (GSRN: recipient). Deze wordt vooraf gegaan door de AI-8018. Tijdens het scannen van het verbruik in de OK wordt tegelijkertijd het patiëntnummer ingegeven. Door het scannen van de barcodes wordt direct het LOT-nummer aan de betreffende patiënt en behandeling gekoppeld. Tegelijkertijd wordt het patiëntnummer omgezet naar een GS1-GSRN code. Deze informatie kan op termijn doorgegeven worden aan een landelijk implantaten register, die door de overheid wordt ingesteld en waar alle Nederlandse ziekenhuizen aan deel moeten nemen. In geval van een recall is het OKC dan in staat binnen korte tijd de noodzakelijke informatie te achterhalen om de patiënten op te roepen, die een dergelijk implantaat ontvangen hebben. In geval van een revisie kan ook de status van het betreffende implantaat aangepast worden. Op deze wijze streeft het OKC van Bernhoven 100% traceerbaar na en verhoogt daarmee op zichtbare wijze de patiëntveiligheid.