Terug

Stickers controleren... Niet meer van deze tijd!
Annetje Guedon

01 september 2014

(Laatst aangepast: 27-08-2016)

Stickers controleren... Niet meer van deze tijd!

Publicaties

De medisch specialist mag alleen veilige medische apparatuur gebruiken. Dit wordt meestal gecontroleerd aan de hand van stickers die op de apparatuur zijn geplakt. Deze gegevens zijn echter digitaal ook beschikbaar. Is het nog wel van deze tijd om stickers te controleren? Hoe kunnen we het eenvoudiger maken voor de medisch specialist om te voldoen aan zijn verantwoordelijkheden?

Veilige inzet medische technologie

De medisch specialist is verantwoordelijk voor het gebruik van de apparatuur die ingezet wordt bij het verlenen van zorg en moet zicht hebben op de staat van de aanwezige medische apparatuur [1]. Binnen de Reinier de Graaf Groep wordt hiervoor, zoals in de meeste ziekenhuizen, een inventaris- en onderhoudssticker gebruikt. Daarbij wordt een defect apparaat door de gebruiker voorzien van een rode sticker.

Informatie over onderhoud en defecten wordt binnen het ziekenhuis van alle medische apparatuur digitaal bijgehouden in het apparatuurbeheersysteem. De grote hoeveelheid data maakt het onoverzichtelijk voor de afdelingen en het systeem is zeker niet geschikt als een snel raadpleegwerk op de werkvloer. Bovendien is de locatie informatie in het apparatuurbeheersysteem veelal niet up-to-date omdat apparatuur vaak op verschillende locaties gebruikt of aan andere afdelingen uitgeleend wordt.

Tegenwoordig is informatie eenvoudig te raadplegen, met je smartphone haal je weersvoorspelling, plattegronden, bezienswaardigheden en eetgelegenheden in de buurt op. Waarom zouden we dat niet kunnen voor de status van onze apparaten? Zouden we in de zorg niet deze technische mogelijkheden kunnen inzetten voor het verhogen van de veiligheid en efficiëntie van het operatieproces? Dit is wat we willen bereiken met DORA, de ’Digital Operating Room Assistant’, een groot innovatieproject in Zuid-West Nederland waarin de mogelijkheden van automatisch monitoringsysteem in de operatiekamer (OK) worden onderzocht. Een van de onderdelen van DORA is de inzet van RFID om de veilige inzet van medische apparatuur te borgen in de OK. 

RFID en veiligheidsstatus van medische apparatuur

Binnen het subsidie project DORA, Digital Operating Room Assistant, hebben het bedrijf Logisense, de TU Delft, en de Reinier de Graaf de handen ineengeslagen om een nieuw veiligheidssysteem te ontwikkelen. Het doel was om de veiligheidsstatus van de medische apparatuur in de OK eenvoudig inzichtelijk te maken. Medisch specialisten, OK-personeel, en de medewerkers van de afdeling klinisch fysica hebben samen het ontwerp en de doelstellingen bepaald.

Het veiligheidssysteem bestaat uit een duidelijk zichtbaar scherm in de OK. Het scherm laat de gebruikers van de OK in één oogopslag zien of de apparatuur in de desbetreffende operatiekamer veilig (groen scherm) of onveilig is (rood scherm). Hiervoor is ieder apparaat in de OK voorzien van een actieve RFID-tag (869.3 MHz, 10 mW), zie figuur 1. Het veiligheidssysteem detecteert de locatie en inventariscode van de aanwezige apparatuur. Door de koppeling met het apparatuurbeheersysteem is alle benodigde informatie beschikbaar. Het apparaat wordt veilig verklaard als er aan de onderhoudsvoorwaarde is voldaan en er geen openstaand defect is. Bovendien kan, doormiddel van verder klikken op het scherm, eenvoudig extra informatie worden opgevraagd; welke apparatuur is aanwezig in de OK, welk apparaat heeft verlopen onderhoud of een geregistreerd defect, en welke reparaties zijn er recentelijk uitgevoerd (zie figuur 2). Het systeem werkt real-time; zodra een  onveilig apparaat de OK in- of uitgereden wordt kleurt het scherm direct rood of groen.

Naast veiligheidsinformatie kan via het systeem ook eenvoudig een defect worden gemeld. Via een druk op de RFID-tag op het apparaat volgt direct een defectmelding. Op het scherm kan vervolgens de naam van de gebruiker en reden voor een melding worden ingevoerd. De melding wordt automatisch in het apparatuurbeheersysteem opgenomen.  Door de real-time en bi-directionele informatie overdracht tussen het apparatuurbeheersysteem en het veiligheidssysteem wordt het scherm in de OK direct rood als een defect aan een apparaat gemeld wordt.

Technische implementatie en verandering van werkwijze

Het systeem is geïmplementeerd op één  van de drie OK-locaties, in de vier aanwezige OK’s gedurende een pilot van zes maanden. In totaal zijn 94 apparaten geselecteerd op basis van storingshistorie, risicoklasse en mobiliteit in het ziekenhuis.

De technische implementatie bestaat uit het installeren van de readers en het touchscreen op de OK’s en het plakken van de tags op de geselecteerde apparatuur.  Een eenvoudige interferentietest is uitgevoerd met alle apparatuur waarop een RFID tag is aangebracht. Er zijn geen afwijkingen gesignaleerd [2]. Gedurende het project wordt geconstateerd dat er geen onderscheid gemaakt kan worden tussen de OK-ruimte en de bijbehorende opslag doordat deze alleen gescheiden zijn door een dunne gipsen wand. Er wordt besloten dit tijdens de pilot te accepteren.

Om het systeem in het proces te implementeren moet de werkwijze van de medisch specialisten, het OK-personeel en de afdeling Klinische Fysica aangepast worden. Op de OK moet voor de start van een operatie gecontroleerd worden of het scherm op groen staat. Zo niet dan moet er gekeken worden wat er aan de hand is voor men start met de operatie. In het geval van een defect moet het OK-personeel de melding doorgeven via de drukknop op het RFID tag en de aanvullende informatie invoeren op het touchscreen.

De medisch technici moeten na het uitgevoerde onderhoud de administratie direct bijwerken en de apparatuur technisch vrij geven zodat de schermen weer groen worden. Hiervoor zijn laptops beschikbaar. De defectmeldingen die via de RFID tag worden gemaakt komen digitaal binnen bij de afdeling Klinische Fysica, in tegenstelling tot de overige defectmeldingen die telefonisch binnenkomen, en deze moeten ook in de gaten worden gehouden.

Figuur 1Ontwerp van het veiligheidssysteem. Het veiligheidssysteem bestaat uit vier schermen, op iedere OK één scherm. De locatie wordt bepaald met behulp van de RFID tags en opgeslagen in het apparatuurbeheersysteem. Via een server wordt realtime de data gecommuniceerd tussen de RFID tags, het apparatuurbeheersysteem en de schermen op de OK. De blauwe knop op de RFID tag wordt gebruikt voor het melden van storingen.

Figuur 2Voorbeeld van een groen en een rood scherm. Op de schermen is het aantal aanwezige apparaten, het aantal defecte apparaten en het aantal apparaten met verlopen onderhoud zichtbaar. Indien er een witte driehoek staat kan men verder klikken voor meer informatie. Onderin kan men informatie opvragen over recente reparaties.

Resultaten van pilot studie

Na afloop van de pilot zijn 13 OK-gebruikers geïnterviewd en 4 medewerkers van de afdeling Klinische Fysica [2]. Alle geïnterviewde OK-gebruikers gaven aan dat ze minimaal een keer per dag naar het scherm keken. In het geval van een rood scherm klikte het overgrote deel van de operatieassistenten en anesthesie medewerkers verder op het scherm voor meer informatie. De medisch specialisten keken zelf niet verder, maar consulteerden de operatieassistenten. Afhankelijk van het defect werd besloten of het apparaat verder gebruikt werd. 10 van de 13 OK-gebruikers en alle 4 de medewerkers van de afdeling Klinische Fysica wil het systeem graag blijven gebruiken in de toekomst. De overige 3 OK-gebruikers hadden geen mening over het gebruik in de toekomst. De medisch technici gaven aan dat er geen tijdswinst is geconstateerd in het zoeken naar de apparatuur op de OK, al heeft er tijdens de pilotperiode geen periodiek onderhoud plaatsgevonden.

Meldingen van defecten werden voor 66%  telefonisch gedaan tegenover 34% via de knop op de RFID tag. Extra instructie en er bovenop zitten verbeterd de digitale melding, maar digitaal melden verwaterde weer snel.

In 87% van de gevallen wordt de locatie als correct beschouwd, in overige 13% was de locatiebepaling niet stabiel en onbetrouwbaar [2]. Het overgrote deel van de onnauwkeurige locatiebepaling was tussen OK en aangrenzende opslagruimte en tussen twee opslagruimtes. Deze onnauwkeurigheid werd veroorzaakt door de dunne gipsen wanden die de RF-signalen makkelijker doorlieten dan de stalen wanden. Tijdens de pilot zijn er geen interferentieproblemen met medische apparatuur geconstateerd [2].

Toekomstige ontwikkelingen

In het algemeen is de feedback over het veiligheidssysteem positief [2]. Alle geïnterviewde OK-gebruikers keken minimaal dagelijks naar het scherm. In het geval van een rood scherm onderzocht de grote meerderheid van de operatieassistenten de achterliggende informatie in het systeem. Veelbelovend  is dat de medisch specialist daadwerkelijk de verantwoordelijkheid neemt en in het geval van een rood scherm de operatieassistent laat controleren wat het probleem is. Op dit moment wordt bij Reinier de Graaf het veiligheidssysteem verder uitgebreid en zal in de nieuwbouw in alle OK’s in gebruik genomen worden.

De pilot heeft veel inzicht gegeven in de huidige werkwijze rondom vrijgave van apparatuur. Zo komt het af en toe voor dat een apparaat een klein defect heeft, niet gemist kan worden, en het apparaat nog steeds veilig ingezet kan worden. Het apparaat blijft dan wel defect in het apparatuurbeheersysteem staan totdat het defect gemaakt is. Het scherm blijft dan ook op rood staan, wat irritatie opwekte bij de medisch specialisten. Dit is een typisch voorbeeld van een niet geborgd proces dat door het veiligheidssysteem zichtbaar wordt.

Op de OK moet men blindelings kunnen vertrouwen op het systeem. Het is van belang om dit vertrouwen niet te beschamen door onnodig rode schermen. Aan de andere kant moet het ook 100% zeker zijn waar een apparaat zich bevindt. In de pilot zijn 2 readers per ruimte gebruikt wat resulteerde in een correct voorspelling van 87%. Dit is nog niet voldoende, maar technisch zijn er mogelijkheden om de nauwkeurigheid te verhogen met behulp van extra readers en infrarood. Daarnaast moet men zeker weten dat alle apparaten gezien worden door het veiligheidssysteem en dat er geen apparaat gemist wordt doordat de tag defect is of het signaal verstoord. Dit viel buiten de pilot, maar is een belangrijke technisch aspect voor vervolgprojecten.

 

RFID in elk ziekenhuis?
Wil je dat specialisten hun verantwoordelijkheid nemen, dan moet je het ze eenvoudig maken. Is het controleren van alle stickers voor een operatie nog van deze tijd? Persoonlijk vinden wij van niet. De grote uitdaging ligt, zoals bij veel projecten, in het juiste ontwerp en het inbedden in het proces. Is het noodzakelijk om RFID te gebruiken voor realtime locatiebepaling? Dat hangt af van de afdeling en het doel van het systeem. Wat wil je precies bereiken met het systeem en hoe past deze in je proces? Is het systeem eenvoudig genoeg om door iedereen bediend te worden? Zie je de noodzakelijke informatie op het scherm? Kan de communicatie transparanter?

Conclusie

Het controleren van stickers op alle apparatuur is tijdrovend en foutgevoelig. De beschikbaarheid van alle technologie maakt het ook niet meer van deze tijd. Eenvoudig inzicht voor de gebruiker in de veiligheidsstatus van medische apparatuur is belangrijk in de borging voor veilige inzet van medische technologie.

Veel gegevens zijn al digitaal aanwezig in het apparatuurbeheersysteem. Een missende link is vaak de exacte locatie van een apparaat. RFID biedt de mogelijkheid om deze locatie realtime te volgen. De grootste uitdaging ligt echter in de functionaliteit. Welke informatie heb je echt nodig op locatie, hoe eenvoudig kun je het scherm maken, hoe bed je het systeem in je proces in en hoe gebruik je het om je processen te verbeteren zodat je onnodig lange rode schermen voorkomt.

Het geteste veiligheidssysteem ontwikkeld voor DORA is een goede stap in de richting. De meerwaarde van het systeem zal worden verhoogd als er meer zaken rondom de veilige inzet van medische apparatuur worden geïmplementeerd. Denk hierbij aan, zijn alle medische apparaten, instrumenten en disposables aanwezig voordat de operatie start, zijn de dagelijkse functionele testen uitgevoerd, is al het aanwezige personeel voldoende geschoold. Eenvoud, optimalisatie, inbedding in de organisatie en uitbreiding naar overige systemen is noodzakelijk om de patiëntveiligheid werkelijk te verhogen.

[1] Orde van Medisch Specialisten, Leidraad Verantwoordelijkheid medisch specialist bij aanschaf, ingebruikname en gebruik van medische apparatuur, 2014.

[2] A.C.P.Guédon et al., Safety Status System for Operating Room Devices, Technology & Health Care, geaccepteerd

 

Dankwoord: De auteurs bedanken alle betrokkenen voor de samenwerking. Speciale dank gaat uit naar Maarten van der Elst, Christa Tigchelaar, Marion Poot,  Joleen Blok en Luc Huijskes van Reinier de Graaf, Leendert Jan Zonneveld van Logisense, John van den Dobbelsteen en Jenny Dankelman van de TU Delft.

Toon alle referenties

Auteur

Lees meer over