Inleiding
Het symposium werd georganiseerd door de klinisch fysici radiologie van het LUMC. Voor de inhoud werd gezorgd door een aantal sprekers die verschillende facetten van het Programma van Eisen (PvE) belichtten en een paneldiscussie met alle betrokkenen tot slot. Er was veel ruimte voor vragen en interactie door de aanwezige stemkastjes, die ook meteen tot een aantal interessante inzichten leidden.
Zo bleek een groot deel van de aanwezigen (waarvan ruim 80% klinisch fysici, al dan niet in opleiding) zichzelf te bestempelen als weinig ervaren met PvE’s, er viel dus nog genoeg te leren. Ruim de helft zegt mede verantwoordelijk te zijn voor het PvE bij aanschaftrajecten, vooral als lid van de werkgroep en nauw betrokken bij het opstellen van de inhoudelijke criteria van een PvE.
Ontwerpeisen
Dagvoorzitter Richard Goossens opende, als hoogleraar physical ergonomics bij Industrieel Ontwerpen aan de TU Delft, met een parallel naar de ontwerpwereld; de eisen die gesteld kunnen worden bij het ontwerpen van producten en welke methoden daarbij gehanteerd kunnen worden om systematisch alle belangrijke items mee te nemen lijken nogal op de eisen die door gebruikers van apparatuur worden gesteld. Volgens hem moet een PvE altijd aan een aantal criteria voldoen:
- Validiteit: dekt het criterium de doelstelling en is het valide?
- Volledigheid: zijn alle relevante aspecten van de doelstelling in acht genomen?
- Meetbaarheid: zijn de criteria zo meegenomen dat ze meetbaar zijn (meestal: SMART-geformuleerd)?
- Geen redudantie: geen overlap tussen de gestelde eisen/wensen?
- Realistisch: is evaluatie mogelijk met betrekking tot tijd en kosten?
Europese aanbestedingen
LUMC-inkoper Mark Rodijk beschreef vervolgens het inkoopproces voor Europese aanbestedingen en de verschillen wanneer dit niet nodig is (voor niet-academische ziekenhuizen). Hij maakte tevens onderscheid tussen het functioneel specificeren van eisen en wensen tegenover het technisch specificeren.
Bij een functionele specificatie wordt gevraagd naar de functionele mogelijkheden van het beoogde apparaat of systeem: het verwachte resultaat, te leveren prestaties of het doel van een dienst of product. Het is eenvoudig op te stellen door de aanvrager en geeft leveranciers de vrijheid om hun kennis en ervaring te verwerken in de beantwoording en biedt dus ruimte voor out-of-the-box antwoorden. Het vergelijken en beoordelen van functionele beschrijvingen kan echter complex zijn en er is een objectief toetsingskader nodig voor een eerlijke onderlinge vergelijking.
Bij een technische specificatie wordt een precieze omschrijving gegeven van het gewenst product. Hierbij kost het opstellen veel tijd omdat alle relevante aspecten bedacht moeten worden (er mag niets vergeten worden), maar is het beoordelen juist relatief eenvoudig. Ook geeft het de leverancier minder mogelijkheden om op een alternatieve wijze aan eisen te voldoen dan de gevraagde wijze.
Nut en partnerships
Klinisch fysicus Hugo Spruijt legde aan de hand van twee compleet verschillend doorlopen aanschaftrajecten uit wat het nut van een PvE kan zijn, maar dat er ook een prima keuze gemaakt kan worden zonder PvE, als op een andere wijze invulling wordt gegeven aan het selecteren van een leverancier, bijvoorbeeld door uitgebreide side-by side proefplaatsingen. Zo konden gebruikers potentiele apparatuur naast elkaar in actie zien en direct voors en tegens afwegen.
Na de lunch vertelde klinisch fysicus Joleen Blok uit hoe ze in Delft een verkenning uitvoerden naar de mogelijkheden, voor- en nadelen van een technology partnership met een leverancier. Ze concludeerde dat een PvE op meerdere manieren gebruikt kan worden; voor selectie van een product of dienst maar ook als juridisch document voor het maken van afspraken met een leverancier. Deze functies zijn echter niet altijd met elkaar verenigbaar, waardoor dus voorafgaand aan het opstellen van een PvE goed bedacht moet worden welk doel wordt nagestreefd. Onder de aanwezigen bleek het kiezen voor specificaties belangrijker dan kiezen voor leverancier (72%). Indien er een technology partner in het spel is, verandert dit naar het omgekeerde. Blijkbaar zijn vooroordelen, gevoel en vertrouwen belangrijke factoren. Een PvE blijkt vooral een methode voor exclusie in plaats van voor keuze.
Perspectief van de firma's
Een Programma van Eisen wordt beantwoord door potentiele leveranciers, dus een opinie vanuit leveranciers over het PvE kon niet achterblijven op deze dag.
Arie Munne van Toshiba en Marcel Lantinga van Oldelft gaven een duopresentatie waarin ze het aanschafproces vergeleken met de piramide van Maslow; volgens hen wordt veel apparatuur gekocht gedreven door Maslow’s basisbehoeften en worden daardoor functies gevraagd die niet gebruikt worden.
Ook werd door de sprekers gevraagd om begrip voor de soms lastige situaties voor leveranciers, zoals de tijd en moeite die het kost om de, soms enorme, PvE’s geheel te beantwoorden met een deadline van een week of de onrealistische vraag dat er, ondanks het niet voldoen aan Knock-Out criteria, toch een offerte gevraagd wordt om de prijs bij de concurrent te kunnen drukken.
Paneldiscussie
Het laatste onderdeel van de dag was een paneldiscussie, waarin een aantal stellingen door het panel en de zaal konden worden becommentarieerd.
Van de aanwezigen vond 86% dat een PvE geen onzin is, maar vond ook 80% dat veel detailvragen een PvE niet per definitie beter maakt; 93% heeft voorkeur voor een functioneel PvE.
70% ziet wel wat in een standaard PvE (voor een bepaald apparaat of zelfs voor een groep apparaten). Vooralsnog is dat niet iets voor ziekenhuizen en leveranciers om samen in op te trekken (75%), maar er wordt wel een verandering verwacht en liggen kans op gebied van kennisbundeling.
77% van de aanwezigen is voorstander van een PvE bestaand uit normsysteem, gecombineerd met functioneel en gespecificeerd PvE. Een normsysteem is een standaard beschrijving van functionaliteit en eisen voor een bepaald apparaat of groep apparaten. Het lijkt veel mensen een goed idee om te starten met een normsysteem door NVKF (47%) of juist NVKF samen met andere betrokkenen (46%). Ter plekke werd aangegeven dat dit signaal binnenkort besproken gaat worden in de commissie Kwaliteit van de NVKF. Zodoende was het, behalve een erg nuttig en leerzaam symposium, ook een dag waarop hopelijk de weg is ingeslagen naar meer kennisdeling op het gebied van Programma’s van Eisen.
Toon alle referenties
