Inleiding
Peter Meijer is anesthesioloog en adjunct medisch directeur in het Academisch Medisch Centrum in Amsterdam. Binnen het AMC is hij medeverantwoordelijk voor het vertalen van het convenant ‘Veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis’ naar een ziekenhuisbreed beleid. “Wij zijn vorig jaar begonnen met een inventarisatie. Met een vaste groep, waaronder de afdelingen Inkoop, Steriele Medische Hulpmiddelen en Instrumenteel Bedrijf, zijn we gaan kijken welke beleidsstukken er al waren en hoeverre het AMC op papier al voldeed aan het convenant”, vertelt Meijer.
Niet wereldschokkend
“Die werkgroep kwam tot de conclusie dat het meeste er al was, maar vaak nog wel versnipperd, in verschillende stukken en op verschillende afdelingen.” Sinds 2012 voldoet het AMC aan de internationale en zware JCI-standaarden, die zich met name richten op zorgkwaliteit en patiëntveiligheid, maar ook op de kwaliteit van de faciliteiten en het bestuur. “Die accreditatie heeft er voor gezorgd dat wij de gangbare praktijk al in beleid hadden beschreven. Maar ik denk dat de meeste ziekenhuizen wel al zullen voldoen aan de eisen gesteld in het convenant. De inhoud van het convenant is natuurlijk ook niet wereldschokkend.”
In de werkgroep die de eerste inventarisatie deed zaten geen gebruikers, en nu de fase van implementatie is aangebroken is dat anders. “Het is de klassieke valkuil: je maakt als overheid of bestuur beleid, maar betrekt de gebruikers er niet bij. Die willen gewoon hun werk doen, en vinden al die regeltjes meestal maar lastig. Je hebt de gebruikers dus nodig om beleid succesvol te kunnen implementeren. We zullen de werkgroep daarom uitbreiden met medische specialisten van verschillende disciplines en afdelingen, zoals de OK, radiologie en kleinere specialismen waar verrichtingen op de eigen polikliniek worden gedaan. Ook de HR-afdeling zal worden vertegenwoordigd binnen de werkgroep”. De implementatie staat nu nog in de kinderschoenen, de eerste bijeenkomst vindt plaats in maart. Desondanks is het doel van de werkgroep om voor de zomer de implementatie op de afdelingen te starten.
Speeltje
Volgens Meijer is het belangrijkste doel van het convenant dat apparaten niet zonder controle het ziekenhuis in komen, en daar is volgens hem nog veel winst te behalen. “Tien jaar geleden kreeg je als arts op congressen allerlei speeltjes aangeboden. Werd er een nieuwe scoop aangeprezen, dan nam je hem mee naar huis en stopte je hem gewoon in een patiënt om te testen. Inmiddels weet iedereen natuurlijk dat dat niet meer kan. Maar als een arts iets graag wil regelt hij het, zeker als de afspraken tussen Inkoop en Instrumenteel Bedrijf niet duidelijk zijn. Het grote voordeel van het convenant is dat het veel inzichtelijker wordt wie waarvoor verantwoordelijk is. In een klein ziekenhuis zullen de lijntjes wellicht korter zijn. De afstemming tussen de
verschillende afdelingen die niet gewend zijn om nauw samen te werken is een uitdaging voor een groot ziekenhuis zoals het AMC.”
Meijer voorziet dat implementeren van het convenant dan ook samengaat met het herverdelen van de verantwoordelijkheden van met name afdelingen Inkoop en Instrumenteel Bedrijf. “Een afdeling moet doen waar zij goed in is. Inkoop wordt verantwoordelijk voor de onderhandelingen met bedrijven en het opstellen van de diverse contracten, maar moet zich niet bezig houden met technische aspecten. Het Instrumenteel Bedrijf hoeft geen zorg te dragen voor het maken van afspraken met betrekking tot scholing, maar moet beoordelen of het apparaat past binnen de infrastructuur van het ziekenhuis. Het weghalen van verantwoordelijkheden bij iemand is lastig en kan een bedreiging lijken, maar dat is sentiment, er komen ook dingen voor terug. Het wordt een meer taakgerichte indeling. Ik heb er vertrouwen in dat de leidinggevenden dat goed zullen doen.”
Klantgericht werken
“Ik verwacht wel enige weerstand bij de gebruikers, omdat we een nieuwe administratieve procedure introduceren. Als je iets wil aanschaffen, moet je daar langer de tijd voor nemen, en daar moet de gebruiker aan wennen. Maar ik ben ervan overtuigd dat als het duidelijk is wat het belang is van de procedure en de voortgang duidelijk is, de gebruiker begrip zal hebben. Het is eigenlijk net als bij de trein. Als je vijf minuten moet wachten vind je dat vervelend, maar als je precies weet hoe lang het nog duurt en waarom de trein vertraging heeft, is het al minder erg. Voor de zomer wil ik een loket waar gebruikers terecht kunnen voor de aanvraag van apparaten en producten. Daarbij moet een flowdiagram te zien zijn met belegde verantwoordelijkheden en een tijdpad hoe snel iets gerealiseerd kan zijn.”
Knip zetten
Ook op het gebied van scholing en certificering schrijft het convenant regels voor. “Dat is nog wel een interessant discussiepunt. Natuurlijk worden medewerkers nu opgeleid om bepaalde apparatuur en technologie toe te kunnen passen. Maar er is geen centrale registratie van de certificering van de medewerkers. En als dat er wel komt, kun je niet verwachten dat elke medewerker van elk apparaat, waar hij of zij wellicht al jaren mee werkt, nog scholing gaat volgen. Bovendien zijn vaardigheden vaak lastig te toetsen.”
Meijer gelooft daarom dat er ergens een knip gezet moet worden, en alle medewerkers met terugwerkende kracht als bevoegd en bekwaam moeten worden beschouwd. “De voorwaarde is dan natuurlijk wel dat het met alle apparatuur die nieuw wordt aangeschaft wel op orde is. Dan is het slechts een kwestie van tijd voordat alles ververst is. Maar mag je dat veronderstellen? En wie is dan verantwoordelijk? Dat is binnen een academisch ziekenhuis misschien makkelijker te regelen dan binnen maatschappen waar geen hoofdverantwoordelijke is.” Om zorg te dragen voor de registratie van de scholing en certificering is ook de HR-afdeling betrokken bij de werkgroep.“ Het proces van aanschaf van apparatuur en hulpmiddelen moet voor de zomer klaar zijn. De scholing en certificering lopen mee in dit proces, maar zal waarschijnlijk nog niet voor de zomer klaar zijn.
Vertrouwen
“Ik heb vertrouwen in de implementatie van het convenant. De stakeholders, met name Instrumenteel Bedrijf en Inkoop, begrijpen het belang. Zij zijn voor herinrichting en standaardisatie. De gebruikers zullen volgen, mits het voor hen gemakkelijk en duidelijk is. Maar we zullen natuurlijk moeten zien hoe het uitpakt.”
Toon alle referenties
