Inbedding van medische technologie in veiligheidsrondes en audits

Inleiding

In het convenant [2] staat dat het ziekenhuis ervoor moet zorgen dat ook kwaliteitsborging  van medische technologie ingebed is in het veiligheidsmanagementsysteem van de instelling.

In de Nederlandse Technische Afspraak (NTA 8009: 2007) [3] staan de basiseisen beschreven voor een veiligheidsmanagementsysteem (VMS) voor instellingen die ziekenhuiszorg verlenen. Hierin staan verantwoordelijkheden beschreven van RvB, management en de professional. Een belangrijk onderdeel van kwaliteitsborging is de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. Een manier om de borging van het systeem te realiseren is om veiligheidsrondes  te gebruiken om de “check” van de PDCA-cyclus uit te voeren. De praktijkgids (VMS praktijkgids 2009) [4] beschrijft het doel van Veiligheidsrondes en de manier deze uitgevoerd kunnen worden.

Het NIAZ beschrijft dat interne audits en veiligheidsrondes gebruikt moeten worden om incidenten, complicaties, veiligheid van patiënten en medewerkers en klantenervaringen te verbeteren.

In dit artikel gaan we in op veiligheidsrondes en hoe controles op het proces rond gebruik van medische technologie daarin ingebed zouden kunnen worden om zo de veiligheid van het gebruik van medische technologie te vergroten.

Wat is een veiligheidsronde

Veiligheidsronde betekent letterlijk het lopen van een ronde op de afdeling waarbij specifiek wordt gelet op patiëntveiligheid. De veiligheidsronde is bedoeld om binnen een ziekenhuis een veiligheidscultuur te creëren of te ondersteunen. De veiligheidsronde moet het leren van incidenten stimuleren, zodat effectieve maatregelen kunnen worden genomen om een dergelijk incident in de toekomst te voorkomen.

Veiligheidsrondes bieden de mogelijkheid om van elkaar te leren. Er worden op afdelingen “best practices” aangetroffen, die daarna weer in het ziekenhuis besproken kunnen worden en mogelijk op andere afdelingen ook ingevoerd kunnen worden.

Veiligheidsrondes kunnen door RvB, managers bedrijfsvoering, afdelingsmanagers, gebruikers en specialisten gelopen worden. Door het lopen van veiligheidsrondes kan de Raad van Bestuur en het management betrokkenheid tonen met het gevoerde veiligheidsbeleid, kunnen veiligheidsgerelateerde problemen geïdentificeerd worden en worden medewerkers ondersteund bij het verbeteren van de patiëntveiligheid en kan een mogelijk aanwezige communicatiedrempel (tussen disciplines en hiërarchische lagen) verlaagd worden.

Op iedere afdeling kan ook een “thematische veiligheidsronde” of “expert-ronde” gehouden worden, d.w.z. dat op die betreffende afdeling een veiligheidsronde wordt verricht waar speciaal op één onderwerp wordt gelet. Zo’n “thema-ronde” kan worden aangevuld met een nadere toelichting over het onderwerp door een expert van een andere afdeling of zelfs een externe adviseur. Thema’s kunnen zijn: hygiëne, Arbo, medicatieveiligheid, medische technologie, zo kan een afdeling aanvullende informatie krijgen op specifiek die thema’s.

Medisch Technologie opnemen in een veiligheidsronde

De VMS praktijkgids geeft in een bijlage enkele punten aan die betrekking hebben op patiëntveiligheid en die mee genomen kunnen worden in een veiligheidsronde. Hieronder wordt o.a. medische apparatuur genoemd.

Door vragen/actiepunten rond medische technologie op te nemen in de ziekenhuisbrede veiligheidsronde ontstaat bij de afdelingen bewustwording van veiligheidsaspecten rond medische apparatuur:

• Controle op de onderhoudssticker maakt de gebruiker bewust van de eigen verantwoordelijkheid voor het controleren of medische apparatuur wel onderhouden is.
• Controle op de aanwezigheid van gebruikershandleidingen maakt de gebruiker bewust van het feit dat deze door de gebruiker beheerd moeten worden.

Daarnaast kan een expert in medische technologie, bijvoorbeeld een klinisch fysicus of een ervaren medisch technoloog (of anderen met voldoende overzicht en kennis van richtlijnen / wetgeving rond medische apparatuur), een expert-ronde houden. Deze “thematische veiligheidsronde” kan dan ook in de vorm van een mini-audit uitgevoerd worden, omdat niet alleen visuele controle van apparatuur plaats hoeft te vinden maar mogelijk juist in een kort gesprek met gebruikers op de afdeling bepaald kan worden hoe in de praktijk met medische apparatuur omgegaan wordt.  Een voorbeeld van een dergelijke vragenlijst zoals gebruikt voor “thematische veiligheidsrondes” in het MMC, FZR en LZB staat in Bijlage 1. De “thematische veiligheidsrondes” in het MMC mogen maximaal een half uur duren, waardoor de vragenlijst kort is en is gericht op de thema’s die dat jaar in het MMC rond veiligheid medische apparatuur benoemd zijn. In het FZR en LZB worden de “thematische veiligheidsrondes” afdelingsspecifiek uitgevoerd, waarbij op afdelingen met een laser vragen worden toegevoegd die specifiek met het laserbeleid te maken hebben.

Door de thematische veiligheidsronde krijgt de expert inzicht in patiëntveiligheid m.b.t. medische apparatuur en kunnen verbeterpunten besproken worden die het veiliger gebruiken van medische apparatuur stimuleren.

Met veiligheidsrondes waarin medische technologie opgenomen is kan het volgende worden bereikt:

• Betrokkenheid van alle lagen in de organisatie bij veiligheid van medische apparatuur
• Bewustwording van medische apparatuur en de veiligheid
• Leren van de maatregelen en acties van andere afdelingen meenemen naar je eigen afdeling
• Bijdrage aan creëren veiligheidscultuur

Het opzetten van veiligheidsrondes

Het opzetten van een algemeen systeem en planning voor veiligheidsrondes, alsook de verslaglegging ervan, is typisch een onderdeel dat bij afdelingen Kwaliteit thuishoort. In veel ziekenhuizen is een dergelijk systeem al geïmplementeerd. De details van het opzetten van een systeem voor veiligheidsrondes laten we daarom buiten de scope van dit verhaal. In grote lijn zijn vaak de stappen:

• Veiligheidsrondes en interne audits opzetten in het ziekenhuis
• Zorgmanagers, afdelingsmanagers, experts en specialisten onderdeel maken van de Veiligheidsrondes/audit
• In veiligheidsronde de VMS richtlijn aanhouden en daarbij medische technologie meenemen

Onderwerpen die in de gesprekken aan bod kunnen komen
In een veiligheidsronde op elke afdeling is het nuttig om in elk geval onderstaande aspecten aan bod te laten komen:

• Onderhoud van apparatuur  (Wie doet onderhoud en hoe is dit zichtbaar voor de gebruiker)
• Gebruik van apparatuur (Wie is er verantwoordelijk voor veilig gebruik van medische apparatuur, opstellen van gebruikersprotocollen e.d.)
• Bevoegd en bekwaamheid (scholing) m.b.t. medische apparatuur
• Is men bekend met eventueel uitgevoerde risicoanalyses rond medische apparatuur

Wat leert een afdeling uit veiligheidsrondes?

De onderdelen van een veiligheidsronde m.b.t medische apparatuur zijn nuttig voor een afdeling om een beeld te krijgen van de regels, die gelden rond medische apparatuur en hoe goed en veilig de afdeling hieraan voldoet.

Vaak wordt in de praktijk geconstateerd dat een extra controle op de onderhoudssticker een belangrijke check is, want heel af en toe blijkt deze niet goed geplakt te zijn, of is het door schoonmaak activiteiten op de afdeling eraf gepoetst. Dit kan dan meteen besproken worden. Daarnaast leert de afdeling welke afspraken bijvoorbeeld in het kwaliteitssysteem van medische technologie opgenomen zijn, welke procedures gelden en kan in een gesprek toegelicht worden hoe die afspraken nagekomen worden, maar ook kunnen knelpunten of onduidelijkheden belicht worden.

De ervaring van MMC en FZR is dat de meeste gebruikers (vaak unithoofden die betrokken zijn bij de veiligheidsrondes) een jaarlijks gesprek met klinische fysici en medische technologie n.a.v. een veiligheidsronde op prijs stellen.

Niet alleen voor de afdelingen zelf, maar ook voor de afdelingen Klinische Fysica en Medische Technologie is het uitvoeren van veiligheidsrondes nuttig. Het geeft een beeld van hoe op afdelingen gewerkt wordt met de medische apparatuur en ook hoe beleid rond medische apparatuur op de afdelingen opgevangen en geïmplementeerd is. In de praktijk komt de Klinische fysica er vaak achter dat sommige beleidsstukken en richtlijnen niet altijd bij de gebruikers bekend zijn of dat er onduidelijkheid is over het beleid.

Een voorbeeld van bevindingen door een veiligheidsronde uit het MMC, is dat het bij de gebruikers niet duidelijk was hoe ze van instrumenten waarvan de onderhoudssticker door grondig poetsen of door andere omstandigheden niet aanwezig is, toch de onderhoudsstatus te weten konden komen. Daar is meteen een actiepunt van gemaakt in het MMC zodat het beleid verbeterd kon worden.

Conclusies

Het toevoegen van een onderdeel medische technologie aan het ziekenhuisbrede systeem van veiligheidsrondes en audits in ziekenhuizen is een effectieve tool om te toetsen (“check”) of beleid en protocollen rond medische apparatuur bekend zijn en nageleefd worden.

Daarnaast biedt het een moment om met de gebruikers te praten over veiligheid medische apparatuur en de gebruikers bewust te maken van verantwoordelijkheden, mogelijke risico’s en mogelijke verbeteracties te benoemen.  Specifieke thema-rondes kunnen hierop een goede aanvulling zijn.